# La rentrée scolaire La rentrée scolaire est un moment clé dans la gestion du logiciel iA.AES. Elle implique une série d'actions à réaliser pour mettre à jour les données, configurer les activités et préparer la facturation pour la nouvelle année. Parcourez chaque section ci-dessous et cochez les tâches au fur et à mesure de leur réalisation. ## Conseil de gestion Pour que la fin de l'année scolaire se passe sans encombre, nous vous invitons à réaliser les actions suivantes **dans l'ordre** : 1. Réalisez la **dernière facture de l'année scolaire** afin de conserver les prix liés à la position de l'enfant (maternelle ou primaire). 2. Effectuez la **montée des élèves** pour que les enfants passant en primaire bénéficient automatiquement des prix repas correspondants. 3. **Adaptez vos prix et vos activités** pour la nouvelle année scolaire. 4. **Introduisez les nouveaux élèves** manuellement ou ouvrez le portail parent pour permettre les inscriptions des enfants. 5. **Ouvrez le portail parent** aux inscriptions repas. En respectant cet ordre, vous limitez les risques d'erreurs d'encodage. ## La montée des élèves La montée des élèves permet de faire avancer automatiquement les classes des enfants d'une année scolaire à l'autre. - Effectuer la montée des élèves, soit globalement, soit par implantation : Menu Paramètres > [Configuration](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/mise-a-niveau-enfants.html) - Pour les élèves de 1ère maternelle à 5ème primaire : modifier manuellement la classe dans leur fiche signalétique. - Pour les élèves de 6ème primaire : ils sont automatiquement archivés. - Si un élève de 6ème primaire redouble, le [désarchiver](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/enfants.html#desarchiver-un-enfant) via sa fiche signalétique. ## Gestion des élèves - Intégrer les nouveaux élèves par [saisie manuelle](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/enfants.html#creation-dun-enfant) ou par [importation](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/import.html#limport-des-fiches-signaletiques) - Notifier les responsabilités des parents pour les nouveaux enfants dans l'onglet [Enfants](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/parents.html#onglet-enfants) - Vérifier les [doublons enfants](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/signaletique-doublon.html#les-doublons-et-fusions) - [Archiver](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/enfants.html#suppression-archivage-dun-enfant) les données des élèves ayant quitté l'établissement - Vérifier les numéros nationaux via le filtre [Numéros nationaux invalides et manquants](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/rn.html#validite-du-registre-national) ## Gestion des parents - [Archiver](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/parents.html#suppression-archivage-dun-parent) les données des parents n'ayant plus d'enfants ni de factures échues (attention aux attestations fiscales). - Pour AES Mobile, création des QR code de l'enfant et des [parents](https://docs.imio.be/iaaes/aes-mobile/FAQ.html#lun-de-mes-enfants-nest-pas-present-dans-le-smartphone), cela se fait automatiquement depuis 2024. - Vérifier les numéros nationaux via le filtre [Numéros nationaux invalides et manquants](https://docs.imio.be/iaaes/signaletique/rn.html#validite-du-registre-national) ## Gestion des activités - Vérifier si de nouvelles activités doivent être [créées](https://docs.imio.be/iaaes/activite/activites.html#creer-une-activite). - Identifier les activités existantes nécessitant une mise à jour ou une [modification](https://docs.imio.be/iaaes/activite/activites.html#modification-dune-activite). - Vérifier les dates de validité [*Du... AU...* de vos activités](https://docs.imio.be/iaaes/activite/activites.html#modification-dune-activite) : ateliers, sorties, garderie, repas, etc. ## Paramétrage des prix - Identifier les éventuelles [modifications de prix](https://docs.imio.be/iaaes/activite/liste-prix.html#modification-du-prix) ou de réductions (activités, dégressivités, ...). - Vérifier les dates de [validité des prix](https://docs.imio.be/iaaes/activite/liste-prix.html#cas-particuliers) --- ## Gestion des utilisateurs (collègues) - Former les nouveaux collaborateurs à l'utilisation du logiciel iA.AES. - En cas d'arrivée de nouveaux collègues : - Créer ou réactiver les [comptes utilisateurs du personnel](https://docs.imio.be/iaaes/aes-connexion.html#connexion-et-gestion-des-utilisateurs). - Attribuer les droits d'accès en fonction des rôles dans l'onglet « Données iA.AES ». - Les inscrire aux formations iA.AES. - En cas de départ ou de changement de fonction : - Adapter les accès à iA.AES. Ne pas supprimer, pour garder une trace des actions réalisées. --- ## Implantations et lieux d'accueil - En cas **de nouvelle [implantation](https://docs.imio.be/iaaes/donneesgenerales.html#implantations-scolaires)** ou **[lieu d'accueil](https://docs.imio.be/iaaes/donneesgenerales.html#lieux-daccueil)** : - Créer les instances correspondantes. - [Créer](https://docs.imio.be/iaaes/aes-mobile/configuration-logiciel.html#configurer-le-logiciel-ia-aes) ou modifier les smartphones associés et définir leur code PIN. - Ajouter ses [Lieux d'accueil](https://docs.imio.be/iaaes/activite/activites.html#onglet-lieux-daccueil) dans les activités. - En cas **de suppression** d'une implantation scolaire ou d'un lieu d'accueil : Archiver ce lieu pour garder la cohérence des factures précédentes. - En cas de **nouvelle direction**, merci de prévenir un collaborateur imio. ## Facturation - Vérifier le [modèle de facture](https://docs.imio.be/iaaes/facturation/configuration-facturation.html#configuration-du-modele-de-facture) : logo, coordonnées de l'établissement, mentions légales. - S'assurer que les coordonnées de facturation sont correctes et à jour. - S'assurer que le règlement de [redevance des factures](https://docs.imio.be/iaaes/facturation/configuration-facturation.html#reglement) est en ordre. - S'assurer que le [règlement de redevance des **rappels**](https://docs.imio.be/iaaes/activite/categories-activites.html#onglet-rappel) est en ordre. Menu Activité > sous-menu Catégorie d'activité > onglet rappel - Rembourser les soldes trop-reçus : ## AES Mobile - Vérifier que les applications système du téléphone sont bien à jour (navigateur Google Chrome, système constructeur Samsung, Huawei, etc.) — et non l'application AES Mobile elle-même. - Synchroniser AES Mobile pour recevoir les dernières inscriptions. - Vérification des QR code des [parents](https://docs.imio.be/iaaes/aes-mobile/FAQ.html#lun-de-mes-enfants-nest-pas-present-dans-le-smartphone)