Piscine / Stages / Journée pédagogique

Introduction

Avant toute chose, il est important de récolter les données tous les mois. La facturation est mensuelle et lorsqu’elle est effectuée il est impossible d’y ajouter des présences.

En effet, encoder les données au minimum tous les mois pour les différentes activités ne bloquera pas la facturation mensuelle.

Il y a différentes manières de gérer ces activités. Les voici :

Inscriptions avec les dates

L’inscription avec les dates exactes de l’activité s’effectue par l’onglet “Inscription des enfants”.

Les fiches d’inscription sont encodées à la semaine et permettent une traçabilité optimale des dates de fréquentation.

L’encodage avec les dates est requis pour l’utilisation de la facture en version calendrier.

Il est possible de se baser sur un modèle et donc de dupliquer les fiches d’inscription afin de diminuer l’encodage manuel.

Le remplissage des différents champs de la fiche d’inscription des enfants

  • Implantation scolaire : Nom de votre école

  • Lieu d’école : Nom de votre école ou autre chose si cela en a été décidé avec l’équipe Imio

  • Activité

  • Classe (facultatif)

  • Niveau (facultatif)

  • Semaine : pour vous aider à indiquer le numéro de semaine, il y a un calendrier à côté de la case “date du” ou “jusqu’au”. Il suffit d’indiquer le numéro de semaine et les dates “date du” et “jusqu’au” seront calculées automatiquement !

Note importante : “Date du” est un LUNDI et “jusqu’au” est un DIMANCHE. Cela fait une semaine complète.

Si vous voulez mettre tous les enfants de l’école que vous avez choisie (et si les champs “classe” et “niveau” sont remplis, la classe de l’école) : appuyer sur le bouton “Mettre à jour la liste des enfants”. Si pas, vous pouvez ajouter manuellement les enfants que vous désirez (“Ajouter un élément”).

APRÈS avoir encodé les enfants, vous pouvez cocher la même case pour tous les enfants en un seul clique. Pour cela, il faut mettre un ou plusieurs jour(s) dans le champs “Jours”. Vous pouvez aussi le faire manuellement.

_images/inscription_avec_date.png

Vous avez la possibilité de “Dupliquer” la fiche. Il faut se rendre dans “Autres Options” - “Dupliquer”. Cette méthode diminue l’encodage manuel.

Note importante : Il faut valider jusqu’au bout la fiche !! La validation de la fiche génère des présences pour chaque enfant et pour chaque jour….

Cela prend énormément de temps à la fin du mois si rien n’est validé.

Rapport des inscriptions

Grâce à cette liste d’inscrits, un rapport est disponible à partir du bouton “Imprimer” :

  • Inscriptions : La liste des inscrits. Il y a une liste pour les maternelles et une pour les primaires.

Inscriptions sans les dates

L’inscription sans les dates exactes de l’activité s’effectue par l’onglet “Inscription des enfants”. Dans ce cas, c’est le nombre de fréquentation par mois qui va être important.

Exemple : si l’enfant a été 4 fois à une activité sur le mois, nous allons compléter pour la première semaine : Lundi, Mardi, Mercredi et Jeudi.

Dans cette méthode, il n’est pas possible d’utiliser la version calendrier pour la facture étant donné que les dates de l’activité ne sont pas connues.

Le remplissage des différents champs de la fiche d’inscription des enfants

  • Implantation scolaire : Nom de votre école

  • Lieu d’école : Nom de votre école ou autre chose si cela en a été décidé avec l’équipe Imio

  • Activité

  • Classe (facultatif)

  • Niveau (facultatif)

  • Semaine : pour vous aider à indiquer le numéro de semaine, il y a un calendrier à côté de la case “date du” ou “jusqu’au”. Il suffit d’indiquer le numéro de semaine et les dates “date du” et “jusqu’au” seront calculées automatiquement !

Note importante : “Date du” est un LUNDI et “jusqu’au” est un DIMANCHE. Cela fait une semaine complète.

Si vous voulez mettre tous les enfants de l’école que vous avez choisie (et si les champs “classe” et “niveau” sont remplis, la classe de l’école) : appuyer sur le bouton “Mettre à jour la liste des enfants”. Si pas, vous pouvez ajouter manuellement les enfants que vous désirez (“Ajouter un élément”).

APRÈS avoir encodé les enfants, vous pouvez cocher la même case pour tous les enfants en un seul clique. Pour cela, il faut mettre un ou plusieurs jour(s) dans le champs “Jours”. Vous pouvez aussi le faire manuellement.

_images/inscription_sans_date.png

Vous avez la possibilité de “Dupliquer” la fiche. Il faut se rendre dans “Autres Options” - “Dupliquer”. Cette méthode diminue l’encodage manuel.

Note importante : Il faut valider jusqu’au bout la fiche !! La validation de la fiche génère des présences pour chaque enfant et pour chaque jour….

Cela prend énormément de temps à la fin du mois si rien n’est validé.

Rapport des inscriptions

Grâce à cette liste d’inscrits, un rapport est disponible à partir du bouton “Imprimer” :

  • Inscriptions : La liste des inscrits. Il y a une liste pour les maternelles et une pour les primaires.

Les scans

Pour la méthode du scan, Il y a deux possibilités :

  • Ajout d’un nouveau smartphone pour l’activité lié à un lieu d’accueil “Activité”.

    • Avantages :

      • Pas de tranche horaire à définir et donc beaucoup de souplesse (On scanne quand on veut)

      • Logistique : Le smartphone est beaucoup plus disponible que le smartphone d’accueil

      • Pas d’inscription au préalable

      • Possibilité de tracer les jours de participation des enfants

      • Pas d’encodage manuel

    • Inconvénients :

      • Coût d’un smartphone supplémentaire par école

  • Pas d’ajout d’un nouveau smartphone pour l’activité et définir une tranche d’heure pour le scan (ex : tous les jours de 9h00 à 9h30 et de 13h30 à 14h00)

    • Avantages :

      • Pas d’inscription au préalable

      • Possibilité de tracer les jours des enfants

      • Pas d’encodage manuel

      • Pas le besoin de nouveaux smartphones pour les écoles

    • Inconvénients :

      • Il faut prendre le smartphone du lieu d’accueil

      • Il y a une tranche horaire pour le scan et donc moins de souplesse (horaire fix et donc le même pour toutes les classes)