Rappels¶

Prérequis de configuration¶

Configuration des niveaux¶

Avant de générer les rappels, vous devez effectuer une configuration de votre instance.

Rendez-vous dans l’onglet « Données iA.AES », cliquez ensuite sur « Niveau de rappel ».

Ajouter chaque niveau de rappel : Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3, Mise en demeure…

Pour chaque niveau de rappel, indiquez :

Le texte qui sera affiché AVANT le tableau reprenant les informations du rappel

Cochez « Huissier » si le rappel concerne le huissier

Frais : indiquez un montant qui viendra s’ajouter au montant dû de base.

Configuration des factures de rappel¶

Rendez-vous dans l’onglet « Activités », puis dans « Catégories d’activités ».

Pour chaque catégorie d’activité pour laquelle des rappels doivent être émis, cliquez sur son nom, puis sur son onglet « Rappel ».

Indiquez-y :

L’adresse libre du rappel (adresse de l’administration communale ou de l’école)
Le responsable : le responsable des rappels (directeur financier par ex.)
Fonction : sa fonction officielle
Texte avant signautre : le texte qui sera affiché après le tableau récapitulatif, avant la signature.
Adresse pour le rappel
Signature simple du rappel : vous pouvez ajouter une signature en format .png.

Génération des rappels¶

Pour générer vos rappels, rendez-vous dans l’onglet « Rappel ».

Cliquez sur « Création de rappels ».

Première étape : sélectionnez le niveau à utiliser, préalablement configuré. Indiquez ensuite :

Dossier : nom du dossier, par exemple : « Rappels septembre 2022 »

Date du rappel : date à laquelle le rappel sera émis

Date d’échéance : date à laquelle le rappel sera échu

Frais : le montant indiqué est récupéré de la configuration de votre niveau. Vous pouvez éventuellement le modifier à cet endroit, et uniquement pour ce rappel.

Cliquez sur « Ajouter une ligne » pour ajouter les factures qui doivent figurer dans le dossier de rappel.

Vous pouvez procéder de deux façons :

Sélectionner toutes les factures échues sans vous soucier de la date
Regrouper par mois toutes les factures, pour effectuer les rappels mois par mois.

Avertissement

Attention : Si vous avez plus de 80 factures par mois, celles-ci ne seront pas toutes affichées. Pour ce faire, cliquez sur le « 1-80/X et modifier « 80 » par le « X ».

Cochez ensuite toutes les factures à intégrer dans le dossier de rappel et cliquez sur « Sélectionner ».

Votre dossier sera donc constitué de toutes les factures échues pour lesquelles les rappels doivent être créés.

Cliquez sur « Créer les rappels ».

Vos rappels sont ensuite créés. Vous pouvez les envoyer aux parents suivant le même principe que l’envoi des factures.