Journal des modifications


Mises à jour cumulatives de mai 2020

Changements visibles dans l’interface utilisateur :

  • la recherche « toutes les décisions » est renommée « toutes les séances » et liste désormais toutes les séances existantes, dans tous les états. Ceci permet d’effectuer une recherche sur n’importe quelle séance. Tous les champs de texte riche des séances sont maintenant indexés et « cherchables »

  • la fonctionnalité « Dupliquer » un point a été améliorée :

    • le bouton « Dupliquer et garder un lien a été supprimé »

    • au clic que « Dupliquer », un écran apparaît avec les options suivantes :

      • garder un lien?

      • sélectionner les annexes à garder

      • sélectionner les annexes (après décision) à garder

    • l’action « Dupliquer » peut être affichée dans les tableaux de bord si sélectionnée dans la configuration

  • une icône « Sauvegarder et continuer à éditer » est maintenant disponible lors de l’édition rapide d’un point, auparavant, seule les icônes « sauvegarder et fermer l’éditeur » et « annuler l’édition » étaient disponibles, ceci permet lors de la rédaction d’un long texte de sauvegarder sans avoir à fermer l’éditeur de texte riche et le ré-ouvrir

  • lors de l’utilisation des QR codes dans les délibérations pour automatiser la mise en annexe des délibérations signées et scannées, le QR code affiche un message « Code temporaire » tant que l’élément n’a pas été mis en annexe du point, de la sorte ceci évite d’imprimer une délibération avec un QR code temporaire ce qui pose problème lors de la réintégration de la délibération scannée dans l’application

  • les résultats de recherche dans la zone « Rechercher partout » en haut à droite sont colorisés selon l’état du point

  • lors de la création d’un point depuis un modèle de point, le modèle de point utilisé apparaît dans l’historique

Changements dans la configuration :

  • un groupe en charge peut être défini par catégorie de point

  • possibilité d’activer le filtre « Groupes en copie » dans les tableaux de bord

  • ajout d’un nouveau champ optionnel sur les points : « Notes gestionnaires de séances », champ visible et éditable uniquement par les gestionnaires de séances

  • ajout d’un nouveau champ optionnel sur les points : « Suite de la décision », permettant de séparer le champ « Décision » en 2 parties

  • ajout d’un nouveau champ optionnel sur les séances : « Date de convocation »

  • ajout d’un nouveau champ optionnel sur les séances : « Non participant? », ceci permet de marquer des membres d’assemblée comme « non participant » à un point, ceci aura pour effet de ne pas afficher le membre dans l’assemblée du point lors de la génération du document « Délibération »

  • ajout d’un nouveau champ optionnel sur les annexes : « Publiable » (à utiliser notamment lors du lien avec www.deliberations.be)

  • nouveau types d’avis « Positif commenté » et « Réservé »

  • possibilité d’insérer les points dans une séance en les triant sur « Objet du point », « Créateur du point » et « Premiers mots du champ Décision du point »

  • possibilité de définir dans l’onglet [Interface utilisateur], dan le champ « Configuration de la colonne « Actions » des listes de points » des actions optionnelles à afficher dans la colonne « Actions » des tableaux de bord de points (supprimer, dupliquer, historique)

  • les tableaux de bord affichant des personnes et fonctions occupées affichent davantage d’informations

  • ajout d’une option « Afficher les points disponibles sur une séance aux » dans la configuration, permettant d’afficher les points disponibles aux utilisateurs et/ou aux super observateurs, par défaut seuls les gestionnaires de séances voient les points disponibles sur une séance

  • lors de la création d’un point depuis un modèle de point ou en dupliquant un autre point, le groupe proposant est gardé si l’utilisateur en cours en fait partie

  • de nombreuses optimisations de performances ont été apportées, notamment lors de l’édition des éléments (points et annexes particulièrement)

  • divers correctifs concernant des bugs mineurs (menu CKeditor pas toujours visibles lors de l’ajout d’un avis, cas rare dans lequel le créateur d’un point peut modifier la zone « Assemblée du point », …)


iA.Délib 4.1

Cette version apporte une couche de stabilité et d’optimisation à la version 4.0 (performances, gestion) et un lot de nouveautés liées aux dernières mises en place.

Réintégration automatiques de documents scannés

Un document généré tel qu’une délibération pourra être réintégré automatiquement dans l’application en tant qu’annexe à un point, une séance ou un avis :

  • intégration d’un QR code dans les documents générés permettant de faire le lien entre la version imprimée et la version scannée;

  • possibilité d’intégrer manuellement un QR code dans des annexes PDF, ceci permet de réintégrer automatiquement toute pièce signée comme par exemple un cahier des charges, et pas seulement les pièces générées par l’application;

  • ajout des notions « à signer/signé » sur les annexes;

  • types d’annexes utilisables uniquement par les gestionnaires de séances;

Cette procédure se base sur la même pile logicielle et matérielle que pour iA.Docs, l’utilisation du même scanner/logiciel KofaxExpress est donc possible pour les 2 applications.

Intégration du module de gestion des contacts

Il s’agit du même module que celui utilisé dans iA.Docs, ce module est utilisé pour 2 aspects :

  • gestion des groupes/services, dénommés désormais « Organisations » :

    • il est maintenant possible de hiérarchiser les organisations pour représenter par exemple un département et ses services;

    • une interface différente permet de gérer les organisations actives et de les ordonner, ceci facilite la gestion de l’ordre des organisations quand de nombreuses organisations ont été désactivées;

  • gestion des personnes et fonctions occupées :

    • remplace la notion d“« Utilisateurs spéciaux » et permet de personnifier dans l’application des intervenants tels que :

      • les personnes à l’initiative d’un point;

      • les membres d’assemblées (présents, absents, excusés, remplaçants);

      • les absents/excusés pour un point;

      • les signatures certifiées conformes;

    • permet de produire automatiquement les statistiques de présences des membres d’assemblée reprises dans le rapport de rémunération;

    • permet de générer automatiquement les phrases et termes en fonction de singulier/pluriel et féminin/masculin, par exemple, une liste de 3 échevines générera automatiquement le terme « Échevines »;

    • permet de générer automatiquement des phrases telles que « Mr Untel quitte la séance après la discussion de ce point » ou « Mme Untelle entre en séance avant la discussion de ce point »;

    • permet de lier un contact à un utilisateur Plone, ceci va par exemple permettre de gérer la signature du Directeur financier sur l’avis financier et de reprendre la signature scannée depuis le contact défini dans la configuration;

Ergonomie

De nombreuses optimisations côté performances :

  • affichage asynchrone dans les tableaux de bord et vue des éléments (avis, liste déroulantes, …);

  • cache côté navigateur : permet que le navigateur gère les informations affichées, avant le cache était seulement côté serveur;

Les tableaux de bord apparus dans la version 4.0 continuent à évoluer :

  • actions par lot sur une sélection de point (changer l’état, stocker la délibération en tant qu’annexe (voir point « Réintégration automatiques de documents scannés »), tâches de l’administrateur de l’application);

  • nouveaux filtres « Annexes à signer? » et « Étiquettes » dans les tableaux de bord affichant des points;

  • filtre « Date » dans les tableaux de bord affichant des séances;

  • sur les séances, les points présentés peuvent être ordonnés à l’aide de drag-and-drop;

Affichage des informations :

  • l’entête de l’application est maintenant fixée afin de toujours savoir dans quel type de séance on se trouve (Collège, Conseil, …);

  • possibilité de cacher certaines zones afin de facilement retrouver les informations (cacher « Motivation » sur point, permet de facilement accéder à la partie « Décision », cacher « Points disponibles » sur une séance permet de facilement accéder à la partie « Points présentés », …);

  • possibilité de grouper les onglets affichés dans l’entête de l’application dans le cas où de nombreux types de séances sont définis;

Gestion des points et séances

Différentes fonctionnalités ont été ajoutées sur les points :

  • gestion des étiquettes, similaires aux étiquettes utilisées dans les outils de gestion d’e-mails, ces étiquettes colorées peuvent être associées par les utilisateurs ayant la main sur le point ainsi que des étiquettes personnelles (« j’ai lu » ou « à suivre ») par tout utilisateur ayant accès au point;

  • nouvelles adaptations au workflow : renvoyer un point « présenté » directement en « proposé » ou « en création », décider un point hors séance (délégation), permettre qu’un gestionnaire de séances puisse « dé-clôturer » une séance, …

  • lors de l’utilisation des « avis hérités », il est maintenant possible de casser le lien avec l’avis hérité afin qu’il ne soit plus affiché ou qu’il puisse être demandé à nouveau;

  • possibilité d”ajouter plusieurs annexes en une fois;

  • recalcul de l’ordre des points d’une séance en fonction de la configuration;

Génération de documents

  • possibilité de générer des documents reprenant des sous-documents, ceci permet par exemple de produire un document « Toutes les délibérations » sur une séance avec gestion recto/verso si nécessaire;

Audit des actions effectuées

Ceci existait déjà partiellement dans d’anciennes version mais a été formalisé, il est donc possible de trouver qui a :

  • créé/édité/supprimé un point/séance/avis (attention, sans savoir pour autant quelles ont été les modifications);

  • changé la position d’un point sur la séance, permet d’auditer plus facilement les problèmes d’ordre des points sur la séance;

  • généré un document (délibération, OJ, PV, …);

Divers

  • la possibilité de sélectionner les groupes et utilisateurs à afficher dans les filtres des tableaux de bord (permet de cacher d’anciens groupes/utilisateurs désactivés);

  • une nouvelle version de l’éditeur de texte riche (CKEditor) plus efficace et qui nettoie mieux encore le texte issu d’un copier/coller externe (depuis Word par exemple);

  • la possibilité de renseigner une « checklist » sur un modèle de point guidant l’utilisateur concernant ce que doit contenir ce type de point;

  • optimisation de l’algorithme d’insertion des points (plus de différence si la séance contient beaucoup de points);

  • la possibilité de définir autant de « super observateurs » qu’on le souhaite en plus des 2 groupes « super observateurs » et « super observateurs restreints », chaque groupe peut accéder aux points et séances dans les états définis pour ce groupe, de plus une condition fine permet de donner accès ou non à un point en fonction d’une métadonnée (par exemple pas d’accès aux points à huis clos, …);

  • la possibilité de réinitialiser le délai d’un avis pour les personnes ayant la main sur le point;