Écrans de gestion des configurations de séance¶
Résumé des types de séance définis¶
Un clic sur l’icône 
permet de créer un nouveau type de séance
et de le configurer. Une configuration de séance ne pourra être
supprimée que si plus aucun point ni séance n’y sont liés.
En cliquant sur le nom d’un type de séance, l’administrateur accède à différents paramètres supplémentaires défini “par configuration de séance”. Il est donc possible d’avoir des paramètres différents en fonction de la configuration de séance choisie.
La colonne “active” affiche si le type de séance est activé ou non. Pour activer ou désactiver un type de séance, il faut changer son état.
Vue des paramètres d’une séance¶
Après voir sélectionné un type de séance (en cliquant sur son titre), l’écran suivant est affiché :
L’écran principal est subdivisé en sections regroupant les paramètres :
Général : paramètres généraux
Assemblée et signatures : rassemble les paramètres liés à la gestion de l’assemblée et des signatures, ces paramètres sont éditables par les gestionnaires de séances
Données : paramètres concernant les champs optionnels sur les séances et points, les types d’annexes, les catégories de points, les classificateurs, les points récurrents et les utilisateurs spéciaux
Workflows : paramètres concernant les flux (workflows) utilisés sur les points, les séances et les avis
Interface utilisateur : paramètres influant sur l’interface graphique telles que les écrans de recherche (boîte d’informations “points”, “séances”, …)
Courriels : paramètres permettant de sélectionner les cas où un courriel doit être envoyé pour prévenir certains utilisateurs de l’évolution de certains éléments dans l’application
Avis et accès : permet d’activer ou non la gestion des avis et des points en copie, de configurer qui pourra donner un avis et quels sont les niveaux d’accord. La gestion des émetteurs d’avis automatiques se fait via la gestion des groupes Plone
Documents : permet de gérer les documents qui seront utilisés pour les impressions des points et séances
Tous ces écrans sont expliqués dans les pages suivantes.
Section “Général”¶
Description des différents paramètres accessible dans la section “Général”
Cette section reprend les paramètres généraux de l’application :
Nom du répertoire lié à cette configuration : il s’agit du nom apparaissant sur l’onglet lié à cette configuration de séance. Lors de la création d’une configuration de séance, le nom est le même que le titre de la configuration, mais on peut le changer. Cette opération doit être idéalement faite avant la mise en production de l’application.
Valeur par défaut du champ ‘Informations budgétaires’ : ce champ contiendra la valeur par défaut à utiliser pour le champ optionnel “Informations budgétaires” si ce dernier est activé sur les points
Lieux pour la séance : ce champ permet de définir une liste de valeur qui génèrera une liste déroulante sur la séance lorsqu’il s’agira de définir où se déroule la séance. Ce champ n’est à remplir que si le champ optionnel “Lieu” est activé sur la séance
Identifiant de la version de cette configuration : dans le cadre où une configuration de séance évolue fortement, on peut créer plusieurs configuration de séance du même nom et spécifier quelles séances et quels points sont liés à quelle configuration de séance
Nom court pour la configuration de séance : il s’agit d’un identifiant pour la configuration de séance. A nouveau, ce paramètre ne doit pas être changé au cours de l’utilisation d’une “configuration de séance”
Cette configuration est celle par défaut : cette valeur booléenne (vrai/faux) permet de spécifier si la configuration de séance est celle par défaut. Dans le cadre où plusieurs configurations de séance sont définies, on peut par exemple rediriger l’utilisateur connecté vers la configuration de séance par défaut
Numéro de la dernière séance de cette configuration : cette valeur contient le numéro de la dernière séance clôturée de cette configuration de séance. Ce numéro peut être utilisé par exemple dans la référence du point
Les points sont créés uniquement depuis un modèle : si cette option est activée, il n’est plus possible de créer un point depuis un formulaire vierge, un point devra obligatoirement être créé en utilisant un modèle de point
Couleur des icônes des points : défini la couleur par défaut des icones des points affichées à différents endroits de l’application où des points de plusieurs configuration de séances sont affichés ensemble, ceci permet de les différencier, par exemple lors de l’utilisation de la recherche plein texte disponible en haut à droite de l’écran de l’application, ou dans la gestion des points liés.
Réinitialiser le numéro de séance chaque année? : dans le cadre ou le champ “Numéro de la dernière séance de cette configuration” est utilisé (pour être imprimé dans un document par exemple), ce numéro peut être automatiquement remis à zéro chaque année
Section “Assemblée et signatures”¶
Description des différents paramètres accessible dans la section “Assemblée et signatures”
Cette section regroupe les différents paramètres qui sont éditables par les gestionnaires de séances :
Assemblée par défaut : définit l’assemblée présente à la séance par défaut. Cette valeur sera la valeur par défaut de la zone “Assemblée” lors de la création d’une séance si le champ “Assemblée par défaut” a été sélectionné dans les champs optionnels sur une séance
Signatures par défaut : définit les signatures qui devront apparaître sur les documents liés à cette séance.
Signatures certifiées conformes : définit les signatures certifiées conformes courantes qui pourront être utilisées lors de la génération de documents. Les signatures certifiées conformes peuvent être définies à l’avance si on sait quand les signataires seront présents, on peut en effet définir une période au cours de laquelle une signature sera valide.
Pour ces 3 champs : ces valeurs sont utilisées uniquement si l’assemblée et les signatures des séances et points ne sont pas gérés par les “Utilisateurs spéciaux”. Si ces champs ne sont pas utilisés, une remarque apparaît en rouge.
Ces signatures peuvent être surchargées au niveau de chaque organisation.
Section “Données”¶
Cette section reprend les paramètres liés aux données et champs utilisés dans la configuration de séance :
Une partie des paramètres est modifiable via l’icône [ Données
] :
Attributs utilisés pour caractériser un point : présente la liste des champs optionnels que l’on peut activer sur un point :
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Attributs des points pour lesquels l’historique doit être conservé : présente la liste des champs du points qui doivent être historisés (versioning). Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
Etat des points dans lesquels l’historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) du point dans lesquels la fonctionnalité d’historisation sera activée
Attributs utilisés pour caractériser une séance : présente la liste des champs optionnels que l’on peut activer sur une séance :
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Attributs des séances pour lesquels l’historique doit être conservé : présente la liste des champs de la séance qui doivent être historisés (versioning). Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
Etat des séances dans lesquels l’historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) de la séance dans lesquels la fonctionnalité d’historisation sera activée
Utiliser les groupes comme catégorie : il faut un élément pour “catégoriser” un point. Si les catégories ne sont pas utilisées, on peut spécifier que c’est le “groupe proposant” qui catégorise le point
Affecter une valeur au champ ‘à discuter’ quand un point est inséré dans une séance : permet de définir si la valeur du champ “à discuter” est encodée automatiquement lors de l’insertion dans une séance en fonction des 2 paramètres ci-dessous ou si c’est le créateur du point qui définit cette valeur
Valeur par défaut de l’attribut ‘à discuter’ pour les points normaux : si l’attribut optionnel “A discuter?” est activé sur les points, comme il s’agit d’un booléen, on peut spécifier ici s’il sera “A discuter” par défaut à non. En outre, cette valeur concerne les “Points normaux”, c’est-à-dire les points qui ne sont pas ajoutés en retard
Valeur par défaut de l’attribut ‘à discuter’ pour les points en retard : si l’attribut optionnel “A discuter?” est activé sur les points, comme il s’agit d’un booléen, on peut spécifier ici s’il sera “A discuter” par défaut à non. En outre, cette valeur concerne les “Points en retard”, c’est-à-dire les points qui sont ajoutés après la date limite d’ajout des points avant que la séance ait lieu
Montrer le champ ‘à discuter’ pour les points en retard : permet de spécifier si l’option “points à discuter” doit être utilisable sur les points en retard
Format de la référence d’un point : cette zone contient une expression qui permettra de générer une référence pour le point. Par défaut, la référence est de type “Ref. 45” ou 45 est le numéro du point, mais on peut adapter l’expression
Méthode(s) de tri lors de l’ajout d’un point dans une séance : lorsqu’un gestionnaire de séance ajoute un point dans une séance comportant déjà des points, il est possible de spécifier où ira se placer le point par défaut. Il est possible de sélectionner des méthodes de tri successives, par exemple, trier un point inséré par groupe proposant puis par catégorie
Marqueurs : éléments qui pourront être sélectionnés pour caractériser un point. Il s’agit de la notion de “tag”. Cette dernière est plus complète que la catégorie simple mais moins que les marqueurs qui peuvent être hiérarchisés
Trier les marqueurs par ordre alphabétique : si les marqueurs sont utilisés, on peut les trier automatiquement par ordre alphabétique, quel que soit l’ordre défini dans le champs “Marqueurs”. Sinon, il apparaîtront dans l’ordre défini dans ce dernier
Champs de texte riche qui doivent être transformés : chaque champ que vous sélectionnez dans cette liste subira, lors de chaque création ou modification de l’objet qui le contient, la (les) transformation(s) définie(s) dans le champ suivant
Types de transformations pour les champs de texte riche : sélectionnez ici le(s) type(s) de transformation(s) à appliquer aux champs de texte riche sélectionnés ci-dessus. Les transformations disponibles sont : Supprimer les paragraphes vides et Eviter les signatures seules sur les dernières pages
Echéance par défaut pour valider les points pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points doivent être validés
Echéance par défaut pour valider les points en retard pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points en retard doivent être validés
Date par défaut pour la séance préparatoire : permet de spécifier une date par défaut à utiliser pour la séance préparatoire par rapport à la date de la séance
Activer la gestion des remplaçants : la gestion des remplaçants vous permet de sélectionner un remplaçant pour tout membre d’assemblée absent à une séance
Configurations de séance vers lesquelles les points de cette séance peuvent être envoyés : permet de spécifier vers quelles autres types de séance les points de la configuration de séance en cours pourront être envoyés. En outre, une fois qu’un point est envoyé vers un autre type de séance, il est possible de spécifier que le point doit être mis automatiquement dans un état particulier, par exemple “validé”.
Ensuite, des tableaux reprennent différents éléments configurables :
Types d’annexes : lors de l’ajout d’une annexe à un point, il est possible de sélectionner le type d’annexe. Ceci permet de classer l’annexe adjointe au point. Un type d’annexe définit un titre, une icône et le fait qu’il s’agit d’un type lié aux “annexes”, aux “annexes (à la décision)” d’un point ou aux “annexes à un avis”. Il est possible de définir si l’annexe doit être imprimable par défaut ou non. Si la confidentialité des annexes est activée, il sera possible de définir par type d’annexe la valeur par défaut de la confidentialité des annexes. Sur un type d’annexe, il est également possible de définir des sous-types d’annexes, ceci permet dans les organisations utilisant beaucoup de types d’annexes d’en rassembler plusieurs sous la même icône
Catégories de point : si on le souhaite, on peut utiliser les catégories pour caractériser un point. Il sera possible de restreindre l’utilisation d’une catégorie à certains groupes
Classificateurs : les classificateurs permettent d’étendre l’utilisation des catégories et marqueurs. Leur utilisation est recommandée lorsque vous avez beaucoup de catégories. En effet, grâce à une interface utilisateur adaptée, vous allez pouvoir hiérarchiser, rechercher et sélectionner les classificateurs et ce de multiples manières
Points récurrents : il est possible de définir dans la configuration des “points récurrents” qui s’insèreront automatiquement dans une séance au moment voulu. Il s’agit de point revenant systématiquement dans une séance (“Approbation du PV de la séance antérieure” par exemple). On peut par exemple faire en sorte qu’à la création d’une séance, 3 points soient automatiquement insérés. Les points récurrents peuvent être insérés à la création de la séance ou lors d’une transition du workflow de cette dernière (lorsque la séance est “gelée”, lorsque la séance est “clôturée”, …)
Modèles de points : cette partie permet d’accéder à un écran où seront définis des modèles de points. Ces modèles peuvent être sélectionnés par un utilisateur lors de la création d’un point. Ces modèles peuvent être organisés de manière hiérarchique dans des dossiers et sous-dossiers (vous trouverez plus de détails dans la partie « Guide pas à pas », sur la page : Gestion des points récurrents et des modèles de points) :
Section “Workflows”¶
Avertissement
Merci de ne JAMAIS modifier cet onglet. Si vous souhaitez activer quelque chose, voyez avec nous et on le fera ensemble.
L’écran permet de gérer les workflows liés aux séances, points et avis :
Il est ici possible de sélectionner le workflow qui régira les séances et les points de cette configuration de séance.
Les champs « Workflow gouvernant le cycle de vie de chaque point de cette configuration », « Interface permettant d’utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les conditions définies sur les transitions du workflow gouvernant les points », « Interface permettant d’utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les actions définies sur les transitions du workflow gouvernant les points », « Workflow gouvernant le cycle de vie de chaque séance de cette configuration », « Interface permettant d’utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les conditions définies sur les transitions du workflow gouvernant les séances », « Interface permettant d’utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les actions définies sur les transitions du workflow gouvernant les séances » permettent de définir les paramètres techniques liés aux workflows.
Avertissement
A ne JAMAIS modifier une fois le type de séance utilisé.
Adaptation(s) aux workflows : permet de modifier le workflow proposé au besoin. Les adaptations possibles sont :
Pas d’observation globale des points
Seuls les créateurs de points peuvent supprimer des points
Pré-validation des points
Pré-validation des points (un validateur peut aussi pré-valider)
Les points arrivent validés
Sauter l’étape de publication
Sauter l’étape de proposition des points
Tout le monde peut tout consulter dans tout état
Les validateurs peuvent reprendre un point validé
Le créateur d’un point peut le modifier tant qu’il n’est pas décidé
Renvoyer un point « Présenté » dans l’état « En création »
Renvoyer un point « Présenté » dans l’état « Proposé »
Renvoyer un point « Présenté » dans l’état « Pré-validé »
Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance
Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance (avec validation du dernier niveau)
Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance (avec toute la chaîne de validation)
Décider les points automatiquement quand ils reviennent dans la séance après correction
Cacher les décisions au service pendant leur rédaction par les gestionnaires de séances
État supplémentaire pour demander les avis
Accepter un point hors séance lorsqu’il est validé
Accepter un point hors séance lorsqu’il est validé (le point sera dupliqué, le point dupliqué sera validé et gardera les avis)
Accepter un point hors séance lorsqu’il est validé lorsque l’urgence est demandée
Accepter un point hors séance lorsqu’il est validé lorsque l’urgence est demandée (le point sera dupliqué, le point dupliqué sera validé et gardera les avis)
Reporter un point à la prochaine séance (le nouveau point sera automatiquement validé et les avis rendus seront gardés (hérités))
Marquer un point sans objet
Ajouter l’état de décision « Retiré » sur un point
Ajouter l’état de décision « Retiré » sur un point (avec duplication du point chez le créateur)
Ajouter l’état de décision « Refusé » sur un point
Les gestionnaires de séances peuvent corriger une séance clôturée
Etats des points décidés : permet de spécifier quels sont les états dans lesquels les points sont considérés comme “décidés”. Ceci permettra de générer la liste des boutons permettant de décider plusieurs points d’une fois sur la vue d’une séance (voir bas de la page Gestion du PV) et de spécifier dans quels états un point peut être “signé” si cette fonctionnalité est activée (voir configuration de la Section “Données”)
Transitions à confirmer : permet de sélectionner les transitions (sur le point et sur la séance) qui devront être confirmée. Un “popup” apparaîtra et permettra de confirmer qu’on souhaite bien effectuer la transition (par exemple “valider” un point), de plus, un commentaire pourra être encodé
Succession de transitions à effectuer pour présenter un point : permet de définir les étapes (transitions) a effectuer dans le workflow pour qu’un point se retrouve dans l’état “présenté”, c’est-à-dire inséré dans une séance. Ceci est utile à certaines fonctionnalités de l’application
Adaptations à appliquer aux zones de texte riche d’un point lors d’une transition de workflow : via cette fonctionnalité, il est possible d’appliquer des changements à certaines zones de texte riche d’un point lorsque ce point change d’état. Par exemple lorsqu’un point est “reporté”, ceci permet d’insérer automatiquement dans le champ “décision” une phrase par exemple “Les membres de la séance décident de reporter ce point.”
Transitions à déclencher sur les points d’une séance lorsqu’une transition est déclenchée sur cette séance : cette fonctionnalité permet de déclencher des transitions sur les points lorsqu’une transition (changement d’état) est déclenchée sur une séance. Ceci va par exemple permettre de geler tous les points lorsque la séance est gelée ou d’accepter tous les points (non décidés) lorsqu’une séance est clôturée
Etats des séances pris en compte pour déterminer la séance dans laquelle doit être présenté un point (lorsque le gestionnaire de séance n’est pas sur une séance): Lorsqu’un gestionnaire de séance souhaite présenter un point dans une séance sans être sur la vue de la séance, donc par exemple lorsqu’il est sur la vue d’un point, via l’action ‘Présenter’, ou lorsqu’il est dans les tableaux de bords, le point sera présenté automatiquement dans la prochaine séance (dont la date est dans le futur) dans laquelle des points peuvent toujours être présentés et dont l’état est un des états sélectionnés
Section “Interface utilisateur”¶
Cet écran permet de modifier des éléments qui influent sur l’interface qu’aura l’utilisateur utilisant l’application :
Différents paramètres sont modifiables en cliquant sur l’icône [
Interface utilisateur ] :
États des séances conditionnant l’affichage de celles-ci dans la portlet ‘séances’ : états dans lesquels une séance apparaîtra dans la boîte d’informations “Séances” (ordres du jour).
États des séances conditionnant l’affichage de celles-ci dans la portlet ‘décisions’ : états dans lesquels une séance apparaîtra dans la boîte d’informations “Décisions” (PVs)
Nombre maximal de séances s’affichant dans les portlets ‘séances’ et ‘décisions’ : nombre de séances s’affichant l’une en dessous de l’autre dans la boîte d’informations “Ordres du jour”. Si le nombre est dépassé, une liste déroulante les affichera alors
Nombre maximum de jours durant lesquels les décisions apparaissent directement dans la portlet ‘décisions’ : nombre de jours durant lesquels un procès-verbal apparaîtra dans la boîte “PVs”. Si le délai écoulé depuis la date d’une séance dépasse ce nombre de jours, la séance sera alors disponible via la lien “Tous les PVs” accessible au bas de la boîte “PloneMeeting” affichée lors de l’utilisation de l’application
Page d’accueil : lorsqu’un utilisateur clique sur l’onglet lié à la configuration de séance, il arrive sur la vue qui est sélectionnée dans cette liste déroulante. La liste propose toutes les recherches disponibles (“mes points”, “tous les points”, “les séances”, …) ainsi que certaines vues spécifiques
Colonnes à afficher dans les tableaux présentant des points : lorsqu’un utilisateur accède à une séance, des colonnes présentent des informations disponibles sur les points. Il est possible ici de sélectionner les colonnes qui seront affichées parmi : Point signé?, A évoquer en séance?, Créateur, Créé(e) le, Etat, Catégorie (ou groupe proposant), Groupe proposant, Acronyme du groupe proposant, Groupe(s) associé(s), Acronymes des groupes associés, Annexes, Annexes (à la décision), Avis, Niveau de confidentialité, Informations budgétaires et Actions. La colonne “Titre, description et décision” est affichée d’office
Colonnes à afficher sur les listes de points : lorsqu’un utilisateur accède à un tableau récapitulatif présentant des points (“mes points”, “tous les points”, …), il est possible de définir quelles seront les colonnes affichées parmi : Point signé?, A évoquer en séance?, Créateur, Créé(e) le, Etat, Catégorie (ou groupe proposant), Groupe proposant, Acronyme du groupe proposant, Groupe(s) associé(s), Acronymes des groupes associés, Annexes, Annexes à la décision, Avis, Niveau de confidentialité, Informations budgétaires, Actions, Séance et Séance souhaitée
Nombre maximal de points à afficher dans la liste ‘Points à présenter’ : c’est le nombre de point maximum à afficher lorsqu’un gestionnaire de séance sélectionne les points à présenter dans une séance. Au delà, une pagination apparaîtra. Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
Nombre maximal de points à afficher dans la liste ‘Points présentés’ : c’est le nombre maximum de points présentés dans une séance à afficher. Au delà, une pagination apparaîtra. Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
Nombre maximal de points à afficher dans la liste ‘Points en retard’ : c’est le nombre maximum de points en retard présentés dans une séance à afficher. Au delà, une pagination apparaîtra. Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
Activer la fonctionnalité ‘Aller à la page’ : cette fonctionnalité fera apparaître un outil permettant de naviguer facilement de page en page d’une séance. Ceci est utile si les séances comportent beaucoup de points (plus de 200 par exemple) et que la pagination les affiche par 50
Activer la fonctionnalité ‘Aller au point’ : cette fonctionnalité activera le menu de navigation entre points où c’est nécessaire
Ouvrir les annexes dans des fenêtres séparées : en activant cette fonctionnalité, toutes les annexes seront affichées dans des fenêtres séparées, ce qui permet d’éviter qu’une annexe s’ouvrant dans le navigateur (un fichier PDF par exemple) ne cache l’application
Champs des points à Afficher/masquer lors de l’utilisation de l’icône afficher les détails des points: cette zone permet de sélectionner les champs qui seront affichés dans les tableaux de points lors de l’utilisation de l’icône
Dossiers automatiques à afficher dans le portlet ‘A faire’ : une boîte d’informations “A faire” permet d’afficher aux utilisateurs des actions à effectuer. Il est ici possible de sélectionner des recherches (Dossiers automatiques) qui apparaîtront dans cette boîte. Il est par exemple possible d’afficher la recherche “Points à valider” aux validateurs de points, “Avis à donner” aux donneurs d’avis, … Si aucune recherche n’est sélectionnée, la boîte est désactivée dans l’interface. Elle n’apparaît que si l’utilisateur en cours a une recherche le concernant
Ensuite, un tableau reprend les “Recherches pré-configurées” utilisées dans les portlets “Gestion”¶
la boîte “Gestion”, dans les Sections “Points”, “Séances” et “Décisions”
la boîte “A faire”
Lors de l’ajout d’une recherche pré-configurée, il est possible de définir les paramètres suivants :
Titre : c’est le titre qui apparaîtra dans les boîtes idoines
Se rapporte à (point ou séance) : il faut spécifier si c’est une recherche qui concerne des séances ou des points
Script de recherche : les dossiers automatiques permettent d’effectuer des recherches simples. Afin d’effectuer des recherches plus complexes, il est possible d’utiliser un script qui effectuera la recherche à la place du dossier automatique. Le dossier automatique se chargera de tout (titre, colonnes à afficher, …) sauf de la recherche
Condition d’affichage : une condition d’affichage complexe. Ceci permettra par exemple d’afficher une recherche “Avis à donner” aux donneurs d’avis seulement et pas à tout le monde
Attention, pour ces 3 derniers points, il faut passer par la ZMI. En ajoutant “/manage_main” à un nouveau dossier automatique créé, on passe dans la ZMI. Là, via l’onglet “Properties” (ou en ajoutant “manage_propertiesForm” à la fin de l’url à la place de “manage_main” si l’onglet “Properties” n’est pas visible), on peut ajouter une propriété de type “string” nommée “meeting_topic_type” prenant les valeurs “Meeting” ou “MeetingItem”, ce qui spécifiera à quoi la recherche se rapporte (recherche de “séances” ou de “points”). Le script de recherche doit être ajouté dans une propriété de type string nommée “topic_search_script”. Quant à la condition d’affichage, elle sera définie dans une propriété de type “string” nommée topic_tal_expression.
Section “Courriels”¶
Les notifications permettent de prévenir des utilisateurs en fonction d’un événement survenu.
Des courriels peuvent être envoyé en fonction d’un événement particulier survenantsur un point:
un point en retard vient d’être validé : dans ce cas, le gestionnaire de séance recevra un courriel le prévenant
un point a été inséré dans une séance : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
un point a été retiré d’une séance : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
un point a été reporté : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
une annexe a été ajoutée à un point qui était déjà présenté dans un ordre du jour : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
un avis doit être rendu sur un point : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant donner un avis sur le point sont prévenus
un avis sur un point a été rendu ou modifié : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
un avis a été invalidé sur un point : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
un validateur souhaite évoquer un point : si un point utilisant l’attribut “A discuter?” n’était pas à discuter mais qu’il le devient, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
un point vient d’être envoyé vers cette configuration de séance : si la fonctionnalité d’envoi d’un point d’un type de séance à l’autre (par exemple Collège communal vers Conseil communal) a été activée, lorsqu’un point est effectivement envoyé d’une séance à l’autre, les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
une erreur est survenue lors de la conversion d’une annexe : si la fonctionnalité de prévisualisation des annexes est activée, si une erreur s’est produite lors de la conversion d’une annexe dans un format prévisualisable, les personnes pouvant ajouter des annexes à ce point sont prévenues
un point a été renvoyé pour correction au groupe proposant : si l’adaptation du workflow “Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance” est activée pour cette configuration de séance, un e-mail est envoyé au groupe proposant si un point leur est renvoyé pour correction
Un point corrigé par le groupe proposant a été renvoyé aux gestionnaires de séances : si l’adaptation du workflow “Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance” est activée pour cette configuration de séance, un e-mail est envoyé aux gestionnaires de séances lorsqu’un point qu’il avait renvoyé vers un groupe proposant pour correction leur revient corrigé
toutes les transitions possibles dans le workflow d’un point : “refuser”, “retirer”, “accepter”, “remettre en proposé”, …
Des courriels peuvent être envoyé en fonction d’un événement particulier survenant sur une séance :
toutes les transitions possibles dans le workflow d’une séance : “geler la séance”, “clôturer la séance”, …
Section “Avis et accès”¶
Des avis peuvent être rendus par des services sélectionnés (automatiquement ou non) sur des points :
Utiliser la gestion des avis : en cas d’activation, les “avis” apparaîtront en bas du point à côté des annexes et sur tous les tableaux affichant des points si la colonne “avis” a été sélectionnée dans la configuration de séance, section “Interface utilisateur”
Etats des points dans lesquels on peut donner un avis : liste des états des points dans lesquels les avis demandés pourront être rendu
Etats des points dans lesquels on peut modifier ou supprimé un avis donné : liste des états des points dans lesquels les avis déjà rendus peuvent toujours être modifiés ou supprimés par le service ayant rendu l’avis
Etats des points dans lesquels les donneurs d’avis de ces points peuvent continuer à les voir : lorsqu’un avis a été donné par un groupe, il faut définir jusque quand le groupe peut continuer à voir le point. En effet, on pourrait par exemple montrer le point aux donneurs d’avis dans un certain état (validé par exemple) et le leur cacher par la suite ou lorsque le point est décidé
Groupes auxquels un avis optionnel pourra être demandé: les groupes choisis apparaîtront sur le point dans la zone “Demander l’avis de” et auxquels un avis optionnel pourra être demandé par les gestionnaires du point.
Types d’avis utilisés : liste des types d’avis qui pourront être utilisés : Positif, Positif avec remarques, Négatif et Néant
Type d’avis par défaut : le type d’avis qui sera sélectionné par défaut lorsqu’un avis sera rendu
Appliquer le caractère obligatoire des avis : quand le caractère obligatoire des avis est d’application, un point ne peut être inséré dans une séance à moins que tous les avis obligatoires n’aient été rendus et soient positifs
Activer l’invalidation des avis : quand l’invalidation des avis est activée, tout changement sur un point pour lequel au moins un avis a été rendu invalidera tous les avis rendus sur ce point. Par ‘changement’, nous entendons toute modification du titre ou de la description du point ainsi que tout ajout et toute suppression d’annexe
Etats des points dans lesquels l’invalidation des avis est active : quand l’invalidation des avis est activée, cela l’est uniquement pour les points qui sont dans un des états sélectionnés ici
Styles des avis : permet de sélectionner le style des icônes à utiliser pour les avis
Garder un accès au point lorsque l’avis a été rendu: Lorsqu’un avis a été rendu sur un point, le point restera visible par les émetteurs d’avis quel que soit l’état du point
Versionner les avis lorsque le point est édité: Lorsqu’un avis est ‘rendu’ et qu’il n’est plus éditable par les émetteurs d’avis, donc qu’il a été mis dans un état où les émetteurs d’avis ne peuvent plus l’éditer, il est automatiquement versionné.
Valeur par défaut du champ ‘Cacher l’avis pendant sa rédaction’ affiché sur les avis:Ceci permet aux émetteurs d’avis qui coche la case de cacher celui-ci pendant sa rédaction. Si l’émetteur d’avis perd l’accès à l’avis alors que la case est cochée (par exemple si le point change d’état ou si le délai pour rendre l’avis est dépassé), l’avis sera considéré ‘Non rendu’ car il était en cours de rédaction. Néanmoins un administrateurs pourra publier cet avis si nécessaire par après.
Transition qui remet à zéro les délais des avis avec délai : sélectionnez dans la liste une transition du WF du point qui permettra de remettre à zéro les délais déjà démarrés. Par exemple, si les délais ont démarré et que le point “retourne en arrière” dans le WF, par exemple en passant de l’état “validé” (où on peut rendre un avis) à l’état “proposé” (où on en peut pas rendre d’avis), cette transition “remettre en proposé” pourrait déclencher la remise à zéro des délais déjà démarrés
Historiser les informations essentielles du point lorsqu’un avis est rendu: Permet d’historiserles informations essentielles du point (titre et champs de rexte riche) seront également historisées avec l’avis quand celui-ci est historisé. C’est à dire lorsqu’un avis est officiellement rendu.
Configuration des avis particuliers : permet de définir les avis automatiquement demandés par l’application ainsi que les avis avec délai. Consultez l’aide affichée au dessus du champ dans l’interface utilisateur
Etats des points dans lesquels les ‘Super observateurs’ peuvent les voir : quand un point est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe “Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)” (dans la gestion des Utilisateurs et Groupes) pourront voir ce point
Etats des séances dans lesquels les ‘Super observateurs’ peuvent les voir : quand une séance est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe “Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)” (dans la gestion des Utilisateurs et Groupes) pourront voir cette séance
Etats des points dans lesquels les ‘Gestionnaires d’informations budgétaires’ peuvent modifier les informations budgétaires : quand un point est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe “Nom de ma configuration de séance (Gestionnaires d’informations budgétaires)” pourront modifier le champ “Informations budgétaires”
Groupes considérés comme ‘Super émetteurs d’avis’ : les groupes proposant sélectionnés dans ce champ pourront rendre un avis sur un point même si leur avis n’a pas été demandé
Utiliser la gestion des points en copie : en cas d’activation, l’utilisateur pourra choisir des groupes auxquels donner une vue (lecture seule) à son point à un moment donné (défini dans le workflow).
Groupes qui pourront être mis en copie : les groupes sélectionnés ici pourront être choisis par un utilisateur lors de l’édition d’un point
Etats des points dans lesquels les groupes en copie peuvent les voir : quand un point est dans un de ces états, les groupes mis en copie sur le point peuvent alors y accéder en lecture seule
Cacher les commentaires dans l’historique d’un point aux utilisateurs ne faisant pas partie du groupe proposant : ceci permet de restreindre l’accès aux commentaires laissés lors d’un changement d’état d’un point aux membres du groupe proposant
Restreindre l’accès aux points à huis clos? : si activé, un point à huis clos ne sera accessible qu’aux utilisateurs qui ont reçu un accès spécifiquement : les super observateurs, les gestionnaires de séances, les groupes mis en copie, les groupes auxquels l’avis a été demandé, …
Activer la confidentialité des annexes : si activé, il sera possible pour les gestionnaires de séances de spécifier si certaines annexes doivent être considérées “confidentielles” pour les niveaux de “super observateurs” sélectionnés dans le champ “Une annexe marquée ‘Confidentielle’ ne sera pas visible par”
Activer la confidentialité des avis : si activé, un gestionnaire de séance pourra rendre confidentiel un avis rendu sur un point. Ceci cachera l’avis aux niveaux de “super observateurs” sélectionnés dans le champ “Un avis marqué ‘Confidentiel’ ne sera pas visible par”
Valeur par défaut du champ ‘Confidentiel?’ des avis créés : si la confidentialité des avis est utilisée, ceci permettra de spécifier si un nouvel avis est confidentiel ou non par défaut
Cacher les points liés non visibles aux: Ceci cachera les points liés à un point qui ne sont pas visibles au lieu d’afficher l’avertissement “(Vous n’avez pas accès à cet élément)”.
Les groupes sont sélectionnés soit manuellement par le créateur du point soit automatiquement par l’application. Au moment opportun (lorsque, par exemple, le point a été validé par le validateur de points du groupe), les avis pourront être rendus sur un point.
En outre, c’est dans cette partie de la configuration que les “Niveaux d’accord” peuvent être spécifiés. Un niveau d’accord permet d’évaluer rapidement les différents avis rendus (évaluation globalement positive ou négative).
Que permet la fonctionnalité de mise en copie d’un point?
Les groupes mis en copie lors de la rédaction du point pourront voir ce point au moment voulu (idéalement lorsqu’il a été validé par le validateur du groupe). Cet accès est un accès en lecture seule, l’utilisateur ne pourra donc pas changer quoi que ce soit concernant le point. Il peut par contre tout voir, annexes et avis compris.
Section “Documents”¶
Différents documents peuvent être générés sur les points et les séances d’une configuration de séance :
Les documents sont des modèles LibreOffice intégrant des expressions liées à la librairie appy.pod.
Avertissement
Toujours repartir du modèle qui se trouve dans l’application.
Toujours faire un backup des modèles avant modification.
Toujours ouvrir avec LibreOffice. Jamais Word car il casse la structure des modèles
Ne pas s’essayer à modifier les documents sans y avoir été préalablement formé
Lorsqu’un modèle a été écrit, on peut alors l’ajouter ici et définir certaines zones qui permettront de savoir où, quand et par qui la possibilité de générer ce document doit être disponible.
Lors de l’ajout, il faudra définir :
Titre : libellé du document (“Ordre du jour” par exemple)
Description : description qui sera affichée au survol du modèle sur un point ou une séance
Canevas POD : le modèle de document au format LibreOffice
Format(s) dans lequel vous pouvez générer des documents depuis ce canevas : il est possible de spécifier si on souhaite que le document généré le soit au format PDF, au format ODT (LibreOffice), au format Word, au format RTF, au format ODS (LibreOffice) ou au format Excel. Ceci pourrait encore être étendu si nécessaire car la librairie est capable de générer tous les format LibreOffice est capable de produire
Types de contenu autorisés: Les type de contenu sur lesquels le document pourra être généré
Modèle de style :document modèle contenant les style LibreOffice à appliqué pour le document généré
Modèles à fusionner: Les autres modèles qui seront intégrés au document généré
Variables du contexte: une variable qui pourra être utilisée dans le template appy.pod
Condition au format TAL : une expression qui permet de spécifier quand le modèle doit apparaître. De manière plus spécifique que les autres champs (rôle utilisateur …)
Rôles qui by-passent l’expression TAL :Les rôles utilisateur qui ignore la restriction induite par la condition TAL
Listes de diffusion : définissez ici des listes de personnes à qui envoyer par courriel les fichiers générés depuis ce canevas. L’icône
apparaîtra à côté du canevas de document à
générer sur le point ou la séance. Au clic, le modèle généré sera
alors envoyé aux utilisateurs définis dans cette liste de diffusion