Tenir une réunion à distance¶

Prérequis¶

Une connexion internet robuste et fiable
Un navigateur web à jour (nous recommandons Mozilla Firefox ou Google Chrome)
Un système de vidéoconférence ^*
Un accès à l’application iA.Délib de votre organisation

^* iMio met dès a présent un site de vidéoconférence à votre disposition.

Merci de compléter le formulaire à l’adresse suivante : my.imio.be, pour pouvoir en bénéficier.

Utilisation d’iA.Délib¶

Connexion¶

Se rendre sur le site web iA.délib de votre organisation à l’aide de votre navigateur web.

L’adresse ressemble à ceci:

Pour une commune : [commune]-pm.imio-app.be

Pour un CPAS : [commune]-cpas-pm.imio-app.be

Pour une province : [province]-prov-pm.imio-app.be

Pour une intercommunale : [intercommunale]-pm.imio-app.be

Important: n’ajoutez pas « www. » devant l’adresse

S’y connecter en entrant votre identifiant et votre mot de passe

login_page

Si vous ne vous souvenez pas de l’adresse de l’application ou de vos identifiants, vous pouvez prendre contact avec le référent iA.Délib de votre organisation.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez passer par le procédure de réinitialisation : Réinitialiser son mot de passe.

Consulter une séance¶

Accéder à la séance du jour:

Dans le panneau latéral gauche, vous trouverez sous la section « Séances », l’ensemble des séances qui ne se sont pas encore tenues.

acceder-seance

Vous arrivez sur une vue récapitulative des points présentés à la séance :

vue-seance

Vous pouvez générer (et imprimer) si besoin des documents vous permettant de suivre la réunion plus facilement. En fonction de la configuration iA.Délib de votre organisation, d’autres documents peuvent être disponibles.

Consulter un point¶

Lorsque vous cliquez sur l’objet d’un point, vous arrivez sur la vue du point qui permet de voir tout le contenu de celui-ci.

vue-point

Utilisation de visio.imio.be¶

Création d’une réunion (gestionnaire de séance)¶

Après inscription via le formulaire, l’équipe iMio communiquera un identifiant ainsi qu’un mot de passe au gestionnaire de séance. Celui-ci pourra faire usage de ceux-ci pour créer une réunion sur https://visio.imio.be/.

Pour ce faire :

Allez sur https://visio.imio.be/
Dans la zone de texte en dessous de “Démarrer une nouvelle réunion”, renseignez un identifiant de séance unique.

Exemple : college-communal-belleville-20-04-2020

Cliquez sur “GO” pour lancer la réunion en vidéoconférence.
Cliquez sur “Je suis l’hôte” et renseignez l’identifiant et mot de passe qui vous ont été communiqués.
Ajouter un mot de passe sur la séance (afin d’assurer le huis clos et la confidentialité) ->

Le gestionnaire de séance communiquera ensuite le lien et le mot de passe qu’il a défini à tous les participants avant la tenue de la réunion.

Le lien se présentera sous cette forme : https://visio.imio.be/identifiant-de-seance

Participer à une réunion¶

Vous pouvez accéder au lien de la réunion via votre navigateur Web ou bien via l’application mobile/tablette “Jitsi”

(Plus d’informations prochainement sur l’utilisation avec un appareil mobile)

Lors de votre première connexion, le site web (visio.imio.be) demandera l’autorisation d’avoir accès à votre microphone ainsi qu’à votre webcam.

Une fois accepté, vous aurez accès à plusieurs fonctions qui se trouvent tout en bas de votre écran :

jitsi-bottom-screen

Icône	Description
	Partager son écran ou une fenêtre en particulier
	Lever ou baisser la main : pour demander la parole
	Ouvrir et fermer le Chat. Si vous l’ouvrez, vous aurez, sur la gauche, la possibilité de chatter avec les autres membres de la réunion.
	Activer / Désactiver le micro du pc
	Quitter la réunion
	Activer / Désactiver la caméra du pc
	Activer / Désactiver la vue mosaïque. Voir tous les participants ou les écrans partagés.
	Partager le lien et les informations de connexion à la réunion.
	Ouvre un menu supplémentaire

Remarques :

Essayez de ne pas mettre le volume de votre micro trop haut pour ne pas saturer le son de toute la réunion.
Idéalement, coupez votre micro si vous ne comptez pas intéragir avant un certain temps
Ne parlez pas tous en même temps, respectez le temps de parole de chacun et utilisez pour demander la parole.

Utilisation des 2 outils en parallèle¶

Afin de travailler efficacement lors de la vidéoconférence, il est recommandé d’ouvrir l’application de vidéoconférence dans une fenêtre et iA.Délib dans une autre. Vous pouvez ensuite disposer ces fenêtres afin d’utiliser tout l’espace de votre/vos écrans. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre dans votre navigateur web, faite ctrl + n.

Configurations possibles¶

Configurations possibles pour faciliter la tenue des réunions à distance

Afin d’activer l’une des fonctions présentées ci-dessous, veuillez vous adresser au support iA.Délib.

Ajout des signatures manuscrites (scannées) dans les délibérations¶

Il est possible d’insérer les signatures numérisées des signataires de documents directement dans ceux-ci. La génération de tels documents est restreinte au gestionnaire de séance. Il pourra lorsque le point est accepté, l’attacher en annexe après décision.