Workflows des éléments


Le workflow définit non seulement les étapes de traitement d’un élément mais permet également d’avoir des droits différents en fonction de l’état.

Principe et utilisation


Le cycle de vie d’un élément (courrier, tâche) est constitué de différents états par lesquels il transite depuis sa création, jusqu’à sa clôture.

Le fait de passer d’un état à un autre est appelé une transition.
C’est en général l’utilisateur qui effectue cette action de transition.
Les transitions qui lui sont proposées dépendent évidemment de l’état courant mais aussi de certaines conditions.
Par exemple pour le courrier entrant, un chef de service ne verra pas la transition “Proposer à l’agent” si un agent n’a pas été défini.

Effectuer une transition

Sur un élément, l’utilisateur peut choisir dans la barre d’actions la transition qu’il veut effectuer.
Les transitions sont les boutons de couleur bleue.

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Dans un tableau de bord, l’utilisateur peut choisir d’effectuer une transition de 2 façons:

  • via la colonne d’actions pour l’élément désiré

  • via le bouton d’actions par lot pour les éléments sélectionnés. Voir la partie “Tableaux de bord” pour plus de détails.

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Effectuer une transition arrière

Par défaut, lors d’une transition “arrière”, une fenêtre en superposition propose d’entrer un commentaire.
Cela va permettre de laisser un message indiquant la raison.

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Lors de toute transition en arrière, une icône de flèche rouge vers la gauche indique visuellement que le courrier est revenu en arrière.

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Lorsque le courrier revenu en arrière repart à nouveau vers l’avant, cette flèche devient verte vers la droite pour toujours signifier les modifications dans le flux.

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L’utilisateur qui va gérer le courrier revenu en arrière va pouvoir visualiser qu’il y a un message grâce au lien “Historique” qui est maintenant affiché en rouge. L’icône d’historique est également affichée en rouge dans les tableaux de bord.

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En cliquant sur ce lien, une fenêtre en superposition affiche tout l’historique de l’élément, en commençant par les événements les plus récents.
On y voit le commentaire laissé.

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image103La fonctionnalité demandant d’indiquer un commentaire peut être activée pour n’importe quelle transition, au besoin.

Courrier entrant


Les états du workflow standard sont les suivants:

  • “En création” (état initial) : le courrier est visible et éditable uniquement par les utilisateurs du groupe “1 Encodeurs courrier entrant”.

  • “À valider par le DG” : le courrier est visible par les encodeurs (et ce jusque l’état final). Il est éditable par les utilisateurs du groupe “1 Directeur général” (et ce jusque l’état final).

  • “À valider par le chef de service” : le courrier est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “validateur” correspondant au service traitant (et ce jusque l’état final). Il est visible par les utilisateurs des groupes “validateur” correspondant aux services en copie (et ce jusque l’état final).

  • “À traiter” : le courrier est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “éditeur” correspondant au service traitant (et ce jusque l’état final). Il est visible par les utilisateurs du groupe “lecteur” correspondant au service traitant (et ce jusque l’état final). Il est visible par les utilisateurs des groupes “éditeur” et “lecteur” correspondant aux services en copie (et ce jusque l’état final).

  • “En cours de traitement” : les droits sont identiques.

  • “Clôturé” (état final) : les droits sont identiques hormis l’édition retirée aux “validateur” et “éditeur”.


Les transitions du workflow standard sont les suivantes:
  • Depuis l’état “En création”, il est possible de “Proposer au DG” ou “Proposer au chef de service”. Ce choix est fait par l’encodeur.

  • Depuis l’état “À valider par le DG”, il est possible de “Proposer au chef de service” ou “Remettre en création”.

  • Depuis l’état “À valider par le chef de service”, il est possible de “Proposer à l’agent” (si un utilisateur assigné a été choisi), “Remettre en création” ou “Renvoyer au DG”.

  • Depuis l’état “À traiter”, il est possible de “Traiter”, “Clôturer” ou “Renvoyer au chef de service”.

  • Depuis l’état “En cours de traitement”, il est possible de “Clôturer” ou “Renvoyer à l’agent”.

  • Depuis l’état “Clôturé”, il est possible de “Remettre en traitement” ou “Renvoyer à l’agent”.

Connexion en tant qu’encodeur

Une fois qu’un agent a créé un courrier, il peut effectuer une transition.

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Dès qu’il l’a proposé au DG, on voit qu’il ne peut plus ni modifier le courrier, ni effectuer de transition.

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Connexion en tant que DG

Le DG a les droits de modification et peut effectuer les transitions affichées.
L’étape suivante est donc de proposer au chef de service.

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Connexion en tant que chef de service

Le chef de service a les droits de modification et peut effectuer les transitions affichées.
On remarque cependant qu’il ne peut plus continuer le flux normal, à savoir proposer à un agent, car il y a un avertissement dans la page.
En effet, il n’y a pas encore d’utilisateur assigné sélectionné.

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Pour sélectionner un utilisateur, le chef de service peut passer par le bouton “Assigner” présent dans la barre d’action.

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Une fois qu’un utilisateur a été sélectionné, la transition “Proposer à l’agent” est bien visible et le message d’avertissement a disparu.
Cette transition peut maintenant être sélectionnée.

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Connexion en tant qu’agent

L’agent qui doit traiter le courrier peut soit le mettre en cours de traitement ou le clôturer directement si nécessaire.

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Une fois en cours de traitement, il peut le clôturer.

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Une fois clôturé, seules les transitions “arrière” sont encore disponibles puisqu’il s’agit de l’état final.
L’agent ne peut plus modifier directement dans cet état.

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Courrier sortant


Les états du workflow standard sont les suivants:

  • “En création” (état initial) : le courrier est visible et éditable uniquement par les utilisateurs du groupe “encodeur” correspondant au service traitant, et reste visible jusqu’à l’état final

  • “À valider par le chef de service” : le courrier est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “validateur” correspondant au service traitant, et reste visible jusqu’à l’état final. Il est visible par les utilisateurs des groupes “validateur” correspondant aux services en copie (et ce jusque l’état final).

  • “À la signature” : le courrier est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “1 Expédition courrier sortant”. Il est visible par les utilisateurs du groupe “lecteur” correspondant aux services en copie (et ce jusqu’à l’état final).

  • “Envoyé” (état final) : le courrier est visible par tout le service traintant ainsi que les services en copie.

  • “Scanné” (état initial bis) : quand le courrier sortant est créé depuis le scanner. le courrier est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “1 Expédition courrier sortant”. L’état se situe juste avant « Envoyé.

image113Si l’impression est gérée par les agents après validation du chef de service, il est possible de rajouter un état complémentaire “À imprimer” juste avant la signature.


Les transitions du workflow standard sont les suivantes:
  • Depuis l’état “En création”, il est possible de “Proposer au chef de service”.

  • Depuis l’état “À valider par le chef de service”, il est possible de “Mettre à signer” ou “Remettre en création”.

  • Depuis l’état “À la signature”, il est possible de “Indiquer comme envoyé”, “Remettre en création” ou “Renvoyer au chef de service”.

  • Depuis l’état “Envoyé”, il est possible de “Remettre à signer”.

  • Depuis l’état “Scanné”, il est possible de “Indiquer comme envoyé” ou “Proposer à l’agent”.

Connexion en tant qu’agent

Une fois qu’un agent a créé un courrier, il peut effectuer une transition

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Dès qu’il l’a proposé au chef de service, on voit qu’il ne peut plus ni modifier le courrier, ni effectuer de transition.

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Connexion en tant que chef de service

Le chef de service a les droits de modification et peut effectuer les transitions affichées.

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Une fois que le courrier est mis à la signature, le chef de service ne peut plus le modifier.

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À ce moment, le courrier est sensé être imprimé et placé dans le signataire.

Connexion en tant qu’expéditeur

L’agent qui expédie le courrier peut soit le renvoyer vers le service ou l’indiquer comme étant envoyé après avoir mis une date d’expédition.
C’est pourquoi il peut encore le modifier.

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Une fois envoyé, seules les transitions “arrière” sont encore disponibles puisqu’il s’agit de l’état final.
On ne peut plus modifier directement dans cet état.

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Tâches


Les états du workflow standard sont les suivants:

  • “En création” (état initial) : la tâche est visible et éditable uniquement par le créateur et reste visible jusqu’à l’état final

  • “À assigner” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “validateur” correspondant au groupe assigné, et reste visible jusqu’à l’état final.

  • “À faire” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “editeur” correspondant au groupe assigné.

  • “En cours” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “editeur” correspondant au groupe assigné.

  • “Réalisé” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “editeur” correspondant au groupe assigné.

  • “Clôturé” (état final) : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “validateur” correspondant au groupe assigné.

Les transitions du workflow standard sont les suivantes:

  • Depuis l’état “En création”, il est possible de “Mettre à faire”. Si un utilisateur assigné est déjà sélectionné, la tâche passe directement à “À faire” sans passer par “À assigner”.

  • Depuis l’état “À assigner”, il est possible de “Mettre à faire” ou “Retour en création”.

  • Depuis l’état “À faire”, il est possible de “Commencer”, “Terminer” ou “Retour en à faire”.

  • Depuis l’état “En cours”, il est possible de “Terminer” ou “Retour en à faire”.

  • Depuis l’état “Réalisé”, il est possible de “Clôturer”, “Retour à en cours” ou “Retour en à faire”.

  • Depuis l’état “Clôturé”, la seule transition est “Retour en réalisé”.

Connexion en tant que …

Une fois que quelqu’un a créé une tâche, il peut effectuer la transition “Mettre à faire”.

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Comme le champ “utilisateur assigné” n’a pas été défini, la tâche passe dans l’état “À assigner”.

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Connexion en tant que chef de service

Le chef de service a les droits de modification et doit modifier la tâche afin de définir un utilisateur assigné, avant de pouvoir visualiser la transition “Mettre à faire”.

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Une fois cette transition effectuée, les agents du groupe assigné pourront voir la tâche.

Connexion en tant qu’agent

L’agent peut choisir une des transitions:

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Il peut commencer la tâche.

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Et la terminer.

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Connexion en tant que chef de service

Le chef de service a l’opportunité de valider la bonne réalisation de la tâche en la clôturant.

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Adaptations des workflows


Il est possible d’activer dans l’application certaines adaptations pour les workflows.

Modification des libellés pour les zones de secours

Cela remplace simplement le libellé DG (directeur général) par Chef de corps, à différents endroits, tels que les états, transitions et recherches.

Modification du workflow “courrier sortant” pour ajouter un état “À imprimer”

L’état “à imprimer” est placé juste après la validation d’un courrier sortant par le chef de service. Il permet d’indiquer aux agents que les courriers sont validés et peuvent être imprimés avant signature.

Modification du workflow “courrier entrant” pour ajouter une validation avant le DG

L’état “prévalidation DG” est placé juste avant la validation du courrier entrant par le DG.
Cette validation peut être utilisée par le Bourgmestre et constitue donc une étape bloquante.

Si une vraie validation n’est pas nécessaire, il est aussi possible de donner simplement un accès en lecture automatique à tous les courriers.

Modification des workflows “courrier entrant” et “courrier sortant” pour enlever la validation par le chef de service

L’état “À valider par le chef de service” est enlevé pour le courrier entrant et sortant.

Courrier entrant : Après validation par le DG, le courrier est envoyé vers le service traitant. On peut choisir de toujours devoir assigner un utilisateur, ou de rendre ce champ optionnel. Si ce champ est optionnel, le bouton devient “Proposer au service” au lieu de “Proposer à l’agent”.

Courrier sortant : Après création par l’agent traitant, le courrier est mis à la signature.