Options propres aux courriers

Le panneau de configuration du site est accessible via le menu déroulant activé sur le nom de l’utilisateur, qui est par défaut en haut à droite.

Dans la configuration du site se trouve deux liens de configuration du courrier:

Configuration du courrier¶

Cette première configuration est séparée en 2 onglets : Courrier entrant et Courrier sortant.

Courrier entrant¶

Cet écran permet de :

Configurer le format de la référence interne qui va être utilisée dans chaque nouveau courrier entrant ou sortant ainsi que le numéro du prochain courrier. Ce compteur est géré automatiquement mais peut être remis à une certaine valeur quand c’est nécessaire, après des tests ou en début de chaque année si le format contient l’année. Par exemple l’expression “python:’E%s-%04d’ % (date.strftime(’%Y’), int(number))” produira comme valeur “E2018-0010”.

Cet écran permet de :

Configurer le format de la référence tout comme le courrier entrant décrit plus haut.
Choisir si l’on veut afficher le champ de la référence interne et si elle doit s’incrémenter automatiquement : ces deux options permettent de mettre une référence définie par l’agent ou les services plutôt que de laisser le système l’incrémenter automatiquement.
Cocher si la date du courrier est la date du jour ou doit être choisie à la main.

Cette deuxième configuration est séparé en 3 onglets: Courrier entrant, Courrier sortant et Contacts.

Cet écran permet de définir:

les types de courrier listés dans le formulaire d’édition d’un courrier entrant. La valeur stockée est l’identifiant stocké sur le courrier. L’intitulé est ce qui est montré à l’écran. Une fois que l’outil est utilisé en production, il ne faut plus modifier la valeur stockée, ni effacer une ligne du tableau. L’intitulé peut lui toujours être modifié. On peut désactiver un élément en décochant la colonne “Activé”.
l’activation de la vérification de l’utilisateur assigné. Si l’option est cochée, il n’est pas possible de proposer le courrier entrant à l’agent si un utilisateur assigné n’a pas été défini.
l’activation d’une obligation de date de courrier Si l’option est cochée, le champ “Date du courrier” est obligatoire.
Une échéance par défaut, en nombre de jours. Si l’option n’est pas à 0, tous les courriers entrants vont avoir à la création une date d’échéance pour traitement par défaut, encodée à la date du jour + le nombre de jours renseignés.
les états pour lesquels l’icône , indiquant que le champ “Description de la tâche” n’est pas vide, est affichée dans le tableau de bord.
Ordre d’affichage des champs, peut être modifié en sélectionnant un ou plusieurs champs et en utilisant les flèches haut et bas pour les réordonner.

Cet écran permet de définir:

les types de courrier listés dans le formulaire d’édition d’un courrier sortant. La valeur stockée est l’identifiant stocké sur le courrier. L’intitulé est ce qui est montré à l’écran. Une fois que l’outil est utilisé en production, il ne faut plus modifier la valeur stockée, ni effacer une ligne du tableau. L’intitulé peut lui toujours être modifié. On peut désactiver un élément en décochant la colonne “Activé”.
les états pour lesquels l’icône , indiquant que le champ “Description de la tâche” n’est pas vide, est affichée dans le tableau de bord.
le préfixe ajouté avant l’intitulé d’une réponse. Par défaut, l’intitulé d’une fiche courrier sortant en cas de réponse est l’intitulé de la fiche courrier entrant, préfixé par cette valeur.
l’activation d’une obligation du format odt pour le fichier ged attaché Si l’option est cochée, seul un fichier odt pourra être uploadé. Si on décoche l’option, l’impression par lot n’est plus possible.
l’activation du tri sur le prénom dans la liste d’expéditeurs
l’activation donnant le droit aux rédacteurs de courrier sortant d’éditer les modèles de leur service
Ordre d’affichage des champs, pareil que pour les options de configuration du courrier entrant.

Cet écran permet de définir:

l’activation pour qu’un utilisateur puisse voir, depuis un contact, les intitulés de tous les courriers sans exception, même ceux auxquels il ne peut pas accéder.