7. Journal des modifications

7.1. Version 3.0 (09/2021)

Les nouveautés :

  • Possibilité d’intégrer les emails entrants par transfert manuel et/ou en liant une boîte email spécifique. Voir ici

  • Possibilité d’envoyer un email sortant via l’application. Voir ici

  • Gestion de modèles d’email. Voir ici

  • Gestion d’une signature d’email

  • Gestion de dossiers (farde, chemise) et d’un arbre de classement. Voir ici

  • Importation de fichiers de classification existants:

Les améliorations :

  • Attribution automatique d’une date d’expédition à la clôture d’un courrier sortant

  • Attribution automatique de l’utilisateur assigné à la clôture d’un courrier entrant

  • Lien mieux visible vers la recherche avancée des tableaux de bord

  • Icône spécifique sur le courrier entrant quand il a fait l’objet d’une réponse

  • Contraintes supplémentaires dans le workflow pour éviter de faire des transitions accidentellement et de se retrouver bloqué

  • Gestion conditionnée de l’affichage des champs. Voir ici

  • Ajout d’un filtre sur la référence externe

  • Ajout d’un champ pour le courrier entrant: « Le document original est dans le service ». Il est désactivé par défaut.

  • Possibilité d’ajouter un fichier pdf comme fichier ged d’un courrier sortant (pour une version signée digitalement par exemple)

  • Possibilité d’ajouter, sur le tableau de bord des courriers sortants, une colonne colorée indiquant si le courrier est imprimable en lot (réservé uniquement au format odt)

  • Possibilité de gérer les services et utilisateurs à ne pas afficher dans les filtres des tableaux de bord. Voir ici

  • Ajout des groupes « Lecteurs globaux courrier sortant », « Créateurs dossiers », « Gestion duplication contacts »

  • Protection des dossiers de modèles (les services) pour éviter la suppression

  • Meilleure gestion de l’effacement ou la modification des fichiers ged et annexes

  • Liens en bas de page affichant la version actuelle (lien vers nouveautés) ainsi que la documentation

Changement dans les versions mineures

7.2. Version 2.3 (10/2020)

Les nouveautés :

  • Possibilité d’ajouter plusieurs niveaux de validation pour le courrier entrant: de n+1 (chef de service) à n+5. Il faut nous contacter pour cela! Voir ici

  • Saut automatique d’un niveau n+ sans utilisateur dans le groupe (donc possibilité d’avoir des services avec ou sans chef pour valider). Voir ici

  • Possibilité pour un utilisateur (dans certaines fonctions) de choisir un remplacant faisant fonction et de le retirer par la suite Voir ici

  • Lien avec iA.Delib: création d’un point depuis un courrier Voir ici

  • Affichage du nombre d’éléments à gérer dans les onglets principaux Voir ici

Les améliorations :

  • Configuration plus fine sur l’obligation d’un utilisateur assigné dans le courrier entrant Voir ici

  • Condition adaptée sur la transition correspondante

  • Nouveau mécanisme d’importation des contacts permettant des variabilités dans le format d’importation

  • Multi-indicatage: valeur par défaut pour le groupe indicateur

  • Multi-indicatage: sélection d’un service indicateur avant de rechercher un contact Voir ici

  • Lors d’une réponse, valeur par défaut de l’expéditeur plus précise

  • Lors d’une réponse, mise en copie automatique du service traitant initial si c’est un autre service qui répond

  • Sélection automatique d’un utilisateur assigné s’il est seul dans son groupe

7.3. Version 2.2 (12/2019)

Les nouveautés :

  • Définir plusieurs services d’encodage, chacun avec sa visibilité propre. Nous contacter avant d’activer cette option ! Voir le chapitre Définir plusieurs services d’indicatage.

  • Définir directement dans Kofax Express le service traitant. Voir la documentation.

  • Définir une échéance par défaut à la réception des courriers dans la configuration. Voir ici.

  • Définir l’ordre des champs sur une fiche courrier entrant ou sortant dans la configuration. Voir ici.

  • Nouvelles actions par lot pour modifier les étiquettes sur les courriers, et modifier les expéditeurs ou destinataires. Voir ici.

  • Pouvoir relancer la génération de la prévisualisation d’un courrier, si celle-ci ne s’est pas faite correctement. Voir ici.

Les améliorations :

  • Sélection directe d’un utilisateur assigné sans passer par la modification d’un courrier.

  • Suppression de la barre verte d’édition pour alléger l’interface. L’action de modifier est maintenant sur la même ligne que les autres actions.

  • Ajout d’informations dans la recherche d’un contact, en plus du titre.

  • Réorganisation de l’ordre des champs d’une fiche courrier par défaut.

  • A l’ajout d’un nouvel utilisateur dans un groupe, des actions sont effectuées automatiquement : la création de sa fiche personnelle, l’étiquette “Lu” sur tous les courriers en copie d’une date antérieure, etc.