5.4. Gestion de ses services

La gestion de ses services se fait via la configuration du site, dans la sous-section intitulée « Configuration des groupes plone via contact ».

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Une fois le lien cliqué, la page suivante apparaît.

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Un premier tableau présente les services déjà définis dans le système (voir point suivant):

  • à gauche ceux désactivés (disponibles pour activation)

  • à droite ceux déjà activés

Il faut utiliser les flèches horizontales pour activer ou désactiver des services. Les flèches verticales permettent de monter ou descendre les services sélectionnés car c’est l’ordre défini à cet endroit qui fixe l’ordre des listes déroulantes utilisées sur les courriers ou tâches.

attention Le reste des options est présenté pour information mais elles ne doivent pas être modifiées sous peine de dysfonctionnement !

Un second tableau liste les fonctions possibles (rôles) par service.

  • encodeur (Créateur CS) : fonction de création d’un courrier sortant pour le service

  • lecteur : fonction de consultation pour le service

  • éditeur : fonction de traitement pour le service (courrier entrant et tâche)

Si des niveaux de validation sont activés:

  • N+1 : fonction de validation de niveau 1 pour le service

  • N+x : fonction de validation de niveau x pour le service

A partir du moment où les modifications sont enregistrées, des groupes Plone correspondants sont créés dans l’application, groupes qui vont pouvoir accueillir des utilisateurs. Voir la Gestion des utilisateurs

Une dernière option « Groupes globaux gérables par l’utilisateur » permet de sélectionner les groupes pour lesquels les utilisateurs pourront eux-mêmes ajouter et enlever un utilisateur faisant fonction, pendant une absence par exemple.

Création des services

Le lien situé en haut à droite de la page et intitulé « Lien vers mon organisation » permet de se rendre à l’endroit de l’annuaire où il est possible de définir une hiérarchie de département / service.

Cette page est la suivante:

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Il faut passer par le menu « Ajouter » pour rajouter une organisation et définir ainsi sa structure de services, en plusieurs niveaux si besoin.

attention Quand vous venez de créer une organisation, vous êtes sur cette dernière. Si vous cliquez sur « Ajouter », le nouvel élement le sera sous cette organisation. Pour ajouter un élément « frère », il faut donc, avant l’ajout, remonter d’un niveau via le fil d’Ariane!

Une fois définies, ces organisations vont apparaître en tant que services dans la page de configuration « Configuration des groupes plone via contact ». astuce C’est dans cette dernière page (toujours ouverte dans l’onglet précédent du navigateur), que vous pourrez activer les nouveaux services, comme expliqué dans le point précédent.

Gestion du personnel interne

Le lien situé en haut à droite de la page et intitulé « Lien vers mon personnel » permet de se rendre à l’endroit de l’annuaire où il est possible de définir les personnes internes et leurs fonctions dans l’organisation. Ces éléments sont utilisés pour les courriers sortants afin de gérer les informations d’un expéditeur de courrier qui pourront être intégrées dans les modèles générés (par exemple l’email ou le téléphone d’un agent).

Le lien mène à la page suivante:

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astuce La création d’une personne et de sa fonction occupée est faite automatiquement dès que l’on rajoute un utilisateur dans un groupe « Créateur CS ». Le mieux est donc de gérer les droits des utilisateurs avant de venir compléter des informations éventuelles dans cette partie.

attention Comme pour une personne externe, la notion de personne correspond à une personne physique privée, dont les champs contiennent ses coordonnées privées, en tant que particulier. Les données professionnelles doivent être définies dans la fonction occupée associée.

La particularité sur une personne interne est de pouvoir, via le champ « Identifiant Plone », choisir l’identifiant de l’utilisateur Plone correspondant.

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Après ajout/sélection d’une personne, on peut la visualiser et ajouter/éditer une fonction occupée par service. C’est dans cette dernière qu’on ajoutera par exemple le téléphone de l’agent, son intitulé de fonction, etc.

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Gestion dans le temps des services

Renommage d’un service

Il suffit de renommer l’élément « organisation » situé dans votre organisation et tout est adapté: les groupes Plone associés et les fiches courrier et tâches.

Désactivation d’un service

Si un service repasse à gauche dans la « Configuration des groupes plone via contact », il est désactivé (ne pas oublier d’enregistrer la page). Cela signifie qu’il n’apparait plus dans la liste des services sélectionnables dans les fiches. Les groupes Plone associés au service désactivé restent intacts. Cela signifie que les fiches courrier existantes contiendront toujours le service désactivé et les droits associés.

Fusion de services

La façon de faire dépend de la situation qu’on veut:

  1. On fusionne 2 services pour n’en faire qu’un. Les anciennes fiches (et tâches) sont adaptées pour que le service associé soit le fusionné. Les droits sur ces fiches correspondent aux droits du service fusionné.

  2. On fusionne 2 services pour n’en faire qu’un mais on veut garder les 2 services distincts pour les fiches courrier et tâches existantes.

Prenons comme exemple 2 services: « E-C » et « Pop » qui fusionnent pour devenir « E-C et Pop ». Il faut travailler en administrateur.

  1. Voici les étapes à effectuer pour le premier cas

  • Renommer un des deux services avec le nouveau nom: « E-C » => « E-C et Pop »

  • Dans les groupes Plone, placer chaque utilisateur qui était dans « Pop (editeur) »  dans « E-C et Pop (editeur) ». Cela pour tous les sous-groupes. Tous les groupes « Pop (…) » peuvent être vidés.

  • Dans le tableau de bord « Tout » pour chaque type d’élément, filtrer à tour de rôle sur les champs « Service traitant », « Service en copie », etc. Chercher dans notre cas sur « Pop » et utiliser les boutons d’action par lot « Changer le service traitant » ou « Changer les services en copie » (action « remplacer des éléments par d’autres ») suivant le filtre utilisé.

  • Désactiver le service « Pop » (le faire passer à gauche dans la config) et enregistrer

  • Effacer le service « Pop » dans son organisation.

  • Adapter éventuellement le « personnel interne » pour les utilisateurs concernés

  1. Voici les étapes à effectuer pour le deuxième cas

  • Créer un nouveau service avec le nouveau nom « E-C et Pop »

  • Activer le nouveau service (le faire passer à droite) et désactiver les 2 anciens (les faire passer à gauche) et enregistrer

  • Configurer les utilisateurs dans les groupes Plone

  • Adapter éventuellement le « personnel interne » pour les utilisateurs concernés

Suppression d’un service

Avant de pouvoir supprimer un service, il est nécessaire de corriger tous les éléments associés:

  1. les fiches courrier (entrant et sortant) : où le service peut être sélectionné dans les champs « service traitant » ou « service en copie », où une fonction occupée du service peut être associée au courrier sortant

  2. les tâches : sur le champ « groupe assigné »

  3. le personnel interne : où une fonction occupée peut être liée au service et ces fonctions associées à des courriers sortants

  4. Enlever les utilisateurs des groupes du service

  5. Désactiver le service via « Configuration des groupes Plone via Contact »

  6. Supprimer les groupes Plone

  7. Supprimer l’organisation

La recherche des fiches ou tâches associées à un service se fait via les recherches avancées dans chacun des onglets:

  • Dans le tableau de bord « Tout » pour chaque type d’élément, filtrer à tour de rôle sur les champs « Service traitant », « Service en copie », etc. Sélectionner le service pour la recherche et utiliser les boutons d’action par lot « Changer le service traitant » ou « Changer les services en copie » (action « remplacer des éléments par d’autres ») suivant le filtre utilisé.

  • Pour le personnel interne, les fonctions occupées sont listées sur le service lui-même (dans votre organisation). Il faut d’abord vérifier pour le courrier sortant (via la recherche « Tout ») que la fonction occupée n’est pas utilisée dans une fiche comme expéditeur. Si c’est le cas, il faut d’abord la corriger. Ensuite il faut supprimer/modifier la fonction occupée pour ne plus la lier au service.