5.5. Gestion des utilisateurs

Il est nécessaire de créer un utilisateur dans le système pour chaque personne qui doit se connecter à l’outil. Chaque personne doit donc avoir ses propres données d’authentification. Il est également nécessaire de définir les droits qu’il va avoir. Cela se fait en rajoutant l’utilisateur dans un groupe particulier (voir plus bas), au moment de sa création ou par après. La création d’un utilisateur doit se faire par un administrateur du système, via la configuration du site, partie « Utilisateurs et groupes ».

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  • Le bouton « !Ajouter » permet d’ajouter un nouvel utilisateur.

  • Pour modifier un utilisateur existant ou ses droits, il faur cliquer sur son nom.

attention il ne faut rien cocher dans le tableau général, ni pour les utilisateurs, ni pour les groupes, sous peine de dysfonctionnement.

L’onglet « Groupes » permet de lister les groupes.

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Plusieurs groupes globaux sont définis:

  • « 1 Directeur général » : groupe qui va contenir les utilisateurs ayant le rôle de directeur général (première validation des courriers entrants).

  • « 1 Encodeurs courrier entrant » : groupe qui va contenir les utilisateurs encodeurs de courrier entrant (les personnes faisant l’indicatage).

  • « 1 Expédition courrier sortant » : groupe qui va contenir les utilisateurs gérant l’envoi des courriers sortants et indicatant les courriers sortants d’autres applications.

  • « 2 Lecteurs Globaux CE » : groupe qui va contenir les personnes ayant un rôle automatique de lecteur sur tous les courriers entrants.

Les autres groupes sont ceux correspondant aux services activés pour votre organisation et suffixés chacun par les fonctions configurées (Voir ici).

attention Il ne faut pas créer de groupes vous-mêmes manuellement sous peine de dysfonctionnement.

Attribution de rôles

Pour donner des rôles particuliers aux utilisateurs, il faut donc placer chacun dans un ou plusieurs groupes (globaux ou par service).

La meilleur façon de procéder est la suivante:

  1. en partant du listing utilisateur, on le recherche et on clique sur son nom

  2. dans la vue utilisateur, on trouvera dans la barre verte un onglet « Groupes de l’utilisateur » qui permet de lister les groupes actuels de l’utilisateur, de lui en retirer et de lui en ajouter si nécessaire (comme le montre l’image ci-dessous)

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Suppression de rôles

Il faut simplement retirer l’utilisateur des groupes globaux ou des groupes liés à un service. Le plus simple est de partir de l’utilisateur et via le sous-onglet « Groupes de l’utilisateur », lui retirer tous ces groupes (hormis « Authenticated Users »).

Désactivation d’un utilisateur

Quand un utilisateur ne fait plus partie de votre organisation, voici les étapes à suivre.

attention Il ne faut jamais supprimer un utilisateur qui a déjà fait des manipulations dans l’outil.

L’important est donc de lui enlever ses rôles et son accès à l’application :

  1. Se rendre dans la « configuration du site » > « Utilisateurs et groupes »

  2. Chercher l’utilisateur dans la liste et cliquer sur son profil

  3. Changer son adresse email, ce qui va l’empêcher de réinitialiser son mot de passe. Nous conseillons de mettre toujours le même email dans ce cas, comme cela vous pouvez rechercher les utilisateurs désactivés par cet email. L’email ne doit pas forcément exister, par exemple : desactive@macommune.be

  4. Supprimer tous les rôles de l’utilisateur (voir point ci-dessus), donc l’enlever de tous les groupes (via l’onglet groupes), ce qui va le retirer des listes de sélection dans les fiches courriers.

  5. Réinitialiser le mot de passe de l’utilisateur via le listing général du début: cocher la colonne « Réinitialiser le mot de passe » pour cet utilisateur et cliquer sur le bouton « Appliquer les changements ».