5.7. Importation des contacts

Il est possible d’importer des contacts dans l’application pour les 3 types d’éléments: organisation, personne et fonction occupée.

Pour ce faire, vous pouvez demander à l’équipe iMio un fichier excel (dernière version du fichier = 8) qui est déjà préformaté et contenant les colonnes à remplir. Après nous avoir renvoyé ce fichier rempli, nous pourrons importer nous-mêmes les contacts s’il n’y a pas d’erreurs.

apercu_import Apercu du fichier d’importation des contacts

Ce fichier possède 3 feuilles, une pour chaque type de contact : organisations, personnes et fonction occupées. Il n’est pas nécessaire de remplir toutes les feuilles. Pour importer des organisations ou des personnes, seuls ces feuilles doivent être utilisées. Par contre, pour importer des fonctions occupées, il faut remplir aussi les organisations et les personnes qui y sont liées!

attention Il est impératif de suivre quelques règles pour ne pas générer d’erreurs:

  • Les colonnes indiquées en bleu clair doivent être remplies obligatoirement. Les autres sont optionnelles.

  • L’ID doit être unique au sein de chaque onglet. Il est pré-rempli pour les premières lignes et peut être “étendu” jusqu’à la dernière ligne complétée (il est simplement séquentiel). L’ID permet de lier les éléments entre eux: sous-organisations et organisation, fonction occupée avec personne et organisation).

Un rappel important concernant la distinction entre personne et fonction occupée: les données de contact de la personne (adresse, téléphone, etc) correspondent à ses données privées. Les données de contact de la fonction occupée correspondent, elles, aux données professionnelles.

Si les données professionnelles (tél, email, etc.) d’une fonction occupée ne sont pas renseignées, l’application utilisera dans les documents les données de l’organisation dont elle fait partie. Il est donc inutile de recopier les données de l’organisation sur des fonctions occupées si ces données sont les mêmes. Il faut cependant mettre “1” dans la colonne “Util adr parent” si l’on veut utiliser l’adresse de l’organisation.

Certaines données à remplir sont évidentes. Cependant, vous trouverez ci-dessous certaines particularités :

  • ID Parent (organisation) : En cas de sous-organisation (exemple: un service au sein d’une administration), il faut ici indiquer l’ID de l’organisation parent.

  • ID PERS (fonct. occup.) : Il faut impérativement indiquer l’ID d’une personne dans sa fonction occupée pour pouvoir lier les deux ensembles.

  • ID ORGA (fonct. occup.) : L’ID de l’organisation ou la personne occupe une fonction.

  • Début/Fin fonction (fonct. occup.) : Rarement utilisé, mais peut par exemple être utile dans le cas d’une personne occupant par intérim la fonction d’une autre dans un intervalle de temps bien défini.

  • Util adr parent (tous) : 1 pour oui, 0 ou vide pour non. Si l’on utilise cette option, l’adresse du contact parent sera utilisée dans l’adresse de ce contact, même si une adresse est aussi renseignée pour le contact en question.

  • Numéro de l’adresse : il s’agit du numéro ET de la boîte éventuelle

  • Complément d’adresse : il s’agit d’une information complémentaire à l’adresse comme le bâtiment ou l’étage (qui sera affichée dans un courrier cortant entre le nom et la rue du destinataire, comme voulu par la poste)

  • Tél, Tél portable, Fax (tous) : uniquement des chiffres

  • TVA (organisation) : uniquement lettres et chiffres

  • Pays (tous) : seulement si l’adresse n’est pas en belgique

  • UID (tous) : Cette colonne ne doit pas être remplie manuellement. Elle est seulement complétée lorsque l’on a d’abord effectué un export des contacts depuis iA.Docs. On peut alors retravailler ce fichier avant de le ré-importer, pour mettre à jour les contacts déjà existants.

  • Contact Interne (tous) : indique s’il s’agit d’un contact interne. 1 pour oui, 0 ou vide pour non. Laisser vide par défaut.

Après avoir rempli correctement le fichier, vous pouvez nous le renvoyer pour que nous puissions procéder à l’import des contacts dans l’application.

Il est également possible d’exporter l’annuaire de contacts existant, ce qui va produire un fichier ods au même format que spécifié ci-dessus. En modifiant les données de ce fichier, on peut alors mettre à jour les informations des contacts existants lors de l’importation.