5.3. Options propres aux courriers

Dans la configuration du site se trouve deux liens de configuration du courrier:

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Configuration du courrier

Cette première configuration est séparée en 2 onglets : Courrier entrant et Courrier sortant.

Courrier entrant

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Cet écran permet de :

  • modifier le numéro du prochain courrier entrant. Ce compteur est géré automatiquement mais peut être modifié si nécessaire.

  • configurer le format de la référence interne qui va être utilisée dans chaque nouveau courrier entrant. Par exemple l’expression « python:’E%s-%04d’ % (date.strftime(’%Y’), int(number)) » produira comme valeur « E2020-0001 ».

Courrier sortant

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Cet écran permet de :

  • modifier le numéro du prochain courrier sortant. Ce compteur est géré automatiquement mais peut être modifié si nécessaire.

  • configurer le format de la référence interne qui va être utilisée dans chaque nouveau courrier sortant.

  • choisir la préférence d’affichage du champ « référence internes » en édition

    • Toujours montrer

    • Toujours cacher (valeur par défaut)

    • Montrer uniquement en cas de réponse

  • indiquer si on veut incrémenter automatiquement la référence interne. Cette option et la précédente sont liées et permettent à l’agent de gérer sa propre référence plutôt que de laisser le système la générer automatiquement.

  • Cocher si la date du courrier sera par défaut la date du jour.

Configuration du courrier 2

Cette deuxième configuration est séparé en plusieurs onglets: Courrier entrant, Email entrant, Courrier sortant, Contacts, Général.

Courrier entrant

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Cet écran permet de définir:

  • les types de courrier listés dans le formulaire d’édition d’un courrier entrant. La valeur stockée est l’identifiant stocké sur le courrier. L’intitulé est ce qui est montré à l’écran. attention Une fois que l’outil est utilisé en production, il ne faut plus modifier la valeur stockée, ni effacer une ligne du tableau. L’intitulé peut lui toujours être modifié. On peut désactiver un élément en décochant la colonne « Activé ».

  • la vérification sur l’utilisateur assigné avant de proposer le courrier entrant à l’agent. 3 valeurs sont possibles:

    • Utilisateur assigné non obligatoire

    • Utilisateur obligatoire seulement au niveau n+1 (valeur par défaut)

    • Utilisateur assigné toujours obligatoire

    Si l’utilisateur assigné est obligatoire, il ne sera pas possible de proposer le courrier à l’agent sans un utilisateur assigné.

  • l’activation d’une obligation de date de courrier (champ « Date du courrier »).

  • une échéance par défaut, en nombre de jours. Si l’option n’est pas à 0, les courriers entrants auront par défaut une date d’échéance pour traitement équivalente à la date du jour + cette valeur.

  • les états pour lesquels l’icône remark_icon (indiquant que le champ « Description de la tâche » n’est pas vide) est affichée dans le tableau de bord.

  • l’affichage des champs sur la fiche. Les champs listés dans le tableau sont considérés. Ceux non listés sont mentionnés en vert au-dessus du tableau et jamais affichés sur la fiche courrier. L’ordre peut être modifié via les flèches haut et bas du tableau. Il est possible de conditionner l’affichage des champs (nous contacter pour cela)

  • l’activation de plusieurs groupes d’indicatage (nous contacter pour cela). Voir ici pour plus d’infos

Email entrant

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Cet écran permet de définir:

  • l’étape jusqu’à laquelle un email transféré par un agent va essayer d’aller. Cela dépend principalement du fait d’avoir pu déterminer un service traitant associé à l’agent qui aura transmis l’email. Sans cela, l’email restera en création. Les valeurs possibles sont:

    • Un mail transféré manuellement va rester au niveau de la création

    • Un mail transféré manuellement va aller jusqu’au niveau directeur général

    • Un mail transféré manuellement va aller jusqu’au plus haut niveau N+, sinon jusqu’à l’agent

    • Un mail transféré manuellement va aller jusqu’au plus bas niveau N+, sinon jusqu’à l’agent

    • Un mail transféré manuellement va aller jusqu’au niveau agent

Courrier sortant

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Cet écran permet de définir:

  • les types de courrier listés dans le formulaire d’édition d’un courrier sortant. La valeur stockée est l’identifiant stocké sur le courrier. L’intitulé est ce qui est montré à l’écran. attention Une fois que l’outil est utilisé en production, il ne faut plus modifier la valeur stockée, ni effacer une ligne du tableau. L’intitulé peut lui toujours être modifié. On peut désactiver un élément en décochant la colonne « Activé ».

  • les états pour lesquels l’icône remark_icon (indiquant que le champ « Description de la tâche » n’est pas vide) est affichée dans le tableau de bord.

  • le préfixe de l’intitulé d’une réponse. Par défaut, l’intitulé d’une fiche courrier sortant en cas de réponse est l’intitulé de la fiche courrier entrant, préfixé par cette valeur.

  • l’obligation du format odt pour le fichier ged attaché Si l’option est cochée, seul un fichier odt ou pdf pourra être uploadé. Si on décoche l’option, l’impression par lot n’est plus possible dans l’application.

  • le tri sur le prénom dans la liste d’expéditeurs.

  • le droit aux rédacteurs de courrier sortant d’éditer les modèles bureautiques de leur service

  • le droit aux rédacteurs de courrier sortant d’éditer les modèles d’email de leur service

  • le format du nom de l’utilisateur qui est utilisé pour créer la fonction interne d’un utilisateur ajouté dans un groupe « Créateur CS ».

  • les formes d’envoi d’un courrier listés dans le formulaire d’édition d’une fiche La valeur stockée est l’identifiant stocké sur le courrier. L’intitulé est ce qui est montré à l’écran. attention La valeur stockée suit une logique. Tout ce qui commence par « email » déclenchera la fonctionnalité d’envoi par email. Les autres formes doivent commencer par « post ». attention Une fois que l’outil est utilisé en production, il ne faut plus modifier la valeur stockée, ni effacer une ligne du tableau. L’intitulé peut lui toujours être modifié. On peut désactiver un élément en décochant la colonne « Activé ».

  • le fait de clôturer automatiquement la fiche quand l’email est envoyé

  • le fait de placer l’email de l’expéditeur dans la partie « Répondre à » de l’email. Cela est nécessaire quand le serveur de mail n’accepte pas d’envoyer avec un expéditeur différent de celui servant à la connexion

  • la valeur par défaut de l’email d’expédition (proposé lors de la rédaction d’un email).

    • soit l’email de la fonction occupée sélectionné comme expéditeur sur la fiche

    • soit l’email trouvé sur le service de la fonction occupée (ou le premier email trouvé en remontant dans l’arborescence interne des services

  • le modèle de la signature email. attention Le modèle de la signature email doit être modifié via le bouton Source sous peine de casser la signature (nous contacter pour cela)

  • l’affichage des champs sur la fiche. Les champs listés dans le tableau sont considérés. Ceux non listés sont mentionnés en vert au-dessus du tableau et jamais affichés sur la fiche courrier. L’ordre peut être modifié via les flèches haut et bas du tableau. Il est possible de conditionner l’affichage des champs (nous contacter pour cela)

  • l’activation de plusieurs groupes d’indicatage (nous contacter pour cela). Voir ici pour plus d’infos

Contacts

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Cet écran permet de définir:

  • qu’un utilisateur puisse voir, depuis un contact, les intitulés de tous les courriers sans exception, même ceux auxquels il ne peut pas accéder.

  • l’activation de plusieurs groupes d’indicatage (nous contacter pour cela). Voir ici pour plus d’infos

Général

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Cet écran permet de définir:

  • les services à ne pas afficher dans les filtres des tableaux de bord. Particulièrement des services qui auraient été désactivés par exemple. Il faut faire passer ces derniers à droite pour ne pas les afficher.

  • les utilisateurs à ne pas afficher dans les filtres des tableaux de bord.