1.1. Présentation fonctionnelle

En quoi consiste l’outil ?

L’activité s’articule autour du processus de gestion des courriers.

L’application contient actuellement les fonctionnalités suivantes:

  • Création d’une fiche courrier entrant

    • automatiquement après avoir scanné les courriers, avec un code barre séparateur collé sur la première page de chaque courrier

    • automatiquement par transfert manuel d’un email et/ou par arrivée d’un email dans une boîte sélectionnée

    • manuellement avec la possibilité d’associer ensuite un document scanné

  • Création d’une fiche courrier sortant

    • en réponse à un courrier entrant avec reprise des données encodées sur l’entrant

    • manuellement avec la possibilité d’associer ensuite un document au format bureautique qui peut être généré à partir d’un modèle prédéfini

    • automatiquement après avoir scanné les courriers, avec un code barre séparateur collé sur la première page de chaque courrier (par exemple un courrier généré par une autre application, déjà imprimé et signé)

  • Sélection de la forme d’envoi du courrier sortant. Si l’email est sélectionné, il est possible de rédiger l’email depuis un modèle, d’y intégrer la signature de l’agent et d’expédier l’email

  • Pour les documents injectés depuis le scanner, la fiche courrier (entrant ou sortant) est complétée en se basant sur la prévisualisation du document scanné et la possibilité de glisser/déplacer depuis le texte océrisé

  • L’utilisation d’un modèle de courrier sortant a comme avantage de gérer automatiquement

    • la fusion de données,

    • l’impression en lot,

    • l’intégration d’un code-barre

    • le publipostage

  • Le code barre intégré dans le courrier sortant généré permet d’effectuer un scan des documents après signature. Cela automatise les opérations suivantes :

    • la sauvegarde de la version signée du document dans la fiche courrier sortant

    • l’enregistrement de la date d’expédition

    • la clôture de la fiche courrier sortant

  • Recherches prédéfinies suivant les actions à effectuer et l’état des courriers, avec indication du nombre d’éléments « à traiter »

  • Affichage des résultats dans un tableau dynamique avec filtres modifiables, tri, pagination, colonne d’actions, actions par lot, etc

  • Assignation d’un service traitant, des services en copie et gestion de tâches (qui peuvent aussi être assignées à d’autres services)

  • Choix d’un utilisateur responsable au sein du service traitant ou sur une tâche, ainsi qu’une date d’échéance

  • Gestion des contacts (expéditeurs, destinataires, liste de contacts)

  • Workflow de validation configurable (de n+1 à n+5) et variable suivant les services

  • Lien avec iA.Delib: création d’un point depuis une fiche courrier

  • Possibilité d’avancer élément par élément depuis les résultats d’une recherche

  • Visualisation d’un courrier sans téléchargement de la pièce originale (facilité de visualisation sur tablette)

  • etc.