3.2. Les différentes façons de gérer le courrier sortant

Le logiciel pourra s’adapter à différentes formes d’organisation.

Pour rappel, le courrier sortant peut se présenter sous 3 formes différentes:

  1. une réponse à un courrier entrant dont le document est généré par l’application Voir ici

  2. un nouveau courrier sortant dont le document est généré par l’application Voir ici

  3. une fiche à indicater correspondant à un scan de courrier produit par une autre application Voir ici

Ces 3 formes se résument à deux cas concernant le document généré

Le document est généré par notre application

Dans ce cas, le document généré contient un code-barre. Cela permet, après signature manuscrite du courrier, de scanner à nouveau ce dernier. Le système, grâce au code-barre, pourra rattacher ce scan avec la fiche courrier sortant correspondante.

Il se passe alors automatiquement 3 choses:

  • la version signée et scannée du document est placée dans la fiche

  • la date d’expédition est fixée à la date de scan

  • la fiche est mise dans l’état « Envoyé »

En pratique on rencontre plusieurs modes d’organisation:

Une centralisation à l’expédition

Les courriers, une fois signés, ne retournent pas vers les services. Les pièces annexes ont été fournies avec les signataires et le service expédition peut mettre tout sous enveloppe, après avoir scanné la version signée. Grâce à l’automatisation décrite ci-dessus, les services traitants n’ont plus rien à faire.

Un scan uniquement

Les courriers après signature sont scanné par le service accueil (ou par chaque service traitant si le poste de scan n’est pas dédié à une personne attitrée) et les courriers retournent après scan vers les services traitants qui mettent sous enveloppe avec les annexes.

Pas de scan

Les courriers signés retournent directement vers les services. Ceux-ci devront effectuer dans le logiciel les opérations suivantes:

  • définir une date d’expédition dans les fiches correspondantes (possible en lot)

  • mettre ces dernières dans l’état « Envoyé »

Pour cela, nous devrons modifier les permissions des agents car la configuration par défaut se base sur une centralisation.

Le document vient d’une autre application

Dans ce cas, il est nécessaire de coller un code-barre autocollant sur le document prêt à être envoyé afin de le scanner et qu’il soit intégré dans l’application iA.docs pour y être référencé.

Il est alors nécessaire d’indicater ces nouveaux courriers, à savoir compléter les fiches créées automatiquement et les mettre dans l’état « Envoyé ».

En pratique on rencontre plusieurs modes d’organisation:

Scan par le service accueil

Les courriers sont scannés et ensuite indicatés par les personnes faisant partie du groupe « 1 Expédition courrier sortant ». Le service traitant correspondant a alors accès à ces fiches en visualisation.

Scan par le service traitant

Les courriers sont scannés par chacun des services. Ceux-ci peuvent eux-mêmes indicater leurs courriers dans l’application.

Il est nécessaire pour cela que nous activions la fonctionnalité de multi-indicatage pour le courrrier sortant.

attention Il n’est actuellement pas possible de gérer des services indicatage différents poour l’entrant et le sortant! Si c’est nécessaire, des développements complémentaires devront être financés et réalisés…