3.1. Définir plusieurs services d’indicatage

Introduction

Disposer de plusieurs services d’indicatage différents permet de distinguer les droits de chacun, ce qui peut être intéressant pour les cas suivants:

  • on veut gérer de la confidentialité pour des services, sans que les indicateurs globaux ne voient ces courriers (pour les sanctions communales par exemple)

  • on veut gérer plusieurs points de scan différents (donc chacun ayant son scanner) et permettre un indicatage séparé pour chacun

  • on veut gérer plusieurs services indicateurs différents, même s’il n’y a qu’un scanner (pour scanner le courrier sortant par exemple)

Deux étapes de configuration sont nécéssaires pour y arriver:

  • la modification des travaux dans Kofax Express (logiciel scanner)

  • l’activation de la fonctionnalité dans iA.docs et les changements de droits éventuels.

Configuration

Kofax Express

Nous allons rajouter 2 champs d’index supplémentaires:

  • Service indicateur: composé d’une liste déroulante reprenant les services indicateurs définis dans iA.docs

  • Service traitant: composé d’une autre liste déroulante reprenant les services traitans définis dans iA.docs

attention À chaque modification dans iA.docs de la liste des services indicateurs ou traitants, il sera nécessaire de recopier manuellement cette liste dans Kofax Express. Cette liste peut être générée dans la « Configuration des groupes plone via contact » via le lien « Listing des services pour kofax ».

iA.docs

attention Cette configuration doit uniquement être faite par Imio. Même si le panneau de configuration contient ces options, nous activerons nous-mêmes ce qui est strictement nécessaire à vos besoins.

Comme vu dans la partie Configuration du courrier 2, l’option nommée « Activation de plusieurs groupes d’indicatage » se situent dans les 3 onglets de cette configuration (« Courrier entrant », « Courrier sortant », « Contacts »). Chaque option est indépendante des autres et a un effet différent.

L’activation va ajouter:

  • une nouvelle fonction nommée « Indicateur du service », avec des droits spécifiques

  • un nouveau champ « Service indicateur »

  • un nouveau filtre avancé « Service indicateur »

  • pour la partie « Contacts », une nouvelle fonction nommée « Contacts par défaut »

  • pour la partie « Contacts », une nouvelle option sur les champs de type « contact »

Utilisation

Kofax Express

2 cas se présentent:

  • S’il y a plusieurs points de scan, chacun aura déjà dans son travail le service indicateur renseigné par défaut

  • Sinon c’est l’utilisateur qui devra choisir, dans la partie Indexation, un service indicateur (et/ou traitant) sur le premier courrier, et ensuite avec la flèche droite passer d’un courrier à l’autre pour que cette valeur soit reprise

iA.docs

Si l’option est activée dans la partie « Courrier entrant » ou « Courrier sortant », un nouveau champ fera partie du formulaire d’édition dans la fiche et sera déjà complété après importation depuis le scanner.

image1

Ce champ est nommé « groupe indicateur ».

Si l’option est activée dans la partie « Contacts », le même champ sera disponible dans le formulaire d’édition d’un contact afin d’indiquer qui le gère.

attention Un contact géré par un autre service est quand même visible et utilisable par tout utilisateur du logiciel.

Cependant, dans le « widget » de sélection d’un contact, l’utilisateur pourra choisir dans quelle partie de l’annuaire il veut chercher. Par exemple dans la fiche d’un courrier entrant:

image2

astuce Il y a moyen de configurer pour chaque utilisateur une valeur par défaut pour ce filtre.