2.12. Gestion de dossiers

Généralités

Cette fonctionnalité permet de regrouper dans un même « dossier » différents éléments (actuellement des courriers).

Les dossiers peuvent être structurés en 2 niveaux:

  • le premier niveau qu’on appelle « Farde »

  • le sous-niveau qu’on appelle « Chemise »

Le dossier va également pouvoir être lié à un ou plusieurs codes de classement.

Une fois que des codes de classement et des dossiers ont été créés ou importés, il est possible de sélectionner sur les courriers entrant ou sortant chacune de ces notions, via des champs distinct:

  • Codes de classement, qui détermine le thème général de la fiche courrier

  • Dossiers, qui indique donc le dossier correspondant

Arbre de classement

Via l’onglet « Arbre de classement » (visible par défaut uniquement aux administrateurs), on peut accéder à l’architecture de classement des courriers. Ce dossier permet de créer une structure hiérarchisée de codes de classement.

Pour ce faire, on peut utiliser une taxonomie interne ou s’orienter vers un système de classification plus standardisé:

Un code de classement est caractérisé par les attributs suivants:

  • Identifiant, définissant le code unique

  • Nom, pour l’intitulé

  • Informations, pour des informations complémentaires

Outre la possibilité de créer un code manuellement (via le bouton « ajouter un code »), il est aussi possible d'importer une structure de classement complexe à partir d’un fichier .csv (fichier texte tabulé avec un séparateur).

Dossiers

Via l’onglet « Dossiers », on peut accéder à la structure des dossiers. Comme les dossiers sont liés à des services, un utilisateur ne verra par défaut que les dossiers de son service ou les dossiers mis en copie.

Un dossier est caractérisé par les attributs suivants:

  • Titre, pour l’intitulé

  • Identifiant unique, qui peut être utilisé comme référence

  • Codes de classement, les codes associés (le premier étant le principal)

  • Service traitant, le service gestionnaire principal du dossier

  • Services en copie, les services pouvant visualiser le dossier

  • Informations, pour des informations complémentaires

  • Archivé, si le dossier est passé physiquement dans les archives

Il est possible de créer manuellement:

  • une farde, via l’icône « Créer un farde » dans la colonne de gauche

  • une chemise, quand on est sur une farde, via le bouton « Ajouter » de la barre de boutons

Il est aussi possible d'importer une structure de dossiers à partir d’un fichier .csv (fichier texte tabulé avec un séparateur).

Le tableau de bord des dossiers comprend:

  • Un titre, précédé d’un icone spécifiant la nature de ce dossier (Farde ou chemise)

  • Un identifiant unique (Exemple: La farde n°1 « Structure des services publics » possède l’identifiant unique « F0001 »)

  • Un code de classement se rapportant à la structure définie dans l’arbre de classement

  • Un service traitant permettant de définir le service gestionnaire du dossier

  • Les services en copie, pour donner un droit de lecture

Les critères du tableau de bord sont:

  • rechercher, dans les titres des Fardes et Chemises

  • classification code, sur un code de classement