2.10. Gestion des modèles

Tableau des modèles

Via l’onglet « Modèles », on peut accéder à 2 sous-dossiers:

• Courrier sortant: contenant les modèles de documents bureautiques

• Email sortant: contenant les petits modèles de texte insérables dans le corps de texte d’un email sortant

La partie abordée ci-dessous concerne le courrier sortant.

La gestion pour l’email sortant est similaire quant à la logique de gestion par service.

Une fois dans le sous-dossier « Courrier sortant », un tableau unique liste les modèles présents dans tous les sous-niveaux (indiqué par le colonne « Chemin relatif »).

Colonnes du tableau

• Sélection pour les actions par lot

• Titre : intitulé du modèle défini

• Chemin relatif : intitulé du sous-dossier contenant le modèle

  • « - » : dans le dossier principal qui est accessible par tous les utilisateurs

  • « Modèles communs » : sous-dossier prédéfini permettant d’y placer aussi des modèles communs à tous les services.

  • « par service » : sous-dossier automatiquement ajouté pour chaque service activé dans la configuration, avec des droits privés attribués aux utilisateurs du service (« Créateur CS »). Donc les modèles privés ne sont visibles que par le service lui-même.

• Activé : statut actif, inactif ou sans objet (-). Un modèle inactif ne sera pas proposé aux utilisateurs

• Statut : statut sur la modification du modèle par rapport à la version installée

• Formats : format de génération défini sur le modèle.

• État : état du modèle. Ce qui est « publié en interne » est visible par tous les utilisateurs. Ce qui est « privé » non, uniquement par service si le chemin relatif est un service.

• Actions : différentes actions possibles pour la ligne du tableau

Les modèles par défaut

• Un modèle nommé « Pour impression », servant à imprimer des courriers en lot.

• Un modèle de style nommé « Styles de base »: c’est une feuille de style qui va définir les différents styles utilisés par les autres modèles (police de caractère, taille, alignement, etc).

• Plusieurs sous-modèles nommés:

  • « Sous-document d’entête »

  • « Sous-document de pied de page »

  • « Sous-document d’introduction »

  • « Sous-document de fin »

  Chaque sous-modèle est une partie de document qui sera incorporée dans le document final généré et qui est commune à tous les documents. Les sous-modèles contiennent du code informatique qui intègre les données encodées dans la fiche courrier: expéditeur, destinataire, date, téléphone, etc. Vous ne devez pas les modifier vous-mêmes.

• Un modèle nommé « Publipostage »

• Un modèle nommé « Modèle de base » : c’est le document type qui va servir de base à tous les autres modèles de documents que vous allez réaliser.

Modification des modèles

Principe de gestion des modèles

Après réception par IMIO du canevas général d’une lettre type, nous modifions les modèles par défaut afin d’obtenir exactement le même résultat. Une fois cette première étape effectuée, les gestionnaires de modèle peuvent dupliquer le modèle de base, au niveau principal ou dans un sous-dossier:

• si aucun modèle n’est encore défini dans un sous-dossier (donc ce dernier n’est pas encore affiché dans la colonne « Chemin relatif »), il faut passer par l’action en bas de tableau « Copier par lot » après avoir sélectionné uniquement le modèle de base !

• si le sous-dossier est déjà affiché dans la colonne « Chemin relatif », on peut cliquer sur l’icône « copier » dans la dernière colonne de la ligne « Modèle de base » et ensuite sur l’icône « Coller » dans la dernière colonne d’une ligne correspondant au sous-service (ce qui permet de coller spécifiquement dans ce dossier)

Après avoir collé un modèle dans le dossier d’un service, il faut laisser le modèle dans l’état « privé » afin que ce dernier ne soit visible que par le service lui-même.

Barre supérieure d’actions

Ces actions concernent le dossier « Courrier sortant ». Elles n’agissent en aucune façon sur le contenu du tableau des modèles.

Les actions par lot sont toujours situées sous le tableau.

Les actions sur les modèles

Il est possible d’effectuer deux types d’actions sur les modèles: les actions pour un modèle en particulier, et les actions pour plusieurs modèles en même temps: les actions par lot.

Récapitulatif des actions par modèle :

• Modifier (crayon jaune) : pour modifier l’élément Plone

• Editeur externe (crayon rouge) : pour modifier directement le document bureautique dans LibreOffice

• De 2 à 4 flèches pour ordonner l’élément dans son dossier (chemin relatif)

• Couper

• Copier

• Coller : visible seulement si un document a d’abord été copié. Le collage se fait dans le dossier affiché comme chemin relatif

• Supprimer

• Renommer : afin de donner un nom distinct pour ce modèle

• Télécharger : le fichier odt du modèle

Récapitulatif des actions par lot :

Il faut d’abord choisir plusieurs modèles via les cases à cocher devant leur noms.

• Changer l’état : permet de changer l’état pour plusieurs modèles sélectionnés. Ne fonctionne pas si on sélectionne des modèles aux états différents.

• Copier par lot : permet de copier les modèles sélectionnés, et de placer directement les copies dans le ou les dossiers de service sélectionnés.

Éditer le document avec LibreOffice

L’action « Éditeur externe » (crayon rouge) permet d’éditer le fichier bureautique lié au modèle, si les Prérequis utilisateur nécessaires ont été installés (ZopeEdit, LibreOffice).

Il ne faut pas modifier les commentaires ou les champs de données (qui contiennent du code informatique pour générer les modèles), mais uniquement le corps de texte.

Après avoir enregistré le document dans LibreOffice, il est mis à jour automatiquement dans l’application. En rechargeant la page du modèle dans l’application, on pourra voir qu’il a été mis à jour.

Modifier les options d’un modèle

L’action « Modifier » (crayon jaune) permet de modifier des options dans le modèle sélectionné.

Par exemple, si on veut utiliser une autre feuille de style ou sous-document, il sera nécessaire de faire la modification dans chaque modèle (principal et dupliqué).

Le modèle de base comprend un tableau qui permet de sélectionner les sous-documents pour construire le modèle. Il ne faut pas modifier les noms de variables mais 7 sélectionner le nom de chaque sous-document à fusionner dans la colonne la plus à gauche, ou encore ajouter ou supprimer des sous-documents à fusionner sur la colonne la plus à droite (avec les symboles + et -). Le pré-rendu doit toujours être à non !

Pour aller plus loin

Dans le cadre de votre création de modèles, vous serez peut-être ammenés à vouloir pousser la logique de vos modèles un peu plus loin.

Pour ce faire, vous pouvez consulter la documentation du module Plone collective.documentgenerator au lien suivant.