2.5. Gestion de tâches

2.5.1. Principe et ajout

2.5.1.1. Principe

La gestion de tâches, incorporées dans le PST, permet de rajouter des tâches à l’intérieur d’une action. Une tâche peut toujours contenir des sous-tâches.

Deux cas de figure se présentent:

  • Tâches internes aux services gestionnaires

Dans ce cas, la gestion des tâches est utilisée au sein des services responsables de l’action afin d’organiser le travail en définissant des tâches et sous tâches vers un ou des agents de ces services

  • Tâches externes aux services gestionnaires

Dans ce cas, des tâches sont définies pour des services autres que les services gestionnaires. Afin de pouvoir traiter correctement la tâche qui leur est assignée, ces services obtiennent le droit de visualisation sur l’action. Ce sont toujours les seuls services gestionnaires qui auront le droit de gestion sur l’action concernée.

2.5.1.2. Ajout d’une tâche

Il est possible d’ajouter une tâche, dans une action ou dans une tâche existante, en passant par le menu “Ajout d’un élément” de la barre verte et en sélectionnant le type d’élément “Tâche”.

La page de création est la suivante.

image22

Les champs à remplir parlent d’eux-mêmes.

Par défaut, la valeur du groupe assigné est identique au parent (action ou tâche).

L’utilisateur assigné peut être sélectionné à la création ou par la suite par le chef de service.

Une fois créé…

image23

Si l’on applique la transition “Mettre à faire”, il y a 2 possibilités:

  • Quand l’utilisateur assigné est déjà défini, l’état devient “À faire” et la tâche est directement visible par l’agent assigné

  • Quand l’utilisateur assigné n’est pas défini, l’état devient “À assigner” et le chef de service doit d’abord choisir un agent, comme montré ci-dessous.

image24

2.5.2. Visualisation d’une tâche

2.5.2.1. Sur une action

Lorsque l’on visualise une action, si elle contient des tâches, un tableau les liste en bas de page.

image25

On y voit l’intitulé de la tâche, le service traitant, l’utilisateur assigné, etc. En cliquant sur l’intitulé, on peut ouvrir la tâche pour la visualiser.

2.5.2.2. Dans le tableau de bord

La dernière partie du menu situé à gauche liste différentes recherches relatives aux tâches.

Après avoir cliqué sur une recherche, le tableau de bord liste les tâches correspondantes, qui peuvent être affinées en utilisant les critères avancés.

image26