9.2. Ajouter un fichier joint dans les actions « Courriel »

Bienvenue dans ce guide pour ajouter un fichier joint dans les actions « Courriel » d’un workflow.

9.2.1. Si le fichier est toujours le même

Ajouter un fichier dans publik

  1. Connectez-vous au back office et rendez-vous dans l’onglet Édition « Guichet citoyen [commune] - Portail »

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  1. Là cliquez sur les 3 petits points en haut à droite et sélectionnez Ressources

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3. Sur cette nouvelle page, vous pouvez transférer des fichiers que vous allez utiliser, Pour se faire cliquer sur Transférer.

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4. Dans le pop-up qui apparait cliquez sur parcourir afin de sélectionner votre image. Une fois cela fait cliquer sur Transférer

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5. Vérifiez que votre fichier a bien été importé et effectuez un clic droit dessus et sélectionnez « Copier l’adresse du lien » conserver celui-ci quelque part.

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Ajouter le fichier dans un mail

  1. Rendez-vous ensuite dans le workflow en question et ajouter une donnée de traitement

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  1. Ajouter un champ fichier avec un libellé.

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  1. Cliquez dessus et donnez-lui un identifiant

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  1. Revenez sur la première page de votre workflow et dans un statut ajouter une action « Webservice »

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Note

Si ce statut est le même que celui qui contient l’action courriel, assurez-vous que l’action webservice soit plus haut que courriel

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  1. Cliquez sur le Webserice, là Dans le champ URL copier coller le lien de votre fichier que vous avez récupéré à l’étape 5

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  1. Toujours sur la même page à Type de réponse choisissez Fichier joint

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12. Juste en dessous remplissez le champ identifiant, votre fichier prendra le nom de cet identifiant lors de l’expédition du courriel

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13. Juste en dessous dans Enregistrer dans les données de traitement choisissez celle que vous avez créé à l’étape 7 et enfin cliquez sur Valider

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  1. Aller dans votre action courriel et dans la liste Fichier attachés sélectionnez le bon et validez.

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9.2.2. Si le fichier est ajouté manuellement par l’agent traitant

  1. Connectez-vous au back office et rendez-vous dans le workflow concerné

  2. Là, choisissez un statut ou ajoutez en un, dans lequel nous allons ajouter le fichier.

Avertissement

N’utilisez pas le même statut que celui où le mail est envoyé

  1. Dans ce statut ajouter une action Fichier joint

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  1. Cliquez sur cette dernière afin de la configurer

  • Dans Par, mettez le rôle ou la fonction qui devra ajouter le fichier

  • Cochez Obligatoire si vous voulez le rendre obligatoire.

  • Attribuez-lui un Identifiant tout en bas

  • Laissez cocher Inclure dans l’historique du formulaire

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  1. Allez ensuite dans l’action courriel dans laquelle vous voulez envoyer un fichier et cliquez sur le petit +

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  1. Dans Fichiers attachés inscrivez

{{ form_attachments_IDENTIFIANT }}

En remplacant IDENTIFIANT par l’identifiant de l’étape 4 (en minuscule, cette fois).

Prudence

Le fichier doit impérativement être joint à l’historique de la demande (c’est une option des actions concernées) pour que cela fonctionne.

Exemple

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Si vous voulez en ajouter un autre cliquez sur Ajouter un fichier attaché

  1. Pour terminer n’oubliez pas de cliquer sur Valider

9.2.3. Si le fichier est généré automatiquement

Prochainement

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