2. Guide du nouvel utilisateur

2.1. Je viens de suivre la formation et je suis perdu. Par où dois-je commencer ?

iMio a déjà installé des formulaires « Population » et « État Civil » sur votre instance, mais ils doivent encore être configurés et testés. C’est ce que nous allons faire dans les étapes suivantes.

Retrouvez également ces différentes étapes dans notre tutoriel vidéo :

2.2. Configurer les formulaires

Dans la fabrique de formulaire, pour chacun des formulaires de « Population » et d’ »État Civil », vous devez retrouver le bloc « Workflow » et y configurer les différents éléments comme ceci :

Workflow

Workflow

Département citoyen (avec redirection MONDOSSIER)

Options

Agent traitant

Agents traitants - Population, État Civil

Validateur PC banking

Agents traitants - Finances

Rôles du demandeur

Citoyen (test)

Rôle pour la saisie back office

Aucun

Vous remarquerez que la case « Options » est vide. Cliquez dessus, vous accéderez à une nouvelle page proposant d’autres options. Voici comment les compléter :

  • Coût du document : indiquez ici le coût de base du document. À ce coût s’ajoutera éventuellement un surcoût selon le motif. N’utilisez que des chiffres et la virgule, pas de symboles !

  • Codes postaux (commune) : listez les différents codes postaux de votre commune séparés par une virgule.

  • Motifs disponibles : laissez-les décochés, cette partie de configuration se fera dans un deuxième temps.

  • Destinations : laissez-les décochés, là encore, cela viendra plus tard.

  • Url du document sur le site de Mon Dossier : pour les certificats, vérifiez que le champ est bien complété comme dans le tableau ci-après. Pour les actes, laissez-le vide.

  • IBAN : renseignez le numéro de compte de votre commune.

  • BAEC : pour les actes, cochez la case. Pour les certificats, décochez-la.

Avertissement

Si vous cochez ici certains motifs (pour ne voir que ceux-là spécifiquement dans ce formulaire), l’e-guichet va les « figer » et donc ils ne vont plus se mettre à jour dans les formulaires si vous les modifiez dans Passerelle (cfr étape 1.3). Nous vous conseillons donc de toujours les laisser décochés à cet endroit-ci.

Les URL vers Mon Dossier

Certificat de résidence ou de domicile

https://mondossier.rrn.fgov.be/fr/certificate.do?tx=38&language=FR

Certificat de résidence ou de domicile avec historique

https://mondossier.rrn.fgov.be/fr/certificate.do?tx=39&language=FR

Certificat de nationalité

https://mondossier.rrn.fgov.be/fr/certificate.do?tx=44

Certificat de vie

https://mondossier.rrn.fgov.be/fr/certificats.do#tx_43/&language=FR

Cohabitation légale

https://mondossier.rrn.fgov.be/fr/certificats.do#tab_tx_31

Composition de ménage

https://mondossier.rrn.fgov.be/fr/certificate.do?tx=42&language=FR

Les URL vers Mon Dossier permettront de rediriger directement l’utilisateur vers le bon certificat.

2.3. Configurer les motifs et les destinations

Durant l’étape précédente, vous avez configuré les formulaires. Maintenant vient le moment de configurer les motifs, c’est à dire les raisons amenant à commander un document et les destinations, soit la façon de récupérer le document.

Cette partie de configuration se trouve dans « Service web », accessible dans le menu de gauche. Il vous faudra ensuite cliquer sur « Gestion des motifs et des destinations ».

Par défaut, tous les motifs (et toutes les destinations) seront présents dans le formulaire.

Sélectionnez un élément pour l’éditer ou cliquez sur le bouton en dessous pour ajouter un élément. Vous aurez plusieurs informations à compléter :

  • Text : le contenu de ce champ sera visible dans les formulaires. C’est même le seul qui sera visible par les usagers. C’est donc lui qui permettra aux usagers de choisir l’option qui leur correspond.

  • Price doit être écrit en numérique avec virgule. Ni lettre ni symbole. La donnée est utilisée pour le calcul de la somme à payer lors de la soumission d’une demande par un usager. Le Price n’est pas visible par l’usager en tant que tel.

  • La description permet de se rappeler le sens de ce champ, pour les administateurs du guichet.

  • Uniquement pour les destinations (pas pour les motifs) : Paymentrequired : cochez si Price est différent de 0.

2.4. Publier le formulaire pour pouvoir le tester

Retournez via la fabrique de formulaires et sélectionnez le formulaire à publier. Une fois celui-ci ouvert, regardez dans le bloc de droite. C’est le bloc « Options ». Cliquez sur « Publication » en bas et décochez la case « Désactiver l’accès au formulaire ».

Remarque : Si vous avez correctement configuré les rôles du demandeur précédemment, alors le formulaire, bien que non publié, restera inaccessible aux usagers. Ces rôles du demandeur doivent être « Citoyen (test) ».

Assurez-vous que le formulaire soit visible. Pour cela, vérifiez la catégorie à laquelle il appartient.

Ensuite,sélectionnez dans le menu de gauche l’édition « Guichet citoyen [nom-commune] – Portail » (l’icône est le C avec un crayon). Vous verrez alors, sous forme de liste, les pages que vous pourrez retrouver en frontoffice.

Allez sur la page « Démarches ». Vous y retrouverez, à nouveau sous forme de liste, les différentes cellules visibles en frontoffice. Assurez-vous qu’il existe bien une cellule reprenant les « Démarches d’une catégorie », la catégorie étant celle du formulaire que vous désirez afficher.

2.5. Attribuer les bons rôles aux testeurs

Les personnes qui doivent tester le formulaire doivent avoir les « Rôles du demandeur » pour ce formulaire. Si vous avez bien suivi les différentes étapes explicitées ci-dessus alors les personnes doivent avoir le rôle « Citoyen (test) ».

Pour vérifier cela, rendez-vous via le menu de gauche dans « Rôles » et cliquez sur « Citoyen (test) ». Vous y trouverez la liste des personnes pouvant effectuer des tests. Pour ajouter une personne, sélectionnez la barre de recherche qui se trouve sous la liste des personnes et commencez à taper son nom. L’auto-complétion vous permettra de la retrouver facilement.

Si vous voulez attribuer plusieurs rôles à une seule personne, alors via le menu de gauche allez dans « Utilisateurs ». Retrouvez votre utilisateur, éventuellement en faisant une recherche sur son nom via le champ ad hoc à droite et sélectionnez-le. Une fois sur sa page, vous pourrez éditer ses rôles en cliquant sur « Modifier les rôles » à droite. Sur la page qui va s’ouvrir, cochez les rôles adéquats. Soyez précis ! Sinon vous vous retrouverez sur le rôle en question et vous ne l’aurez pas attribué à la personne.

2.6. Tester les formulaires

Maintenant que tout est correctement configuré et que les utilisateurs sont prêts, vous pouvez tester les formulaires.

Allez dans la fabrique de formulaire, choisissez un formulaire « Population » ou « État Civil » et cliquez dessus. À droite, vous aurez la possibilité de « Voir en ligne ». Cliquez dessus. Remplissez le formulaire et soumettez-le. Vérifiez que vous recevez correctement les courriels d’accusés de réception. Vérifiez les statuts par lesquels la demande est passée.

Si vous êtes dans le statut « Paiement en ligne ». Allez sur la page « Panier », et cliquez sur « Payer ». Vous serez redirigés vers une plateforme de test. Là, entrez ces informations :

  • N° de carte : 5100000000000000

  • Date d’expiration : une date dans le futur

  • Cryptogramme : 123

Vous pourrez alors choisir si le paiement est accepté ou pas.

Si elle est accepté, vous pourrez, en tant qu’usager, retrouver votre demande en passant par la page d’accueil.

2.7. Réaliser la prise en charge dans le back office

Allez dans le back office cliquez sur « Traitement » dans le menu de gauche. Vous verrez alors tous les formulaires qui ont des demandes qui sont en attente de votre part en haut et plus bas les autres formulaires.

Sélectionnez un formulaire qui a des demandes en attente de votre part. Vous arriverez sur le listing des demandes. Celles qui sont affichées sont par défaut en attente de votre part. Si vous n’avez pas un rôle vous amenant à devoir agir sur une demande, elle ne sera donc pas visible à ce stade. Vous pourrez voir les demandes en les filtrant par statut via la liste « Statuts à afficher », à droite du listing des demandes.

Cliquez sur une demande. Vous verrez plusieurs bandeaux-déroulants.

  • Résumé vous montrera l’intégratlité des champs du formulaire

  • Données de traitement vous affichera les résultats des calculs et traitements automatiques effectués dans le workflow.

  • Historique vous permettra de suivre l’évolution de la demande ainsi que de réaliser la prise en charge.

À suivre…

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