3. Passer en production

3.1. Publier un formulaire

3.1.1. Les questions à se poser

Est-ce que mon formulaire est prêt ?

Avant de publier un formulaire, il faut pouvoir le tester. Certes, en construisant votre formulaire, vous avez pu essayer les différentes possibilités jusqu’à ce qu’il fonctionne comme vous le voulez. Cependant, prenez le temps de tester les différents scénarios dont les étapes qui doivent bloquer l’usager s’il ne remplit pas certaines conditions.

Est-ce que mon workflow est prêt ?

Ensuite, demandez-vous ce qu’il arrive au formulaire une fois celui-ci soumis. Reçoit-il un retour clair à l’écran ou par mail ? Est-ce que ce que l’on attend de lui est clair ou subsiste-t-il des doutes à certaines étapes. Peut-être faudra-t-il adapter le workflow.

À cette étape, vous devrez soumettre plusieurs fois votre formulaire et essayer de passer par les différentes status du workflow, comme vous l’avez fait avec les différentes pages du formulaire.

Note

Pour passer dans le workflow, le formulaire doit être « publié ». Voir screenshot ci-dessous.

_images/publication_pour_wf.png

Est-ce que les agents traitants sont correctement configurés ?

Lors de l’édition d’un formulaire, un rôle doit être assigné à la fonction des agents traitants, souvent nommée « Agent traitant » ou « Destinataire ». Ce paramétrage s’opère sur le formulaire, dans le bloc Workflow (rappel : les blocs de paramètres se trouvent au-dessus des champs).

Est-ce que j’ai attribué les bons rôles aux utilisateurs ?

Des utilisateurs doivent bénéficier du rôle. Autrement dit, ils doivent avoir un compte dans l’application Téléservices et ce rôle doit leur être assigné via le panneau Rôles en cliquant sur le rôle souhaité puis en employant le champ prévu à cet effet ou via l’édition de leur profil (panneau Utilisateurs) en cliquant sur « Modifier les rôles » dans la colonne de droite.

Par exemple, pour les démarches de Population, les personnes qui seront amenées à traiter ces demandes doivent avoir le rôle « Agents Population », quitte à le créer s’il n’existe pas.

Vous trouverez sur la page Gestion des utilisateurs la documentation qui s’y rapporte.

3.1.2. Publier le formulaire

Pour publier un formulaire, il faut s’assurer que celui-ci soit visible par les usagers et qu’il soit accessible.

Accessibilité : Modifier les rôles des usagers

Durant la construction de votre formulaire, le « Rôle du demandeur » devrait être paramétré sur le rôle « Citoyen(test) ». Nous avons créé ce rôle afin que les démarches restent uniquement accessibles aux personnes que l’on souhaite durant la phase de pré-production. Au moment de passer en production, il faudra adapter les « Rôles du Demandeur » pour chacun de vos formulaires. Définissez par exemple « Utilisateurs identifiés » pour les formulaires destinés aux citoyens. Vous pourriez très bien imaginer restreindre l’accès à une personne du personnel ou à un rôle spécifique autre.

Visibilité : Il y a alors deux possibilités

  • Vous voulez le mettre dans une catégorie déjà affichée dans votre E-Guichet.

    Sur votre formulaire, en haut, vous pouvez modifier la catégorie à laquelle il appartient. Choisissez une catégorie qui est déjà affichée dans votre E-Guichet.

  • Vous voulez explicitement afficher la catégorie sur votre e-guichet :

    Cela se fait via l’Édition du Portail, à laquelle vous accéderez par le menu de gauche. Choisissez la page sur laquelle vous voulez publiez votre catégorie, créez-en une en cas de besoin. Enfin, ajoutez une cellule qui affichera les « Démarches d’une catégorie » et choisissez la catégorie. De même qu’un rôle restreint l’accès à une

démarche. Le paramètre « visibilité » de ces cellules vous permet de spécifier que la cellule sera visible à un ou plusieurs rôles, uniquement aux utilisateurs identifiés, uniquement aux utilisateurs non-identifiés, à tout un chacun.

3.2. Passer l’E-Guichet Téléservice en production

Note

Veuillez avertir iMio deux semaines avant de passer en production.

3.2.1. Avant de véritablement penser à la mise en production

Il convient de s’assurer de plusieurs choses avant la mise en ligne.

Est-ce qu’il est possible de se connecter avec carte d’identité ?

En cas de doute, essayez !

Est-ce que le paiement en ligne est correctement configuré ?

Que ce soit paiement en ligne ou par virement, les workflows prenant en charge les demandes méritent une attention toute particulière.

  • Est-ce que les demandes supposées être payantes arrivent bien soit dans un statut « Paiement en ligne » soit dans un statut « En attente de virement » ?

  • S’il s’agit d’un paiement en ligne, est-ce que l’action Webservice dans le statut « Paiement en ligne » du workflow utilise bien une régie de production ? Sachez que la régie de test est la régie par défaut. En cas de doute, merci d’ouvrir un ticket détaillant votre demande.

  • Dans le cas du paiement en ligne, avez-vous fait le test avec un véritable paiement ?

Les formulaires sont-ils prêts ?

  • Comme suggéré plus haut, prenez soin de valider les différent scénarios d’une démarche. Faites vous éventuellement aider d’une personne qui sera amenée à traiter les demandes afin qu’elle se familiarise déjà avec le fonctionnement côté utilisateur.

  • Avez-vous pu aller jusqu’au bout de vos formulaires ?

  • Avez-vous été bloqué quand vous deviez l’être ?

  • Avez-vous testé d’autres combinaisons ?

  • Avez-vous l’approbation du service chargé de prendre en charge les demandes faites via ce formulaire ?

  • Est-ce les prix des différents motifs, s’ils sont payant, sont bien pris en compte selon vos desiderata ?

  • Est-ce que tous les motifs selon les démarches sont présents ? Ne devez-vous pas en ajouter ou limiter l’affichage de certains d’entre eux sur une démarche ou l’autre ?

  • Est-ce que les frais de ports sont bien pris en compte ?

  • Est-ce que les modes de récupération ou d’envoi sont bien paramétrés pour chaque démarche ?

  • L’utilisateur est-il notifié des informations utiles ? (Exemple: si personne a choisi « Récupérer mon document à la commune, est-elle bien informée des modalités via alerte à l’écran ou mail ? A-t-elle besion d’une adresse ?

  • Nous vous suggérons d’activer la fonctionnalité « code de suivi » des formulaires et d’inscrire cette information dans les notifications. En cas de problème, vous pourrez ainsi aisément retrouver la demande concernée.

Le workflow est-il correctement configuré ?

  • Après paiement, est-ce que les demandes payées arrivent bien au sein du service conceré, sont-elle·il·s notifié·es ? Est-ce le courriel qui leur parvient contient bien les informations dont ils auront besoin où peut-il être amélioré ? Est-ce que le panneau de traitement est clair pour ces personnes ou est-ce qu’une donnée de traitement éventuelle leur permettrait de traiter plus rapidement les demandes ?

  • Les personnes sont-elles notifées des demandes gratuites ?

  • Est-ce qu’il n’y a pas de cadre rouge indiquant des erreurs ni dans le workflow, ni dans les formulaires ? En cas de doute, merci d’ouvrir un ticket détaillant votre demande, n’hésitez-pas à pointer les liens vers les écrans concernés. votre demande sera ainsi traitées dans de meilleurs délais.

L’outil a-t’il été présenté aux agents traitants ?

Vos collègues qui seront amené·e·s à prendre en charge les demandes pourraient se sentir dépaysé·e·s. Pour que tout se passe bien, vous pouvez prendre le temps de vérifier ces quelques étapes.

  • Est-ce que les agents sont correctement créés ?

  • Sont-ils dans les bons rôles ?

  • Les avez-vous impliqués dans la préparation des formulaires qui seront utilisés par leur service ?

  • Leur avez-vous fait une démonstration du formulaire et du workflow ? Les avez-vous formés ?

  • Les avez-vous avertis de la date de mise en ligne ?

Voici un petit tutoriel vidéo pour vous aider à les former correctement au traitement des demandes :

3.2.2. La mise en production proprement dite

Note

Veuillez bien faire attention aux check-lists précédentes. Si chacun des points n’est pas contrôlé et validé, l’E-guichet Téléservice ne pourra passer en ligne.

La plateforme E-Guichet Téléservice est déjà en production. Plutôt que la plateforme, ce sont les formulaires que vous allez devoir mettre en production, un par un. La procédure à suivre pour cela est décrite au chapitre précédent.

Vous rencontrez un problème ?

📣 Signaler un problème dans cette page

❓ Consulter la foire aux questions

📝 Ouvrir un ticket sur support.imio.be