3.2. Configuration des événements et des modèles de documents

3.2.1. Configurer les événements

Un bref rappel: les événements représentent les différentes étapes par lesquelles passent un permis. L’ensemble de ces événements forment une procédure de permis. Ils sont à ajouter via l’onglet « Événement du dossier » dans un permis en cours. Chaque événement contient au minimum une date indiquant quand il s’est produit et possède un nombre variable de documents à générer qui lui sont liés.

Que peut-on configurer sur les événements ?

  • En ajouter, avec leur propres modèles de documents à générer.

  • Retirer des événements inutiles.

  • Changer l’ordre dans la liste.

  • Instaurer des conditions d’apparition.

  • Ajouter ou supprimer des modèles de documents à générer pour un événement donné.

3.2.2. Ajouter un évènement

Attention, il faut distinguer deux cas: ajouter un événement de demande d’avis et tous les autres événements. Pour les demandes d’avis, l’ajout est un peu différent et possède son propre tutoriel ici : Mise en place des demandes d’avis.

Afin d’ajouter un évènement, cliquez d’abord sur le paramètre pour lequel vous voulez ajouter un évènement. (Exemple : Paramètres des Permis d’urbanisme). Une fois dans les paramètre, cliquez sur l’onglet “Evénements” et ensuite sur “Type d’évènements”.

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A partir de là, vous pouvez cliquer sur “Ajout d’un élément” et sélectionner “Type d’événements du dossier”.

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Un formulaire apparaît, avec les champs :

  • Titre : Nom de l’événement, exemple « Dépôt de la demande ». (Champ obligatoire). Possibilité de cocher “Est une valeur par défaut”.

  • Condition TAL : A laisser vide dans un premier temps.

  • Label de la date de l’événement : Par défaut tout événement contient au moins une date, ce champs permet de nommer cette date par défaut.

  • Champs activés : Champs qui vont être encodés à la création d’un événement de ce type. Par défaut seule la date de l’événement est activée. Pour sélectionner plusieurs champs, cliquez sur le champs puis sur la flèche de gauche afin de le changer de tableau.

  • Valeurs par défaut des textes

  • Édition du titre : Si coché, permet d’éditer le titre de l’événement via son formulaire d’édition.

  • Catégorie du type d’événement : C’est en fonction de cette catégorie que la date d’un événement va apparaître dans le récapitulatif des dates clés du permis.

  • Eventportaltype : Ce champ permet de choisir le type d’événement. Le choix par défaut est « Événement du dossier », mais il est parfois nécessaire de modifier ce champ. Par exemple, dans le cas d’un événement qui peut être envoyé vers un point collège de l’application Délib ou pour un événement de demande d’avis.

  • Événement clé : Cette case à cocher permet de déterminer si la date sera affichée comme date clé sous le titre du dossier dans les tableaux de bord.

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3.2.3. Demande d’avis

Ce tutoriel permet de créer de nouvelles demandes d’avis à partir d’un canevas existant.

Toujours dans “Urban Configuration” → “Paramètres des procédures”, choisissez une procédure à laquelle vous voulez ajouter une demande d’avis. Par exemple, “Paramètres des Permis d’urbanisme” puis dans “Evénements” et enfin dans “Types d’événements” cliquez sur “Ajout d’un élément” puis sur “OpinionRequestEventType”.

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1. Remplir les champs suivants :

  • Titre : champ obligatoire

C’est l’intitulé qui apparaîtra en mode lecture de l’onglet « Avis » ainsi qu’au niveau de l’onglet « Evénement du dossier »

* Description: les données de contact (nom de l’organisation et adresse). C’est ce qui va remplir l’encadré adresse de vos courriers. * Titre abrégé: c’est le titre qui apparaîtra dans vos courriers et dans l’onglet « Avis » en mode édition. Attention : ce champs est indispensable. Le label indiqué sera le nom qui apparaîtra lors de la création de la demande d’avis.

* Type de contenu de l’événement: sélectionner « Evénement lié à une demande d’avis».

* Champs activés: sélectionner les champs qui apparaîtront à la création de l’événement dans une procédure. Un champ de date d’événement existe par défaut.

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  • Marqueur/type d’événement : choisissez « Demande d’avis »

  • Evénement clé : cochez si vous souhaitez que cet événement apparaisse au niveau du récapitulatif.

  • Dates clés : choisissez quelle(s) date(s) doivent apparaître sur le récapitulatif du permis.

  • Condition TAL : copiez-collez ceci : python: event.mayAddOpinionRequestEvent(here)

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2. Sauvegarder, puis tester sur un dossier de test si besoin. C’est terminé !

Par défaut, les nouvelles demandes vont utiliser le modèle de base dans Demande d’avis CONFIG, avec les données de contact renseignées dans le champ «Organisation».

Pour utiliser un modèle spécifique à une demande, le rajouter dans la page de la demande (ajout d’un élément -> UrbanTemplate). Attention, le modèle de base ne sera plus utilisé.

3.2.4. Modifier le modèle


Dans iA.Urban vous pouvez modifier tous les modèles de document, pour y ajouter des champs de fusion, en supprimer, ajouter des conditions via des commentaires ou tout simplement pour modifier le texte du document.

Tout ce qui n’est pas grisé est simplement du texte brut comme un document normal. Vous pouvez donc supprimer, modifier, ajouter ce que vous voulez.

Les documents sont liés à des événements. Pour y accéder, vous devez donc vous rendre dans la configuration d’Urban.

  • Configuration d’Urban

  • Paramètres des procédures –> Vous choisissez la procédure dans laquelle vous devez modifier un document.

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Puis onglet « événement » –> « Type d’événement »

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Là vous sélectionnez l’événement dans lequel votre document apparaît.

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Sélectionnez le document que vous voulez modifier tout en bas de la page de l’événement.

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Pour modifier le « canevas », le document donc, cliquez sur le petit crayon en haut à droite et non pas sur titre du document.

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Le document s’ouvre avec LibreOffice. Ici vous pouvez importer les différents éléments que vous avez préalablement configurés dans les « Modèles généraux » et que vous avez répertoriés sous le sous-titre « Modèles à fusionner ».

Pour importer les modèles généraux dans le document à proprement parler, vous devez :

  1. Ecrire « Import depuis + le nom du modèle à fusionner » (ex : Import depuis header.odt)

  2. Créer un commentaire (insert –> comment) lié à ce rectangle dans lequel vous indiquez : do text from document(at= »nom-du-modèle-a-fusionner », format=”odt”)

Exemple : do text from document(at=references, format=”odt”)

Vous pouvez modifier le document et les champs de fusion comme bon vous semble. Cependant, n’oubliez pas d”enregistrer avant de quitter afin que les changements soient pris en compte.

Dans LibreOffice, pour insérer un nouveau champ de fusion utilisez le raccourci crl+f2 et sélectionnez « input field ».

Si vous travaillez avec un LibreOffice en français, voici le chemin à suivre :

Insertion –> Champs –> Fonctions –> Champs de saisie –> Insérer

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Voici une liste non exhaustive des champs de fusion que vous pouvez utiliser dans vos documents. Dans ce fichier, vous trouvez en première partie des champs de fusion en code TAL que vous pouvez inclure telquel dans vos modèles de documents. Attention à bien intégrer ce code dans un champs de saisie grâce à ctrl+f2.

3.2.4.1. Listing des champs de fusion

Listing des champs de fusion

3.2.5. Modèles de documents liés à des évènements

Un événement peut contenir un ou plusieurs modèles de documents, qui vont ensuite être générés dans un dossier.

Pour ajouter des modèles, il faut se placer dans la configuration d’un événement, et tout en bas, cliquer sur « Ajout d’un élément » et choisir Modèle de document Urban.

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Une fenêtre intitulée “Ajouter UrbanTemplate” s’ouvre avec des champs à compléter :

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  • Titre : Nom du document

  • Description : Description du document

  • Canevas : Choississez le document voulu

  • Réutilisable : Pas besoin d’y toucher

  • Choisir un modèle de document POD existant à réutiliser : Pas besoin d’y toucher

  • Activé : Pas besoin d’y toucher

  • Modèle de style : Pas besoin d’y toucher

  • Formats disponibles : la plupart du temps, vous pouvez juste indiquer LibreOffice (odt)

  • Modèles à fusionner : choisissez ici les différents éléments que vous voulez fusionner avec les modèles généraux (en-tête, pied de page, signature…)

Le « nom de variable du modèle » est libre, mais par convention nous utiliserons « footer » pour le pied de page, « header » pour l’en-tête, « reference » pour les références. Afin de savoir comment les nommer, référez-vous aux modèles généraux et ensuite aux titres des documents. Cochez « oui » pour le pré-rendu.

  • Variables du contexte : c’est entre autres ici que nous gérons le « publipostage ». Inscrivez « publipostage » comme « Nom de variable » et dans « valeur » inscrivez sur quoi vous voulez boucler. (« proprietaires » pour les propriétaires, « reclamants » pour les réclamants…)

Si vous avez un doute ou que le publipostage ne fonctionne pas comme vous le désirez, n’hésitez pas à nous contacter.

  • Modèle de boucle de publipostage : choisissez « publipostage urbanisme » si vous êtes dans le cas de l’urbanisme et environnement si vous êtes dan le cas de l’envrionnemment.

  • Modification sur les colonnes de tableaux : Laissez la valeur gloable.

  • Condition au format TAL : condition d’affichage du modèle. C’est notamment ici qu’est gérer le fait que l’évènement « Enquête publique » apparaisse ou pas.

  • Rôles qui by-passent l’expression TAL : sélectionnez les rôles pour lesquels la condition TAL ne sera pas évaluée et sera toujours “vraie”.

3.2.6. Copier/coller un événement ou un document

Aller sur « Configuration de “urban” »

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Puis dans Paramètres des procédures puis dans la procédure dans laquelle vous voulez copier des éléments (événements ou modèles de documents).

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Ensuite cliquez sur Événements puis sur « Type d’événements »

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Soit vous voulez copier un événement en entier ; Alors vous cliquez sur « Contenus »

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Vous sélectionnez les événements que vous voulez copier et vous cliquez sur le bouton « copier ». Pour coller, refaites le même chemin jusqu’à la vue « Contenus » et cliquez sur « Coller » tout simplement.

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Soit vous voulez copier un modèle de document ; Alors vous devez cliquer sur l’événement dans lequel se situe le document que vous voulez récupérer.

Passez par la vue « Contenus », sélectionnez les documents que vous voulez copier et cliquez sur « Copier ». Refaites le même chemin en cliquant sur « Coller » pour coller le document où vous voulez.

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3.2.7. Comprendre les champs de fusion

Quand nous parlons de champs de fusion, nous parlons des champs que vous retrouvez dans vos modèles de document (côté configuration) et qui ressemble à ceci : licence.reference. Ils apparaissent surligné en gris et si vous passez votre souris dessus, votre curseur se change en une petite main.

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Vous pouvez double-cliquer dessus et nue fenêtre s’ouvre.

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Ces champs de fusion servent à récupérer les informations que vous encodez dans vos dossiers. Ils sont interprétés à chaque fois que vous générez le document dans un dossier. C’est-à-dire qu’à chaque fois que vous générez le document, le champ de fusion va aller récupérer l’information que vous avez demandée dans le dossier en lui-même.

Ils sont composés de plusieurs mots séparés par des points. Pour l’énorme majorité des champs de fusion, le premier sera licence (il se peut que vous ayez des champs de fusion qui commencent par self ou par helper_view, c’est la même chose.)

Ce « licence » correspond au dossier sur lequel vous êtes. C’est donc bien le point de départ que nous cherchons ; on veut récupérer une ou plusieurs informations du dossier.

Une fois qu’on a donc défini ce dossier avec le mot « licence », on va pouvoir aller chercher d’autres informations plus précises. Dans les champs de fusion, on va toujours du global vers le précis. Donc on définir le dossier puis on indique quelle information on veut récupérer.

Ici ça se complique un chouïa :

  • Soit la magie existe et on peut ajouter un simple mot clé pour rechercher l’information que nous voulons. C’est le cas de licence.reference ou de licence.tax. En français ça donne donc : on dit qu’on parle bien du dossier dans lequel on est et on veut la référence (ou la redevance pour le deuxième exemple) de ce dossier.

  • Soit la magie ne fonctionne pas (encore) et on doit appeler ce qu’on appelle une fonction. Et donc d’une part, on a le mot clé « get » qui apparaît et d’autre part, il faudra ajouter des parenthèses à la fin du champ de fusion. C’est le cas pour les architectes par exemple :

    licence.get_architects() → on a toujours bien ce mot clé licence qui signifie « le dossier sur lequel on est » et puis on lui dit d’aller chercher les architectes de ce dossier.

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Votre dossier (licence) a donc des informations que vous encodez via les différents onglets. Ce dossier a aussi des événements (là où vous allez générer vos documents). Lors de la création de ces événements, vous pouvez ajouter des informations qui seront liés à cet événement. Par exemple, lors d’une demande d’avis, nous pouvons avoir ces champs :

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On peut en avoir moins, on peut en avoir plus, en fonction de votre manière de travailler et en fonction des événements. Ces champs sont disponibles dans la configuration d’Urban.

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Ce qui est important à comprendre c’est qu’ils sont directement liés à votre événement et qu’on va pouvoir les récupérer sous forme d’un champ de fusion.

Tous ces champs ont déjà leur petit nom afin d’être appelé en tant que champ de fusion. Ils sont disponibles dans le document « Champs de fusions version public » et y sont surlignés en jaune :

Listing des champs de fusion

Si je reprends donc mon petit schéma, afin d’atteindre une information d’un de mes événements, je vais donc tout d’abord devoir définir le dossier, puis ensuite l’événement et puis seulement l’information liée à cet événement.

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Pour définir mon dossier, c’est facile, on l’a vu, on indique juste « licence ». Pour l’événement, ça se complique un tout petit peu. Dans le listing des champs de fusion, vous avez une partie qui s’intitule « Nom des événements » et qui ressemble à ceci :

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Donc pour récupérer l’événement d’annonce de projet, il suffit de reprendre le code indiqué : licence.getLastAnnouncement(). (Pas de magie, il faut mettre le get et les parenthèses) Vous avez donc ici un récapitulatif de tous les événements disponibles sur Urban de base. Mais alors comment faire si vous avez créé vous-même un événement ?! A quoi corresponde finalement ces termes ? Ils correspondent en fait à la catégorie du type d’événement (configuration d’Urban) que vous avez choisie en cas d’événement créé par vos soins ou est sélectionnée par défaut lors de la mise en place de votre instance.

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Si vous voulez récupérer une information d’un de vos événements personnalisé, assurez-vous qu’une catégorie est bien sélectionnée.

Si je reprends mon petit schéma et que je veux récupérer la date de transmis de l’événement « 1er dossier incomplet »

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J’y ajoute des points pour faire le lien et j’obtiens : licence.getLastMissingPart().transmitDate

Félicitations vous venez de créer votre premier champ de fusion de manière autonome !:D

3.2.8. Publipostage

Ce qu’on appelle publipostage est le fait de générer le document pour un ou plusieurs destinataires. Ca ne concerne donc que les destinataires du document.

On va devoir préciser à Urban qui sont les destinataires et il va récupérer les informations pour ces personnes-là.

Le système de publipostage qui a été mis en place ne nécessite plus une version spécifique de LibreOffice et plus de plugins non plus.

Au niveau du modèle de document (côté LibreOffice) :

Le publipostage prend la forme de champ de fusion particuliers.

Ce sont ces champs de fusion-ci :

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Ils sont les mêmes peu importe le destinataire (excepté pour les propriétaires dans le cadre d’une enquête publique.)

Pour les notaires, architectes, demandeurs, réclamants, vous pouvez utiliser exactement les mêmes champs de fusion.

Ce qui va changer c’est le nom de la variable au niveau de la configuration du document côté Urban.

Attention Ces champs de fusion ne sont pas de simples champs de saisie comme les autres. C’est du texte conditionnel.

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Pour insérer un champ de fusion de publipostage, vous pouvez, comme pour les champs de fusion normaux, cliquer sur Insertion –> Champs –> Autres champs (ctrl + f2)

Et là, vous devez choisir Fonction –> Texte conditionnel.

Dans la « condition » vous insérez : « view.do_mailing() » avec les guillemets.

Dans le « alors » vous insérez le texte qui commence par mailed_data. entre guillemets aussi.

Titre abrégé « mailed_data.getPersonTitleValue(short=True) » Titre en entier « mailed_data.getPersonTitleValue(short=False) » Prénom « mailed_data.name2 » Nom « mailed_data.name1 » Rue « mailed_data.street » Numéro « mailed_data.number » Code postal « mailed_data.zipcode » Ville « mailed_data.city »

Référez-vous aux documents déjà existants dans votre instance et au listing des champs de fusion repris au début de cette documentation

Au niveau de la configuration du document (côté Urban) :

Pour que Urban sache qui est le destinataire du courrier, il va falloir lui spécifier. Il va falloir lui dire quelle adresse il doit aller rechercher, quelle(s) personne(s) est/sont concernée(s).

Pour ce faire, vous devez aller dans la configuration du modèle de document que vous voulez et puis vous devez cliquer sur « modifier ».

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Vous descendez jusqu’à arriver au champ : « Variables du contexte ».

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Ici, vous devez inscrire publipostage sous le titre « Nom de variable » et inscrire ce sur quoi vous voulez boucler sous le titre « valeur ».

Par exemple, si vous avez plusieurs prorpiétaires, vous inscrirez « prorprietaires ».

  • Pour plusieurs demandeurs, vous inscrirez « demandeurs ».

  • Pour plusieurs architectes, vous inscrirez « architectes ».

  • Pour plusieurs réclamants, vous inscrirez « reclamants ».

  • Pour plusieurs réclamants en dehors de l’événement « Enquête publique » et « Annonce de projet », vous inscrirez « derniers_reclamants ».

Ensuite, vous devez sous le titre « Modèle de boucle de publipostage », sélectionner publipostage urbanisme.

Si lors de votre essai, l’erreur suivante apparaît : « Can’find loop template », revenez en arrière et vérifiez que le « Modèle de boucle de publipostage » est bien complété.

Remarque : le publipostage ne fonctionne pas dans les sous-modèles de document. Dès lors, vous devez insérer les champs de fusion dans le modèle de document principal.

3.2.9. Modèles généraux

Ces modèles généraux permettent de styliser les modèles de documents liés aux évènements.

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Choissisez les modèles que vous désirez modifier : urbanisme ou environnement.

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Pour modifier un modèle, cliquez sur celui qui vous intéresse et ensuite sur le petit crayon rouge à droite du titre du document pour pouvoir le modifier. Ouvrez le fichier avec LibreOffice. Effectuez vos modifications. Enregistrez et fermez.

Pour ajouter un sous-modèle, cliquez sur « Ajout d’un élément », puis sélectionnez « sous-modèle ».

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  1. Titre : Donnez lui un titre explicite.

  2. Canevas : cliquez sur « parcourir » et sélectionné le fichier voulu.

  3. Activé : choississez l’état du sous-modèle.

  4. Modèle de style : vous pouvez laisser « aucune valeur ».

  5. Cliquez sur « Sauvergarder ».

3.2.10. Tableau de bord


Les tableaux de bord permettent de créer des documents récapitulatifs en fonction des critères de recherche en personnalisant les champs. (Exemple de tableau de bord : statistiques INS) Les résultats sont organisés sur plusieurs dossiers. Ces tableaux de bord permettent notamment de faire des statistiques.