2.1. Créer un permis¶
2.1.1. Exemple : créer un nouveau permis d’urbanisme¶
Voici les différents écrans, par onglet, qui apparaissent lors de l’ajout ou l’édition d’un permis. Chaque onglet est muni d’un formulaire avec différents champs. Les champs obligatoires sont indiqués à l’aide d’un petit carré rouge.
La plupart des listes étant configurables, n’hésitez pas à lire la documentation concernant la configuration des éléments liés au permis d’urbanisme.
Récapitulatif
Attention, ici plusieurs champs sont obligatoires ; « Agent(s) traitant(s) » et « Statistiques INS ». La « Référence » est configurable. Nativement il est composé des initiales PU (Permis d’Urbanisme), de l’année en cours et d’un numéro de dossier qui s’incrémente automatiquement.
Afin d’ajouter une adresse, veuillez utiliser le bouton « Ajouter une ligne ».
Ce dernier vous permettra d’entrer l’adresse. A droite de l’encadré, vous pouvez, à l’aide des symboles jaunes, ajouter ou supprimer une ligne.
Le bouton « Ajouter » affiche un popup permettant de choisir dans une liste le ou les éléments souhaités, par exemple pour choisir un agent technique ou un architecte.
Remarque : il est nécessaire de pré-encoder les architectes afin qu’ils apparaissent dans la liste. Voir « Gérer les architectes »
Un petit bouton tout en dessous du formulaire vous permet d’indiquer si une étude d’incidence est nécessaire.
Avis
Cet onglet permet d’ajouter via une liste déroulante les différents avis éventuels (facultatifs ou obligatoires).
Publicité
L’onglet publicité permet d’ajouter des détails concernant l’annonce de projet. Dans les encadrés « Article(s) de l’annonce de projet » et « Article(s) de l’enquête », vous pouvez faire une sélection multiple. Pour ce faire, vous devez cliquer sur une première sélection et ensuite maintenir la touche « ctrl » lorsque vous cliquez sur les suivants.
Attention : afin que l’échéancier soit optimal, il est nécessaire d’indiquer ici tous les avis et enquêtes éventuellement requis. Cette étape permettra de générer les documents nécessaires au niveau des évènements et pourront dès lors apparaître dans l’échéancier. Pour plus d’informations voir la documentation concernant l’échéancier ou concernant les événements.
Analyse Urbanisme
Cet onglet vous permet de sélectionner le type d’annexe nécessaire à la demande. Ceci vous permettra de générer automatiquement les formulaires et de spécifier les éventuels pièces manquantes.
Si vous faites une sélection multiple, le cadre « Pièces manquantes » mettra automatiquement à jour la liste des documents nécessaires.
Vous pouvez aussi ajouter manuellement les documents requis dans le cadre « Détails concernant les pièces manquantes ».
Comme annoncé auparavant, l’application est personnalisable; la configuration peut varier d’une commune à l’autre. Il est donc possible qu’un seul de ces cadres concernant les documents apparaisse.
Le sous-titre choix de la procédure est nativement coché à « Non déterminé ». Il est nécessaire de spécifier le choix de la procédure en fonction du dossier. Vous pouvez cocher un ou plusieurs choix. Dès lors, vous verrez le « Délai annoncé » s’ajuster automatiquement. Vous n’avez pas besoin de le changer manuellement.
Les onglets suivants sont à compléter par vos soins en fonction de vos besoins :
Aspects légaux
Voirie
Logement
PEB
Patrimoine
Remarque : il n’est pas nécessaire d’enregistrer chaque modification dans les onglets. Vous pouvez naviguer d’un onglet à un autre sans perte d’information. Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder tous les onglets en une seule fois.
Remarque bis : dans un premier temps, mis à part l’onglet « Récapitulatif », aucun autre onglet n’est obligatoire.
2.1.2. Ajouter le(s) demandeur(s)¶
Une fois le permis créé, l’écran suivant apparaît.
On peut noter que des messages d’avertissement apparaissent en orange au-dessus de l’intitulé du permis. Ceux-ci stipulent, dans ce cas, qu’il est nécessaire de renseigner les parcelles du permis et les demandeurs.
Un nouvel onglet intitulé « Evénements du dossier » est également affiché sur le permis : celui-ci permet de gérer toutes les étapes et documents du dossier (voir la section sur les événements).
Vous pouvez choisir d’encoder un demandeur personne physique, un demandeur personne morale ou un couple de demandeurs.
L’ajout d’un demandeur se fait en cliquant sur le bouton de même nom. La page suivante se charge, dans laquelle vous pouvez entrer les coordonnées d’un demandeur. La même opération peut être effectuée plusieurs fois afin de renseigner plusieurs demandeurs pour le permis.
2.1.3. Ajouter la/les parcelle(s) cadastrale(s)¶
Vous avez la possibilité d’ajouter une parcelle en provenance de votre cadastre ou si la parcelle n’existe pas encore dans vos données cadastrales, vous pouvez l’ajouter manuellement.
L’ajout d’une parcelle se fait en cliquant sur le bouton de même nom. La page suivante se charge, dans laquelle vous pouvez rechercher une parcelle suivant ses coordonnées cadastrales ou son propriétaire. Une fois la recherche effectuée, il est nécessaire de cliquer sur le bouton “Ajouter cette parcelle”. La même opération peut être effectuée plusieurs fois afin de renseigner plusieurs parcelles pour le permis.
Remarque : Si vous sélectionnez d’abord la parcelle, vous pouvez sélectionner le propriétaire de cette dernière et l’indiquer comme demandeur(s) de manière automatique.
Attention : Si votre demandeur est une personne morale, une erreur risque de survenir plus tard. Vous devez donc recréer un demandeur en tant que personne morale avec les informations de ce dernier.
2.1.4. Gérer les étapes du permis, via l’onglet “Evénements du dossier”¶
Si vous voulez savoir comment ajouter, modifier, supprimer des événements, c’est par ici : Configurer les événements
Lorsque cet onglet est sélectionné, l’écran suivant apparaît:
L’événement représente une étape à enregistrer dans la gestion du dossier. Cet événement peut avoir des documents liés à générer ou pas. Il peut contenir des champs avec des informations à compléter, maintenant ou plus tard.
Afin d’ajouter un évènement, il faut sélectionner le type d’évènement dans la liste déroulante.
Une fois cliqué sur le bouton « Ajouter un événement », l’écran d’édition apparaît :
Suivant l’événement sélectionné, le formulaire contiendra plus ou moins de champs à compléter.
Lors de l’ajout ou la modification d’un événement, il est possible d’enregistrer différentes informations concernant l’événement : sa date représentative, la date de transmis, etc.
Une fois l’événement créé, l’agent pourra associer à l’événement un ou plusieurs documents bureautiques.
Une fois l’évènement créé, vous pouvez générer les documents liés au dossier. En fonction de l’évènement sélectionné, une liste de documents à générer est disponible. Ceux-ci se génèrent de manière automatique et se personnalisent en fonction des demandeurs, des documents, etc.
En cliquant sur l’intitulé d’un document, l’application crée le document bureautique et ouvre l’éditeur permettant de modifier le contenu du document.
Après modification du document dans l’éditeur bureautique, il est nécessaire d’enregistrer le document et de fermer la fenêtre.
Après quelques secondes, apparaît alors un petit popup signifiant que le document a bien été enregistré dans iA.Urban.
Il suffit dès lors de cliquer sur le bouton “OK”.
Le document modifié est bien enregistré dans l’événement et il est possible à tout moment de cliquer à nouveau sur l’intitulé dans le tableau pour le modifier.
Quand vous sélectionnez un événement particulier, au dessus de la page, un cadre gris vous indique l’état de l’évènement, ainsi que les transitions possibles et l’historique de l’élément.
Les transitions vous permettent, par exemple, de clôturer un événement, ce qui mettra automatiquement à jour votre échéancier. (Voir partie « Échéancier »)
Quand vous cliquez sur le bouton « Clôturer », un popup s’affiche vous permettant d’enregistrer la modification. Il vous est possible d’ajouter un commentaire. Ce dernier est facultatif.
Une fois enregistré, l’état de l’évènement se modifie ainsi que les transitions possibles.
Si vous cliquez sur le bouton « Retour » en haut à gauche ou si vous revenez via le fil d’Ariane sur les « Événements du dossier », vous verrez apparaître un tableau récapitulatif des différents évènements :
Une liste des évènements est désormais disponible, comprenant le titre de l’évènement, la date clé et les actions possibles.
L’intitulé de l’événement peut également être de différentes couleurs :
Gris, pour les événements clôturés
Orange, pour les événements en cours
Remarque : s’il y a plusieurs destinataires pour un même document, une icône apparaît juste à côté du titre. En cliquant sur cette icône de publipostage, le document se générera plusieurs fois de manière personnalisée en fonction des destinataires.
Si une erreur au niveau des adresses apparaît, vérifiez qu’il ne s’agit pas simplement d’un envoi multiple. Revenez alors en arrière et cliquez sur l’icône de publipostage si elle est disponible.
Remarque bis : ici encore, grâce à la configuration personnalisée, les documents générés varient en fonction des communes.