2.3. Utilisation de l’échéancier

Lorsque vous créez un dossier, vous entrez les premières informations nécessaires. Puis vous ouvrez l’échéancier via la barre verte au dessus du dossier « Tâches ». Ouvrez le dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet pour pouvoir travailler sur le dossier et voir les instructions de l’échéancier en même temps.

image1

Voici la légende des couleurs de l’échéancier : Un carton jaune : tâche à réaliser Un carton orange : tâche qui va tout de suite suivre la tâche jaune (valable pour les sous-tâches) Un carton vert : tâche réalisée

Pour avoir plus d’informations sur une tâche à réaliser, cliquez sur le petit carton.

image2

La première tâche est « Renseigner la date de dépôt ». Pour réaliser cette tâche, vous devez : - Créer l’événement de dépôt et le clôturer

ET - Changer l’état actuel “Dépôt du dossier” vers un autre état.

Pour créer l’évènement « Dépôt de la demande », rendez-vous au niveau de l’onglet « événements du dossier », sélectionnez « Dépôt de la demande » et cliquez sur « Ajouter un événement ».

image3

Renseignez la date de dépôt (par défaut date du jour) et cliquez sur « enregistrer » tout en bas tout à droite.

image4

Vous voici à présent dans l’événement « Dépôt de la demande ». Cet événement, comme tous les autres événements, a un état (qui est pour le moment « En cours »). Cet état peut être modifié, c’est que ce que l’échéancier vous demande en disant de le « clôturer ». Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur la petite croix à coté de « Transitions ». (Si vous laissez votre souris sur la petit croix sans cliquer, vous verrez apparaître la mention « clôturer ».) L’icône de la petite horloge vous permet de voir l’historique de l’événement.

image5

Une fois que vous avez clôturé l’événement de dépôt, vous pouvez actualiser l’échéancier. En cliquant sur la sous-tâche « renseigner la date de dépôt » vous verrez que le petit carton de « créer l’événement de dépôt et le clôturer » est passé au vert.

image6

Pour la suite, l’échéancier vous demandera de changer l’état actuel du dossier, pour le moment à « Dépôt du dossier » vers un autre état. Ici, on parle bien de l’état général du dossier et non pas d’un événement en particulier. Avant de modifier cet état général, il faut d’abord, évidemment choisir la procédure dépendante du dossier entré et ensuite vérifier la complétude. Il s’agit ici de la seconde sous-tâche « Vérifier la complétude ». Pour choisir la procédure, rendez-vous dans l’onglet « Analyse d’urbanisme ». Sous le titre « Choix de la procédure » décochez « Non déterminé » et sélectionnez une procédure. Vous verrez que le champs « Délai annoncé » s’adaptera en fonction de la procédure choisie. Il ne faut pas y toucher ! Cliquez sur « Enregistrer ».

image8

Si vous revenez sur l’échéancier et que vous l’actualisez, vous verrez que le petit carton devant « Sélectionner une valeur dans le champ “choix de la procédure” est passé au vert.

image9

La prochaine tâche est donc de « Vérifier la complétude » et donc de changer l’état général du dossier qui pour le moment est toujours à « Dépôt du dossier ».

image10

Pour ce faire, comme pour les états des événements, vous avez des transitions. Ici comme nous sommes à la vérification de la complétude, vous devez mentionner si le dossier est complet (premier icône représentant une petite feuille) ou incomplet (petit dossier avec un point d’exclamation).

image11

De nouveau, si sans cliquer, vous laissez votre curseur sur l’onglet, la signification de celui-ci apparaîtra.

Une fois que vous avez sélectionné un nouvel état pour le dossier (ici incomplet), vous voyez que la tâche générale « Réception du dossier » est bien passée au vert et qu’une nouvelle tâche est apparue : « Incomplet ». Cette dernière a deux sous-tâches :

  • Demande des compléments avec un carton jaune → prochaine tâche à réaliser

    • En attente des compléments avec un carton orange → tâche qui va tout de suite suivre la tâche « Demande des compléments ».

image11

Si vous cliquez sur le petit carton jaune devant « Demande des compléments », vous verrez que l’échéancier vous demande de « Créer l’événement “dossier incomplet” » et le clôturer. Nous sommes ici exactement dans la même procédure que pour le “Dépôt de la demande”. Et ensuite, de changer l’état actuel “Incomplet” vers un des autres états. On parle bien ici de l’état général du dossier et non pas de l’état de l’événement.

image12

Cette mention de changer l’état du dossier revient très régulièrement. En effet, elle permet à l’échéancier de savoir où le dossier en est et quel événement doit venir ensuite. Pour qu’une tâche générale soit validée, il faut que les sous-tâches le soient et inversement. Elles sont intrinsèquement liées. Si on clique sur le carton jaune de la tâche général “Incomplet”, cette mention est plus claire. Afin de clôturer cette tâche générale, il faut valider les deux sous-tâches → Créer et clôturer les événements de dossier incomplet et de récépissé d’un complément ET changer l’état du dossier. Ici comme nous sommes dans un état incomplet, l’échéancier va demander de repasser par l’état « Dépôt du dossier » avant de pouvoir le déclarer « complet ».

image13

Donc, l’échéancier nous demandait de créer l’événement “Dossier incomplet” et de le clôturer. Nous sommes donc de nouveau au niveau des événements du dossier. Vous choisissez « 1er dossier incomplet » (si c’est bien un premier dossier incomplet, évidemment), vous ajoutez l’événement, vous remplissez les champs demandés et vous arrivez au niveau de la génération de documents.

Ici, sur la capture d’écran, vous voyez que l’événement de “1er dossier incomplet” apparaît en orange alors que l’événement “Dépôt de la demande” apparaît en gris. Ces couleurs reflètent tout simplement l’état de l’évènement. Si vous avez clôturé l’événement, le titre de celui-ci apparaît en gris au niveau du récapitulatif des événements. Si par contre, vous n’avez pas encore clôturé l’événement, comme c’est le cas ici pour l’événement du “1er dossier incomplet” alors il apparaît en orange.

image14

Même procédure que pour le premier événement que vous avez fait ; pour changer l’état d’un événement, vous devez passer par les transitions proposées : clôturer ou rouvrir. Ici, vous voyez que nous avons déjà clôturé l’événement (État : Clôturée) et donc la transition proposée est la réouverture.

image15

Si vous revenez au niveau de l’échéancier et que vous rafraîchissez d’abord la page, vous voyez que le petit carton devant “En attente de complément” apparaît en jaune et non plus en orange. La tâche est donc bien débloquée.

image16

Si vous cliquez sur la sous-tâche “Demander des compléments”, vous verrez que dans la liste « Fait », la tâche concernant la création et la clôture de l’événement de dossier incomplet est bien passée au vert. Et de nouveau, ce qu’il reste à faire c’est de changer l’état général du dossier. Mais avant de changer l’état actuel du dossier et donc de le déclarer « Irrecevable », « Accepté », « Retiré » ou « Refusé », il faut bien entendu attendre les compléments.

image17

De nouveau, si vous cliquez sur la sous-tâche “En attente des compléments” vous verrez que vous devez “Créer l’évènement de “Récépissé d’un complément et le clôturer”.

image18

Tout au long de la vie de votre dossier, il s’agira de créer des événements et de les clôturer ainsi que de changer l’état du dossier. (Dépôt du dossier, Complet, Incomplet, Refusé, Accepté, Irrecevable). La procédure est tout le temps la même. Si vous voulez que l’échéancier vous guide pas à pas, il faut cependant jouer selon ses règles. C’est-à-dire qu’il ne faut pas brûler les étapes. Prenez le temps de créer les événements demandés, de les clôturer et de modifier l’état du dossier. Si vous vous rendez compte que vous avez brûlé une étape et que vous avez perdu l’échéancier, n’hésitez pas à rouvrir l’événement clôturé probablement trop tard et à le reclôturer. Ça remettra normalement l’échéancier dans le droit chemin. Suivez à la lettre ce qu’il vous demande et tout se passera bien :)