2.1. Utilisation de Kofax Express

Principe de l’application

Le principe est de coller un code autocollant sur chaque première page des courriers et de placer la pile de courriers dans le scanner. Celui-ci va scanner des 2 côtés directement.

Après avoir lancé le scan depuis le logiciel Kofax (intitulé numérisation ci-dessous), ce dernier reçoit les courriers et les sépare en détectant via le code collé chaque début de courrier. Le logiciel associe également au courrier la valeur du code qui est un numéro unique. Enfin, le logiciel océrise (reconnaissance de caractères) le courrier afin de créer un document pdf permettant une extraction des caractères.

Une commande d’export permet d’envoyer les courriers scannés vers le logiciel de gestion du courrier.

Ecran d’accueil

Démarrer toujours le scanner avant de lancer le logiciel Kofax.

kofax_accueil

Sélection du travail

Kofax est configuré pour travailler avec plusieurs profils différents, appelés travail.

  • IMIO ENTRANT : pour scanner du courrier entrant avec code barre autocollant

  • IMIO SORTANT : pour scanner du courrier sortant avec code bare autocollant

  • IMIO SORTANT GENERE : pour scanner du courrier sortant avec le code barre généré dans le document par iA.docs

  • IMIO DELIB : pour scanner des délibérations signées générées par iA.delib

Le travail courant est affiché dans la barre supérieure de la fenêtre Kofax.

Pour changer le travail, il faut cliquer sur la boule bleue en haut à gauche et le sélectionner.

Par défaut le dernier travail utilisé est utilisé à l’ouverture de Kofax Express.

Numérisation

Cette étape indique au scanner de débuter la numérisation d’un lot de feuille.

Via l’onglet « Accueil », appuyez une fois sur l’icône « Numériser le lot ». kofax_numeriser

Une fois que tous les courriers ont été scannés, le logiciel affiche une fenêtre proposant d’arrêter le scanner, ce qui peut être fait pour terminer le lot en cours.

Les pages scannées apparaissent dans la partie droite du logiciel.

Il est conseillé de vérifier visuellement:

  • la séparation des courriers: en cas de problème, il est possible de sélectionner la première page du courrier non séparé et de cliquer sur un bouton de séparation (ce qui demandera aussi une correction dans l’étape d’indexation)

  • la présence de pages blanches: qui peuvent être effacées

  • la présence de bords noirs: il faut dans ce cas effacer le courrier et rescanner après avoir remis le courrier droit dans l’avaleuse

Indexation

Cette étape permet de vérifier les données associées à chaque courrier.

Via l’onglet « Accueil », appuyer une fois sur l’icône « Indexation ». kofax_indexer

L’écran change pour afficher à droite les code barres détectés. En cas de problème, la zone est affichée en rouge et il est nécessaire de corriger le code barre correspondant au courrier affiché. Tant qu’une correction est nécessaire, il faut appuyer sur la flèche rouge jusqu’à arriver au dernier courrier.

Exportation

Cette étape permet d’envoyer les courriers scannés vers l’application « Gestion du courrier ».

Via l’onglet « Accueil », appuyer une fois sur l’icône « Exportation du lot ». kofax_exporter

Il faut confirmer l’exportation. Une fois celle-ci terminée, on peut fermer la fenêtre montrant l’avancement.