Fonctionnement général de Quaive

Fonctionnement général de Quaive#

Quaive se compose principalement de trois grandes parties :

  • La Bibliothèque

  • Les espaces de travail

  • Les actualités

Il y a en outre :

  • Le tableau de bord, qui agrège tous les contenus issus des parties précitées, et dont chaque agent peut personnaliser l’affichage.

  • Les apps, qui sont des raccourcis pour la gestion des outils accessibles à tous les agents (ex. : contacts, petites annonces, recherche avancée, etc.) et des outils spécifiques (actualités, administration des utilisateurs, etc.).

La Bibliothèque#

La Bibliothèque accueille tous les documents de référence et toutes les informations utiles aux agents, que ce soit pour leur travail quotidien ou la gestion de leur carrière.

C’est le pouvoir local qui choisit l’arborescence de cette partie, au regard de la politique de communication, de la masse d’informations à communiquer, des particularités de fonctionnement de l’administration, etc.

Conseil : Même avant de disposer de l’instance du nouvel intranet, un travail préparatoire peut déjà être entrepris : identifier tous les contenus à intégrer, les recueillir, les actualiser si besoin avec les services concernés, et réfléchir à l’arborescence de la bibliothèque.

Deux approches sont possibles pour structurer l’arborescence :

  • Par organigramme (point de vue émetteur) : cette classification reflète la structure de l’administration, mais certains services peuvent n’avoir que peu de contenu à partager, et des doublons peuvent apparaître lorsque plusieurs services traitent les mêmes informations.

  • Par thématiques (point de vue utilisateur) : cette classification part des besoins de l’utilisateur final: l’agent. Elle favorise une navigation plus intuitive et permet généralement d’éviter de devoir dupliquer des informations, ce qui est naturellement à éviter.

Pour rappel, l’intranet centralise et sécurise les informations destinées à une utilisation interne. Il peut également mentionner des informations qui peuvent à la fois être utiles aux agents et concerner un public plus large. Ces informations seront dès lors certainement déjà disponibles soit le site public du pouvoir local, sur un site d’une administration régionale ou fédérale, etc. Il n’est dès lors pas question de dupliquer ces informations dans l’intranet, mais simplement d’y renvoyer en utilisant des éléments de type ‘liens’.

Les espaces de travail#

Les espaces de travail permettent :

  • le travail collaboratif autour d’un projet ou d’une équipe,

  • le partage d’informations pour un nombre limité de personnes,

  • l’édition collaborative de documents, qui peuvent être versés dans la bibliothèque une fois validés : word, excel, ppt.

  • la gestion de calendriers et de tâches.

  • l’utilisation d’un outil de visioconférences (https://visio.imio.be)

Les actualités#

Les actualités s’adressent à tous les membres de l’intranet et sont lisibles par tous. Elles peuvent être organisées en sections distinctes afin de différencier les types de contenus et de permettre des contributeurs et modérateurs différents selon les sections.

Le modèle de publication (qui peut proposer, qui peut publier) est à définir par le pouvoir local en fonction du volume d’actualités et des ressources disponibles en interne.

Attention : Éviter de créer trop de sections pour ne pas qu’elles deviennent des enveloppes vides.

Exemples de sections possibles#

Section

Contenu

Info de l’administration

Retours sur événements institutionnels, mise en lumière de projets ou de services, bien-être au travail, changements de procédures, vulgarisation de décisions du Collège, etc.

Vie de l’administration

Départs et arrivées, changements de fonction, nominations, etc.

Album de famille

Anniversaires, naissances, mariages, etc.

On parle de nous

Relais de la revue de presse (selon modalités/abonnements disponibles).

Maintenance

Travaux dans les locaux, nettoyage, maintenances informatiques, etc.

Les petites annonces#

Le module petites annonces permet l’échange de matériel et de mobilier au sein de l’administration, ainsi que des annonces personnelles (échanges de services, vente de seconde main, etc.).

Ce module ne dispose pas de système de modération : chaque agent peut publier directement, même si l’administrateur de l’intranet peut supprimer les annonces malvenues après publication.

L’activation de ce module doit donc :

  • être validée par les autorités ;

  • être encadrée par un règlement ou un document « bonnes pratiques » de l’intranet. Voir l’ébauche d’un tel texte [lien à ajouter quand page faite].

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