Ajouter, désactiver et réactiver un utilisateur dans l’intranet#
Objectif#
Seuls les administrateurs de l’intranet peuvent gérer les utilisateurs. Cette procédure décrit comment un administrateur de l’intranet peut créer un nouvel utilisateur, ainsi que désactiver ou réactiver le compte d’un utilisateur. Elle vise à garantir une gestion correcte des accès tout en préservant l’historique des actions des membres.
Étapes clés#
1. Accéder à la gestion des utilisateurs#
Aller dans la section ‘Apps’
Ouvrir l’app Outils Administrateurs
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquer sur la petite icône “+”.
Préparer les informations nécessaires avant de commencer la saisie.
2. Renseigner les informations du nouvel utilisateur#
Créer le nom d’utilisateur en respectant strictement la syntaxe définie par votre organisation.
Exemples de formats possibles : première lettre du prénom + nom de famille Dans tous les cas, n’utiliser que des minuscules et n’insérer aucun espace ou caractère accentué
Saisir ensuite :
le prénom
le nom de famille
l’adresse e-mail professionnelle si disponible
3. Gérer les adresses e-mail non professionnelles#
Si l’utilisateur ne dispose pas d’une adresse professionnelle, il est possible d’utiliser n’importe quelle autre adresse e-mail (par exemple Gmail).
Avant d’utiliser une adresse non professionnelle, obtenir l’autorisation de la personne concernée.
Vérifier que l’adresse saisie est correcte afin que l’utilisateur reçoive bien le message d’activation.
4. Ajouter l’utilisateur et déclencher l’invitation#
Une fois les 4 champs renseignés, cliquer sur « Ajouter un utilisateur ».
L’utilisateur reçoit automatiquement un courriel d’invitation.
Le courriel contient un lien de finalisation du compte, sur lequel l’utilisateur devra cliquer pour choisir son mot de passe et terminer la création de son compte.
5. Désactiver le compte d’un utilisateur#
Aller dans la section ‘Apps’
Ouvrir l’app Outils Administrateurs
Rechercher l’utilisateur concerné.
Utiliser l’option désactiver proposée à droite des prénom et nom de l’utilisateur
Retenir que la désactivation retire l’accès à l’intranet de l’utilisateur sans effacer l’historique de ses actions
8. Réactiver le compte d’un utilisateur#
Aller dans la section ‘Apps’
Ouvrir l’app Outils Administrateurs
Rechercher l’utilisateur concerné.
Choisir l’option de réactiver proposée à droite des prénom et nom de l’utilisateur
L’utilisateur retrouve immédiatement ses droits d’accès.
Il peut conserver son ancien mot de passe ou le réinitialiser selon la procédure prévue [mettre lien]
Points de vigilance#
⚠️ Ne jamais supprimer un utilisateur puisque l’historique de ses actions est conservée, cela pourrait créer des problèmes techniques
Vérifier la syntaxe du nom d’utilisateur avant validation, car elle doit respecter la convention de nommage décidée pour votre administration
Pour toute adresse e-mail non professionnelle, obtenir l’accord explicite de la personne
La désactivation entraîne une perte d’accès immédiate à l’intranet.
Lors de la réactivation, s’assurer que la procédure de mot de passe est bien comprise par l’utilisateur.
Conseils pour gagner en efficacité#
Utiliser une convention de nom d’utilisateur unique et standardisée pour faciliter la gestion des comptes.
Pour les utilisateurs récurrents, privilégier la réactivation plutôt qu’une nouvelle création de compte. Conserver une liste des comptes temporaires à désactiver/réactiver, par exemple pour les personnels saisonniers ou intérimaires.
Préparer à l’avance les informations du nouvel utilisateur pour éviter les erreurs de saisie, et vérifier l’adresse e-mail avant de cliquer sur « Ajouter un utilisateur » afin d’éviter les renvois ou les comptes non finalisés.