2.1. Créer un dossier#
2.1.1. Créer un permis d’urbanisme#
Rendez vous dans votre instance : Accueil - Cliquez sur le + vert pour créer par exemlpe un nouveau permis.
Différents onglets apparaissent lors de l’ajout ou l’édition d’un dossier. Chaque onglet est muni d’un formulaire avec différents champs. Les champs obligatoires sont indiqués à l’aide d’un petit carré rouge.
La plupart des listes étant configurables, n’hésitez pas à lire la documentation concernant la configuration des éléments liés au permis d’urbanisme.
Onglet « Récapitulatif »
Les champs obligatoires sont : « Agent(s) traitant(s) » et « Statistiques INS ». De base, la « Référence » est composée des initiales PU (Permis d’Urbanisme), de l’année en cours et d’un numéro de dossier qui s’incrémente automatiquement mais vous pouvez la modifier via la « Configuration de “urban” ».
Pour ajouter une adresse, utilisez le bouton « Ajouter une ligne ».
Ce dernier vous permettra d’entrer l’adresse. A droite de l’encadré, vous pouvez, à l’aide des symboles jaunes, ajouter ou supprimer une ligne.
Pour encoder les agents traitants, les architectes ou géomètres, le bouton « Ajouter » affiche un popup permettant de choisir dans une liste le ou les éléments souhaités.
Si l’architecte/géomètre n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez le créer directement.
Remarque : pour les agents traitants, il est nécessaire de les pré-encoder afin qu’ils apparaissent dans la liste. Voir « Gérer les agents traitants », 3.1.6 Ajouter un agent traitant
Un petit bouton tout en dessous du formulaire vous permet d’indiquer si une étude d’incidence est nécessaire.
Une fois enregistré, l’écran suivant apparaît.
Un nouvel onglet intitulé « Evénements du dossier » s’ajoute à la barre grise : celui-ci permet de gérer toutes les étapes et documents du dossier (voir la section sur les évènements, 2.1.5: Créer les documents via « Evénements du dossier »)
On peut noter que des messages d’avertissement apparaissent en orange au-dessus de l’intitulé du permis. Ceux-ci stipulent, dans ce cas, qu’il est nécessaire de renseigner la ou les parcelles du permis et le ou les demandeurs.
2.1.2. Ajouter la/les parcelle(s) cadastrale(s)#
Il est préférable de cliquer sur « ajouter une parcelle » en provenance de votre cadastre afin de la visualiser dans la cartographie. Si la parcelle n’existe pas encore dans vos données cadastrales, vous pouvez l’ajouter manuellement (attention, pas de visuel cartographique).
Recherchez par référence OU rue et numéro OU propriétaires. Une fois sélectionnée, la parcelle apparait à droite. Vous pouvez choisir plusieurs parcelles.
- SubtilitésSi votre recherche n’aboutit pas:
Pour les références cadastrales venant de Urbain, supprimer Bis/Exposant/Puissance et recherchez à nouveau.
Pour la recherche via la « Rue », la base de données du cadastre exprime « R. de l’église », écrivez donc juste « église ».
Cochez « Chercher dans les anciennes parcelles »
Lorsque vous recherchez, une liste de parcelles apparait en dessous. Si le propriétaire de la parcelle est aussi le demandeur de votre dossier, cochez le petit carré du « bonhomme » avant de cliquer sur le + vert.
Attention : Si votre propriétaire est une personne morale, ne le cochez pas ici car il s’encodera automatiquement dans demandeur et vous n’aurez pas les informations utiles (BCE/forme juridique/…).
2.1.3. Ajouter le(s) demandeur(s)#
Vous pouvez choisir d’encoder un demandeur personne physique, un demandeur personne morale ou un couple de demandeurs.
L’ajout d’un demandeur se fait en cliquant sur le bouton de même nom. La même opération peut être effectuée plusieurs fois afin de renseigner plusieurs demandeurs pour le permis.
2.1.4. Encoder dans les différents onglets#
Onglet « Avis »
Cet onglet permet d’ajouter via une liste déroulante les différents avis facultatifs ou obligatoires. Si certains avis sont manquants, dirigez vous vers la « Configuration de “urban” ».
Onglet « Publicité »
Ajoutez votre type de publicité et selectionnez les informations dans les encadrés « Article(s) de l’annonce de projet » ou « Article(s) de l’enquête ».
Attention : l’encodage de cet onglet permet de générer l’évènement lié et les tâches dans l’échéancier. Pour plus d’informations voir la documentation concernant l’échéancier ( 2.4: Échéancier global) et les évènements ( 3.2.1: Configurer les évènements).
Onglet « Analyse Urbanisme »
Sélectionnez le type d’annexe nécessaire à la demande qui vous permettra de générer automatiquement les formulaires des éventuelles pièces manquantes.
Le vocabulaire des « Pièces manquantes » à sélectionner se met à jour en fonction de l’annexe cochée.
Vous pouvez aussi ajouter manuellement des précisions dans le cadre « Détails concernant les pièces manquantes ».
Comme précisé plus haut, l’application est personnalisable. La configuration peut varier d’une commune à l’autre. Il est donc possible qu’un seul de ces cadres concernant les documents apparaisse.
De base, « Non déterminé » est coché dans « Choix de la procédure ». Il est donc nécessaire de spécifier la procédure de votre dossier. Le « Délai annoncé » s’ajuste automatiquement (il en est de même pour « prorogation » et « plans modifiés »)
Les autres onglets peuvent être complétés en fonction de vos besoins (notemment par le service « travaux » ou « énergie » par exemple) :
Aspects légaux
Voirie
Logement
PEB
Patrimoine
Pièces jointes
Remarque : il n’est pas nécessaire d’enregistrer chaque modification dans les onglets. Vous pouvez naviguer d’un onglet à un autre sans perdre d’informations. Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder tous les onglets en une seule fois.
Remarque bis : dans un premier temps, mis à part l’onglet « Récapitulatif », aucun autre onglet n’est obligatoire.
2.1.5. Créer les documents via « Evénements du dossier »#
Un évènement du dossier correspond à une étape dans laquelle vous pouvez créer des documents.
Pour ajouter ou modifier des évènements: : Configurer les évènements.
Pour créer un évènement à votre dossier, sélectionnez son titre et cliquez sur « Ajouter un évènement ».
Vous pouvez alors encoder les informations disponibles (à compléter, maintenant ou plus tard).
Certains évènements n’ont qu’une date, d’autres plusieurs champs.
Une fois l’évènement créé, vous pouvez générer les documents liés au dossier. En fonction de l’évènement sélectionné, une liste de documents à générer est disponible. Ceux-ci se génèrent de manière automatique et se personnalisent en fonction des demandeurs, des documents, etc.
En cliquant sur l’intitulé d’un document, l’application crée le document bureautique et ouvre LibreOffice permettant de modifier le contenu du document.
Après modification du document dans LibreOffice, il est nécessaire d’enregistrer le document et de fermer la fenêtre.
Après quelques secondes, apparaît alors un petit popup signifiant que le document a bien été enregistré dans iA.Urban.
Il suffit dès lors de cliquer sur le bouton “OK”.
A gauche, « Générer un document lié au dossier » = documents disponibles non créés A droite, « Documents liés à cet évènement » = documents créés
DAns le cadre d’un envoi publipostage, cliquez sur l’icône de publipostage (tas de petites feuilles)
Quand vous sélectionnez un évènement particulier, au dessus de la page, un cadre gris vous indique l’état de l’évènement, ainsi que les transitions possibles et l’historique de l’élément.
Lorsque vous avez terminé de générer tous les documents de votre évènement, cloturez le, ce qui mettra à jour automatiquement votre échéancier. (Voir partie 2.4: Échéancier global)
Quand vous cliquez sur le bouton « Clôturer », un popup s’affiche vous permettant d’enregistrer la modification. Il vous est possible d’ajouter un commentaire (par exemple à l’attention de votre collègue). Ce dernier est facultatif.
Une fois enregistré, l’état de l’évènement se modifie ainsi que les transitions possibles. Certains évènements ont plusieurs états, exemples: « avis en cours », « avis rendus », …
Pour revenir à l’onglet évènement, cliquez sur le bouton « Retour » en haut à gauche. Pour revenir à l’onglet récapitulatif, cliquez sur le nom du dossier dans le fil d’Ariane.
Une liste des évènements est désormais disponible, comprenant le titre de l’évènement, la date clé et les actions possibles.
L’intitulé de l’évènement peut également être de différentes couleurs :
Gris, pour les évènements clôturés
Orange, pour les évènements en cours
Remarque : Grâce à la configuration personnalisée, les documents générés varient en fonction des communes.