2.4. Les fonctionnalités additionnelles#
2.4.1. Enquête publique (évènement)#
Urban vous permet de créer un évènement « Enquête publique » et « Annonce de projet ».
Afin de créer cet évènement, vous devez tout d’abord sélectionner le type de publicité dans l’onglet « Publicité » du permis d’urbanisme.
Une fois le type de publicité choisie, ici « Enquête publique », vous remplissez les champs en fonction de votre dossier.
Vous enregistrez.
Ensuite, vous allez dans l’onglet « Evènements du dossier » de votre permis d’urbanisme.
Dans la liste déroulante, vous voyez que l’évènement « Enquête publique » est bien apparu.
Vous pouvez le sélectionner et cliquer sur « Ajouter un évènement ».
Une nouvelle page s’ouvre dans laquelle vous pouvez renseigner les dates d’enquête, de réclamations, etc.
Après avoir enregistré, vous arrivez sur un évènement un peu plus complet que les autres. Ce dernier reprend les dates clefs de l’enquête, mais aussi les données concernant l’enquête ainsi que le nombre de réclamations.
Et évidemment, les différents documents que vous pouvez générer.
De plus, vous avez trois onglets : « Récapitulatif », « Réclamants » et « Propriétaires concernés ».
L’onglet « Propriétaires concernés » vous permet de générer la liste des propriétaires dans un rayon de 50m autour de la parcelle concernée par le permis.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Rechercher les propriétaires situés dans un rayon de 50m », une liste s’affiche.
Vous pouvez évidemment modifier les informations des propriétaires grâce au petit crayon.
Vous pouvez aussi le désactiver ou même le supprimer.
Il va de soi que ne sont repris ici que les propriétaires et non les éventuels locataires. Si vous voulez ajouter d’autres propriétaires ou des locataires, vous pouvez utiliser le bouton « Ajouter un propriétaire » et remplir les champs demandés.
L’onglet « Réclamants » vous permet d’ajouter les éventuels réclamants.
Après avoir ajouté un ou plusieurs réclamants, vous verrez que le nombre de réclamations est bien modifié dans l’onglet récapitulatif.
Rayon de 200m
Si vous êtes amenés à faire une enquête publique qui nécessite un rayon de 200m, vous devrez simplement cocher la case « Etudes d’incidences ? » dans l’onglet « Récapitulatif » du dossier.
Vous verrez que le bouton au niveau de l’enquête publique pour chercher les propriétaires, vous proposera un rayon de 200m.
2.4.2. Nouveauté sur la recherche des propriétaires#
Précédemment, la recherche des propriétaires s’effectuait sur un rayon de 50m par défaut, et 200m en cas d’étude d’incidence ou d’enquête de catégorie B pour les permis uniques.
Il sera bientôt possible grâce au nouveau champ « Rayon d’enquête » situé sur l’onglet publicité, d’effectuer une recherche basée sur des valeurs spécifiques configurables, par exemple un rayon de 100 m ou 150 m.
2.4.3. Importer des riverains/réclamants#
Comme le rayon d’enquête doit comporter la liste des locataires/propriétaires du rayon, vous pouvez compléter, encoder et importer ce fichier csv:
Les destinataires sont directement importés (voir banière jaune).
Il en est de même pour les réclamants via le fichier csv:
Une bannière orange vous informe que l’import se fera durant la nuit.
Attention, ces fichiers ne peuvent pas recevoir d’autres ou moins de colonnes. Veillez à les laisser intacts et bien les enregistrer en csv.
2.4.4. Générer un document pour plusieurs destinataires#
Pour savoir comment fonctionne le publipostage, c’est par ici : Publipostage
Lors de la génération de documents, s’il y a plusieurs destinataires pour un même document, une icône apparaît juste à côté du titre. En cliquant sur cette icône de publipostage, le document se générera plusieurs fois de manière personnalisée en fonction des destinataires. Le document se génère sous un seul et même fichier, les différents documents à destination des différents destinataires se trouvent dans le même fichier.
Si une erreur au niveau des adresses apparaît, vérifiez qu’il ne s’agit pas simplement d’un envoi multiple. Revenez alors en arrière et cliquez sur l’icône de publipostage si elle est disponible.
2.4.5. Exportation liste 220#
Cette fonctionnalité permet d’obtenir le fichier correspondant à la liste 220 à utiliser dans l’application URBAIN du SPF. Voici la marche à suivre pour générer ce fichier :
Sélectionnez une procédure.
Dans la recherche avancée, entrez un intervalle de temps pour les dates de décision.
Un bouton « Liste 220 » apparaît en haut à droite des résultats de la recherche, qui enregistre la liste au format .xml.
Seuls les permis avec un statut « Accepté » sont repris.
Cliquez sur le lien « Liste 220 » pour enregistrer le fichier .xml.
Au moment de générer la liste, plusieurs erreurs peuvent apparaître car certains champs dans les dossiers sont à renseigner obligatoirement pour la liste 220.
Les erreurs les plus communes :
unknown worktype : le type de travaux n’a pas été renseigné pour le permis. Il faut renseigner le champ « Nature des travaux (liste 220) » dans le dossier concerné.
no street (with code) found : la rue renseignée dans le dossier n’a pas de code rue (INS). Il faut renseigner ce champ dans la page de la rue concernée.
2.4.6. Échéancier global#
Pour l’échéancier spécifique à un permis c’est par ici : Utilisation de l’échéancier
L’échéancier est accessible via la page d’accueil d’Urban, dans la colonne de gauche sous le titre « Outils » → « Échéancier ».
Une fois le lien “Échéancier” cliqué, l’écran suivant apparaît :
Dans l’échéancier sont affichés des permis pour lesquels une étape de traitement comporte une échéance.
A ce niveau l’échéancier prend en compte tous les permis créés.
La fenêtre se compose d’un outil de recherche tout en haut et d’un tableau reprenant tous les permis en dessous.
Le tableau s’affiche comme suit :
Titre : nom du dossier
Titre : nom de l’évènement en cours
Adresse : adresse de l’endroit concerné
Référence cadastrale
Assigné à : nom de l’agent en charge de l’évènement
Statut : statut de l’évènement avec un code couleur
Cliquez sur le statut pour connaître l’état des évènements et les détails de ces derniers. Ceci vous permet de connaître les tâches et les sous-tâches à effectuer afin de clôturer l’évènement et de passer à l’évènement suivant.
Code couleur :
Jaune : à faire
Orange : prochaine étape
Vert : fait
Echéance : date à laquelle l’évènement doit être clôturé
Actions : permet de réassigner le dossier à un nouvel agent
Vous pouvez effectuer une recherche en fonction de la référence du dossier ou de l’agent assigné.
Il est également possible, en cliquant sur l’outil filtre, d’effectuer la recherche en fonction de l’État (En création, À faire, Clôturée)
Attention, si aucune échéance n’a été indiquée, le symbole infini apparaît et les dossiers, classés nativement par date d’échéance, se trouvent dans les dernières pages. Afin de les consulter, vous pouvez inverser le classement par échéance en cliquant sur la petite flèche en dessous de « Échéance ».
En cliquant sur le titre de l’évènement, vous pouvez accéder aux détails de l’évènement.
2.4.7. Lien vers iA.Delib#
Une fois que le lien vers Delib est créé pour l’évènement, la procédure pour créer un point est la même pour tous les évènements. Nous pouvons créer des liens entre Delib et Urban sur les évènements que vous voulez. Pour ce faire, merci de nous contacter via notre système de ticketing. :)
1. Créer l’évènement voulu (ici la Délivrance du permis)
Choisissez l’évènement dans la liste déroulante et cliquer sur « Ajouter un évènement ».
2. Compléter les champs que vous voulez
Les champs « Titre du point PloneMeeting », « Description du point PloneMeeting », « Motivation du point PloneMeeting » et « Décision du point PloneMeeting » sont normalement déjà pré-complétés. Si vous voulez ajouter des informations pour ce dossier en particulier, vous pouvez le faire ici sans problème. Si vous voulez changer quelque chose dans la configuration, vous pouvez nous en faire la demande via un ticket. Les informations de ces quatre champs seront envoyées dans Delib sous les mêmes libellés. Une fois que vous avez fini d’éventuellement compléter ces quatre champs, vous pouvez cliquer sur « enregistrer ».
3. Cliquer sur « envoyer vers le Collège Communal »
Une fois que vous avez enregistré, vous pouvez simplement cliquer sur « Envoyer vers Collège Communal » afin de créer le point avec les informations que vous venez de vérifier.
4. Choisir le groupe proposant, la catégorie, la séance souhaitée puis choisir les annexes disponibles.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, une nouvelle fenêtre s’ouvre avec des champs à compléter et un récapitulatif de ce qui va être envoyé. Vous pouvez choisir le groupe proposant, la catégorie ainsi que la séance souhaitée. Si vous ne choisissez pas de séance, le point sera créé pour la prochaine séance. Vous pouvez aussi ajouter des annexes ; aussi bien les pièces-jointes que vous avez intégrées au permis que les documents que vous avez générés dans l’évènement concerné par le point Delib. Dès que vous avez complété les informations nécessaires, vous pouvez cliquer sur « Envoyer » pour que le point se crée du côté de Delib.
5. Le point info vous dit bien que l’élément a été créé sur Delib
Une fois que vous avez cliqué sur « Envoyer », un point info apparaît bien en jaune en haut de la fenêtre pour vous signaler que le point a bien été créé et vous avez une visualisation du point qui est apparue. Les informations que vous voyez s’afficher proviennent de Delib. Si vous cliquez sur le titre de votre permis dans l’encadré intitulé « Informations provenant de iA.Delib », vous serez redirigés vers Delib, vers le point que vous êtes en train de créer.
Au niveau de cet encadré « Informations provenant de iA.Delib », vous voyez le titre du point créé dans Delib, le créateur du point, la configuration de la séance, l’état du point, la catégorie, la séance, les annexes envoyées et les documents. Les documents que vous pouvez télécharger à cet endroit-là sont bien les documents qui sont disponibles sur iA.Delib.
6. Modification côté Delib
Une fois que vous avez envoyé les informations d’Urban vers Delib, vous pouvez encore modifier le point côté Delib. Vous ne pouvez par contre plus le faire sur Urban ! Une fois le point accepté, validé et passé au Collège, il vous est tout à fait possible de récupérer l’entièreté des textes sur Urban sur un document via des champs de fusion afin de constituer votre Annexe 12 avec les remarques éventuelles du Collège et surtout leur décision.
Pour retrouver ces champs, vous pouvez vous référer aux documents reprenant les champs de fusion.