2.3. Utilisation de l’échéancier

Lorsque vous créez un dossier, vous entrez les premières informations nécessaires, ensuite enregistrez. Puis vous ouvrez l’échéancier via la barre verte au dessus du dossier « Tâches ». Astuce: Ouvrez le dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet afin de travailler sur le dossier et voir les instructions de l’échéancier en même temps.

Voici la légende des couleurs :

• Un carton vert : tâche réalisée

• Un carton jaune : tâche à réaliser

• Un carton orange : tâche qui suivra juste après (valable pour les sous-tâches)

Pour avoir plus d’informations sur une tâche à réaliser, cliquez sur le petit carton.

La première tâche est « Renseigner la date de dépôt ». Pour réaliser cette tâche, vous devez :

• Créer l’évènement de dépôt et le clôturer

ET

• Changer l’état actuel “Dépôt du dossier” vers un autre état.

Pour créer l’évènement « Dépôt de la demande », allez au niveau de l’onglet « évènements du dossier », sélectionnez « Dépôt de la demande » et cliquez sur « Ajouter un évènement ».

Renseignez la date de dépôt (par défaut date du jour) et cliquez sur « enregistrer » tout en bas à droite.

Vous voici dans l’évènement « Dépôt de la demande ». Tous les évènements ont un « état » (celui du dossier est pour le moment « En cours »). Cet état peut être modifié, c’est ce que l’échéancier vous demande en disant de le « clôturer ». > cliquez sur la petite croix à coté de « Transitions ». (Si vous laissez votre souris sur la petit croix sans cliquer, vous verrez apparaître la mention « clôturer ».)

Astuce: L’icône de la petite horloge vous permet de voir l’historique de l’évènement.

Une fois que vous avez clôturé l’évènement de dépôt, vous pouvez actualiser l’échéancier. En cliquant sur la sous-tâche « renseigner la date de dépôt » vous verrez que le petit carton de « créer l’évènement de dépôt et le clôturer » est passé au vert.

Pour la suite, l’échéancier vous demandera de changer l’état actuel du dossier, pour le moment à « Dépôt du dossier » vers un autre état. Ici, on parle bien de l’état général du dossier et non pas d’un évènement en particulier. Avant de modifier cet état général, il faut d’abord, évidemment choisir la procédure dépendante du dossier entré et ensuite vérifier la complétude. Il s’agit ici de la seconde sous-tâche « Vérifier la complétude ». Pour choisir la procédure, rendez-vous dans l’onglet « Analyse d’urbanisme ». Sous le titre « Choix de la procédure » décochez « Non déterminé » et sélectionnez une procédure. Vous verrez que le champ « Délai annoncé » s’adaptera en fonction de la procédure choisie. Il ne faut pas y toucher ! Cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous revenez sur l’échéancier et que vous l’actualisez, vous verrez que le petit carton devant « Sélectionner une valeur dans le champ “choix de la procédure” est passé au vert.

La prochaine tâche est donc de « Vérifier la complétude » et donc de changer l’état général du dossier qui pour le moment est toujours à « Dépôt du dossier ».

Pour ce faire, comme pour les états des évènements, vous avez des transitions. Ici comme nous sommes à la vérification de la complétude, vous devez mentionner si le dossier est complet ou incomplet ou irrecevable ou même caduc.

De nouveau, si sans cliquer, vous laissez votre curseur sur l’onglet, la signification de celui-ci apparaîtra.

Une fois que vous avez sélectionné un nouvel état pour le dossier (ici incomplet), vous voyez que la tâche générale « Réception du dossier » est bien passée au vert et qu’une nouvelle tâche est apparue : « Incomplet ». Cette dernière a deux sous-tâches :

• Demande des compléments avec un carton jaune → prochaine tâche à réaliser

• En attente des compléments avec un carton orange → tâche qui va tout de suite suivre la tâche « Demande des compléments ».

Si vous cliquez sur le petit carton jaune devant « Demande des compléments », vous verrez que l’échéancier vous demande de « Créer l’évènement “dossier incomplet” » et le clôturer. Nous sommes ici exactement dans la même procédure que pour le “Dépôt de la demande”. Et ensuite, de changer l’état actuel “Incomplet” vers un des autres états. On parle bien ici de l’état général du dossier et non pas de l’état de l’évènement.

Cette mention de changer l’état du dossier revient très régulièrement. En effet, elle permet à l’échéancier de savoir où le dossier en est et quel évènement doit venir ensuite. Pour qu’une tâche générale soit validée, il faut que les sous-tâches le soient et inversement. Elles sont intrinsèquement liées. Si on clique sur le carton jaune de la tâche générale “Incomplet”, cette mention est plus claire. Afin de clôturer cette tâche générale, il faut valider les deux sous-tâches → Créer et clôturer les évènements de « dossier incomplet » et de « récépissé d’un complément » ET changer l’état du dossier. Ici comme nous sommes dans un état incomplet, l’échéancier va demander de repasser par l’état « Dépôt du dossier » avant de pouvoir le déclarer « complet ».

Donc, l’échéancier nous demandait de créer l’évènement “Dossier incomplet” et de le clôturer. Nous sommes donc de nouveau au niveau des évènements du dossier. Vous choisissez « 1er dossier incomplet » (si c’est bien un premier dossier incomplet, évidemment), vous ajoutez l’évènement, vous remplissez les champs demandés et vous arrivez au niveau de la génération de documents.

Ici, sur la capture d’écran, vous voyez que l’évènement de “1er dossier incomplet” apparaît en orange alors que l’évènement “Dépôt de la demande” apparaît en gris. Ces couleurs reflètent tout simplement l’état de l’évènement. Si vous avez clôturé l’évènement, le titre de celui-ci apparaît en gris au niveau du récapitulatif des évènements. Si par contre, vous n’avez pas encore clôturé l’évènement, comme c’est le cas ici pour l’évènement du “1er dossier incomplet” alors il apparaît en orange.

Même procédure que pour le premier évènement que vous avez fait ; pour changer l’état d’un évènement, vous devez passer par les transitions proposées : clôturer ou rouvrir. Ici, vous voyez que nous avons déjà clôturé l’évènement (État : Clôturée) et donc la transition proposée est la réouverture.

Si vous revenez au niveau de l’échéancier et que vous rafraîchissez d’abord la page, vous voyez que le petit carton devant “En attente de complément” apparaît en jaune et non plus en orange. La tâche est donc bien débloquée.

Si vous cliquez sur la sous-tâche “Demander des compléments”, vous verrez que dans la liste « Fait », la tâche concernant la création et la clôture de l’évènement de dossier incomplet est bien passée au vert. Et de nouveau, ce qu’il reste à faire c’est de changer l’état général du dossier. Mais avant de changer l’état actuel du dossier et donc de le déclarer « Irrecevable », « Accepté », « Retiré » ou « Refusé », il faut bien entendu attendre les compléments.

De nouveau, si vous cliquez sur la sous-tâche “En attente des compléments” vous verrez que vous devez “Créer l’évènement de “Récépissé d’un complément et le clôturer”.

Tout au long de la vie de votre dossier, il s’agira de créer des évènements et de les clôturer ainsi que de changer l’état du dossier. (Dépôt du dossier, Complet, Incomplet, Refusé, Accepté, Irrecevable, Abandonné, Caduc). La procédure est tout le temps la même. Si vous voulez que l’échéancier vous guide pas à pas, il faut cependant jouer selon ses règles. C’est-à-dire qu’il ne faut pas brûler les étapes. Prenez le temps de créer les évènements demandés, de les clôturer et de modifier l’état du dossier. Si vous vous rendez compte que vous avez brûlé une étape et que vous avez perdu l’échéancier, n’hésitez pas à réouvrir l’évènement clôturé probablement trop tard et à le reclôturer. Ça remettra normalement l’échéancier dans le droit chemin. Suivez à la lettre ce qu’il vous demande et tout se passera bien :)