Les réunions#
Le module Gestion des réunions n’a pas pour vocation la planification de réunions en tant que telle mais bien la centralisation d’informations relatives à un projet ou une tâche, qui sont (seront) partagées dans le contexte d’une réunion.
Important
Il n’y a pas de lien effectif avec Google Agenda, Outlook, etc…
C’est dans ce module que l’on retrouve la Vue calendrier qui permet d’afficher les réunions dans un calendrier.
Les réunions peuvent être affichées sur base journalière / hebdomadaire / mensuelle / annuelle.
Il est possible de naviguer dans le calendrier et de revenir à la date du jour facilement en cliquant sur le bouton AUJOURD’HUI.
Une réunion peut être créée :
directement depuis cette vue, par un clic dans le calendrier à la plage horaire souhaitée
et
depuis la vue liste des réunions, avec le bouton NOUVEAU
Les participants#
Le créateur de la réunion peut ajouter des participants à la réunion.
La liste déroulante propose uniquement les contacts de type “personne”, qu’ils soient utilisateurs ou non.
La notification des participants#
Si les partiicpants sont utilisateurs: - on peut les notifier et ils reçoivent alors une invitation par mail qui contient un lien vers la réunion dans Vision. - ils reçoivent des notifications à chaque modification sur la réunion. - ils ont le droit d’édition sur la réunion et peuvent également la commenter
Si les participants n’onst pas d’utilisateurs liés, soit n’ont pas accès à l’application: -
Onglet “Ordre du jour”#
le PV d’une réunion n’est pas automatiquement mis à jour en cas de modification de statut de planifiée/terminée à en cours.
Pour automatiquement écraser le PV en cas de modification de l’ordre du jour, supprimer au préalable tout le contenu de l’onglet Procès verbal. Dans ce cas, la transition de statut de planifiée à En cours complètera automatiquement l’onglet PV (attention que vous perdez alors tout encodage initialement réalisé dans cet onglet
==> le deuxième point peut en plus faire l’objet d’une FAQ “Comment réinitialiser le Procès verbal sur nase de l’ordre du jour”