Foire aux questions (FAQ)#
Comment générer un document ?#
Bouton Imprimer disponible à deux endroits
à la sélection d’objets dans une vue liste et
depuis le formulaire d’un objet
2 formats sont proposés : docx et xlsx
La fonctionnalité d’impression de documents depuis une sélection d’objets dans une vue liste génère autant de fichiers docx que d’objets sélectionnés.
Dans un document xlsx, il y a des cellules vides, sans données. Est-ce normal ?#
Le contenu du document est généré en fonction des droits de l’utilisateur. Seules les informations des objets sur lesquels l’utilisateur a les droits en lecture se génèrent dans le document.
Pourquoi les réunions ne se synchronisent-elles pas avec mon google gmail / outlook ?#
Le module Gestion des réunions n’a pas pour vocation la planification de réunions en tant que telle mais bien la centralisation d’informations relatives à un projet ou une tâche, qui sont (seront) partagées dans le contexte d’une réunion.
Comment désactiver l’envoi des notifications par mail lorsque l’on est participant à une réunion ?#
L’application, par défaut, abonne à une réunion tous les participants notifiés à cette réunion.
Le participant notifié via iA.Vision doit donc se désabonner pour ne plus recevoir de notifications par mail : naviguer sur la réunion et se désabonner.
Remarque :
il n’y a aucune obligation de notifier les participants, si ce n’est pas nécessaire et/ou qu’ils sont invités via Google ou Outlook.
les participants peuvent juste être mentionnés dans l’onglet “Ordre du jour”. Le champ “Participants” peut d’ailleurs être masqué dans la configuration avancée. Cf. Configuration des champs des formulaires
Pour rappel, un participant à une réunion a le droit d’édition sur celle-ci.
Je n’arrive pas à pousser de point dans iA.Délib.#
Pour créer un point vers iA.Delib, l’utilisateur iA.Vision doit répondre aux 3 conditions suivantes :
Disposer d’un droit d’accès dans l’application iA.Délib
L’identifiant iA.Délib doit être renseigné sur le formulaire iA.Vision de l’utilisateur
Les droits dont dispose l’utilisateur dans iA.Délib lui permettent de créer des points (Les permissions accordées dans iA.Délib sont respectées)
Pour confirmer la seconde condition, prendre contact avec votre référent iA.Vision pour vérifier que le nom d’utilisateur iA.Délib est renseigné sur le formulaire de votre utilisateur dans iA.Vision.
Comment réinitialiser le Procès verbal sur base de l’ordre du jour d’une réunion ?#
Pour modifier l’Ordre du jour et donc que le PV se mette à jour –> supprimer au préalable tout le contenu de l’onglet Procès verbal, revenir au statut “Planifiée” qui permet de compléter à nouveau l’onglet “Ordre du jour” et modifier son contenu. Dans ce cas, la transition de statut de “Planifiée” à “En cours” regénérera automatiquement l’onglet PV avec le nouveau contenu (attention alors que tout encodage initialement réalisé dans cet onglet sera écrasé/perdu).
Pourquoi un bandeau rose apparaît en haut de mon application ?#
iMio communique avec tous les utilisateurs via ce bandeau. Par exemple, pour une interruption de service ou tout autre message important quant à l’utilisation de l’application.
Une croix apparaît tout à fait à droite du bandeau afin de vous permettre de fermer celui-ci.
Vous désirez un indicateur identique pour tous vos objets, projets et/ou objectifs opérationnels ?#
Mettre en place une procédure en interne avec les consignes peut aider à avoir un indicateur identique sur tous les projets. Ce process aide effectivement lors de l’évaluation du PST.
Exemple de consignes :
A la création d’un projet, créer l’indicateur x (progression, santé, …) ex : “suivi de l’avancement mensuel du projet ( en % )” Cet exemple reprend également le type de valeur souhaité ce qui peut permettre d’orienter les utilisateurs.
mentionner que vous souhaitez que le libellé de l’indicateur soit “PRO-xx + libellé du projet”
–> Il est idéal d’utiliser une définition des Catégories plutôt que de figer les libellés car cela permet plus de possibilité de filtres et de statistiques.
Vous désirez voir tous les objets du listing sans utiliser la pagination, pour les réordonner par exemple.#
L’application affiche toujours une liste de 25 objets et vous permet de voir les suivants grâce à la pagination :
Pour voir le listing complet sur une seule page, cliquer sur le “25” et le modifier en mettant le nombre total d’objets dans la liste.
Par exemple, ici “33” :
Même si nous mettons tous les agents en mode “lecteur réduit” au lieu de “lecteur”, ceux-ci voient TOUS les projets or ils ne devraient avoir accès qu’à ceux sur lesquels ils sont assignés. Ne devons-nous pas laisser le champ vide et ne pas attribuer un rôle global en mode lecture ?#
Effectivement, le rôle global de :
Module projets - Lecteur réduit : donne accè en lecture à tous les projets liés au PST.
Module projets - Lecteur : donne accès en lecture à tous les projets liés ou non au PST.
Si vous souhaitez que les agents voient uniquement les projets sur lesquels ils sont assignés, ils ne doivent pas disposer de rôles globaux.
Grâce aux rôles locaux, assigner un utilisateur sur des projets lui donnera des droits sur ces projets là uniquement.
Voici les différents champs qui donneront des rôles locaux avec des droits bien définis à vos agents :
Créateut de projet : rôle local d’éditeur
Chef de projet : rôle local d’éditeur
Membre de l’équipe : rôle local de contributeur
Partenaire interne : rôle local de lecteur
Quelle est la différence entre une étiquette et une entité “parent” ?#
L’entité “parent” est bien l’entité au-dessus du contact. Il est donc judicieux de faire les liens entre les différentes catégories de contacts, soit, par exemple : lier les personnes au service et lier le service à l’AC.
L’étiquette, champ pour lequel le vocabulaire est éditable, va plutôt être utile pour d’ éventuelles recherches en utilisant les filtres. Un exemple, lorsque l’on crée une personne, on encode dans l’étiquette que c’est un “chef de service”, on peut, le jour où on a besoin de lister tous les “chefs de service”, faire une recherche sur l’étiquette et retrouver alors facilement toutes les personnes “chefs de service”.
Pourquoi je ne vois aucun contact sous “Mon organisation” ?#
Vérifier si votre personne de contact est bien liée à un contact (service, département,…) qui est lié à l’entité parente de votre organisation.
Je ne reçois pas de notification de la part de l’application iA.Vision. Que puis-je faire ?#
Voir les informations Configuration DNS
Les notifications iA.Vision sont systématiquement envoyée par l’adresse noreply@imio.be. Que puis-je faire pour connaitre l’utilisateur à l’origine de la notification ?#
Voir les informations Configuration DNS
Je ne trouve pas le projet PRO-XX ?#
Vérifiez bien :
les projets archivés
les projets en statut “terminé ou annulé”
“Quels sont les indicateurs pertinents pour mon projet ou mon Objectif opérationnel ?”#
==> Des ressources externes peuvent vous aider dans
le choix d’indicateurs opportuns pour le suivi de vos projets/objectifs opérationnels ou
la définition de valeurs-cibles pour ces indicateurs.
A titre d’exemple, différents sites sont à votre disposition :
Statbel (fédéral, SPF Economie)
Indicateurs relatifs aux ODD (national, Bureau fédéral du Plan)
Une évaluation du suivi est d’autant plus pertinente que l’indicateur est SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini).
Comment préparer mes projets en y assignant les chefs de projets, sans que ceux-ci puissent directement accéder aux formulaires et les modifier ?#
Voici 2 alternatives qui peuvent vous aider :
Créer les utilisateurs pour les personnes concernées et les archiver ensuite, en communiquant bien entendu en amont à ces utilisateurs (“Chefs de projets”) qu’ils recevront une invitation de l’application et que votre souhait est qu’ils la suivent et aient seulement accès à iA.Vision après une formation. Peut-être leur laisser un délai pour suivre l’invitation et configurer leur mot de passe et les avertir que leur accès sera ensuite “gelé” jusqu’à leur formation. Pour rappel, le fait d’archiver un utilisateur coupe l’accès à l’application mais permet néanmoins de l’assigner sur un projet en tant que “Chef de projet”.
OU
S’assigner tous les projets en tant que “Chef de projet” et modifier ce champ lorsque les utilisateurs des agents seront créés.
Taille maximale des fichiers que l’on peut lier#
Taille maximum autorisée : 128 Mb
Avantage à archiver un objet plutôt que de le supprimer#
Attention que les suppressions ne sont pas réversibles.
Il ne sera pas possible de récupérer les données supprimées. Pour rappel, seuls les administrateurs des modules ont cette permission.
Les alternatives :
l’utilisateur “recycle” l’objet en modifiant son contenu.
l’utilisateur assigne l’objet à un des référents administrateurs et ajoute un commentaire lui demandant de supprimer l’objet.
l’utilisateur assigne l’objet à un des référents administrateurs, ajoute un commentaire lui demandant de clôturer l’objet et de l’archiver.
A quoi sert la section “Validations du projet” dans le document “Fiche de cadrage (docx)” ?#
==> Bonne pratique de rédiger une fiche présentant un projet et ses composantes, pour ensuite le faire valider par certaines personnes. Sans cette validation, un projet ne peut alors démarrer.
==> La fiche de cadrage a été réalisée en ce sens. Les agents peuvent compléter les infos dans un projet iA.Vision, générer la fiche pour la faire valider par x ou y, voire la passer au collège en créant un point collège et en joignant ce document comme annexe. Lors des groupes de travail, il n’avait pas été demandé de mettre des champs spécifiques dans l’application (et de toute façon cela correspond alors davantage à un workflow de validation qu’il n’est pas envisageable de développer à court-moyen-long terme actuellement)
Pourquoi des champs non complétés apparaissent dans la fiche cadrage d’un projet ?#
==> S’il s’agit des parties prenantes, cela est intéressant pour valider qu’on n’a pas omis de renseigner une personne.
Pour rappel, si des champs référents/partenaires ne sont pas désirés de manière systématique, vous avez la possibilité de les masquer dans la configuration avancée. Configuration du formulaire d’un projet
Lorsqu’un agent travaille dans deux services différents avec des coordonnées tout à fait différentes, nous devons créer deux contacts “personne” pour cet agent ?#
Créer 2 contacts avec 2 utilisateurs est fastidieux à l’usage pour l’utilisateur qui devra se connecter/déconnecter avec le bon en fonction du contexte d’utilisation, des projets, etc.
Solution :
==> un contact peut être mis sous plusieurs services et il existe des vocabulaires pour les contacts qui peuvent être adaptés pour qu’un contact fasse référence à différents types d’email. ex: plutôt que d’utiliser pro-perso, mettre Service principal et Service secondaire par exemple.
L’agent n’a alors qu’un seul utilisateur et c’est dans tous les cas la même personne derrière. Jouer avec les fonctions pourrait aussi etre utile.
Je veux modifier le numéro (l’ID) d’un objet, est-ce possible ?#
Il est tout à fait possible de modifier le numéro “ID” d’un objet, par exemple le “PRO-10” en “PRO-01”.
Il s’agit d’un process que seul les référents administrateur peuvent faire.
Étapes à suivre : Reprenons l’exemple, je veux modifier le PRO-10 en PRO-01
libérer le numéro “01” : sur le formulaire du PRO-01, dans le champ “Numéro de l’identifiant”, mettre un numéro ID qui n’est pas encore utilisé, disons PRO-999.
Ensuite, sur le formulaire du projet PRO-10, modifier le champ “Numéro de l’identifiant” de “10” et “01”.
Retourner sur le PRO-999 et modifier le champ “Numéro de l’identifiant” et lui donner le numéro 10 ou celui que vous désirez.
Les sous projets apparaissent comme un projet dans la “vue liste” des projets. Est-il possible de ne voir que les projets ?#
Effectivement, cette cette vue présente tous les projets, c’est une liste “plate” sans notion de hiérarchie parents-enfants.
L’alternative est d’appliquer est un filtre personnalisé :
Avec ce filtre, seul les projets racines, parents, sont affichés à l’écran.
Cette recherche peut être sauvegardée en cliquant sur “Recherches favorites”.
Comment créer un utilisateur ?#
Un utilisateur est un contact de catégorie “personne” qui a accès à l’application. Dans le module “Contacts et droits”, choisir le formulaire de la personne pour laquelle on souhaite créer un utilisateur. Dans l’onglet “Droits d’accès”, cliquer sur le bouton
CRÉER UN NOUVEL UTILISATEUR SUR BASE DE LA FICHE CONTACT
À la création d’un utilisateur, le système propose automatiquement les informations suivantes :
Nom : le libellé du contact
Email : 1ère adresse email mentionnée dans le formulaire du contact
Il est par ailleurs possible de renseigner dans le formulaire de création de l’utilisateur le nom d’utilisateur utilisé dans l’application iA.Delib, afin de permettre la création de points (selon les droits de l’utilisateur dans iA.Vision ET iA.Delib).