Foire aux questions (FAQ)#
Comment générer un document ?#
Bouton Imprimer disponible à deux endroits
à la sélection d’objets dans une vue liste et
depuis le formulaire d’un objet
2 formats sont proposés : docx et xlsx
La fonctionnalité d’impression de documents depuis une sélection d’objets dans une vue liste génère autant de fichiers docx que d’objets sélectionnés.
Dans un document xlsx, il y a des cellules vides, sans données. Est-ce normal ?#
Le contenu du document est généré en fonction des droits de l’utilisateur. Seules les informations des objets sur lesquels l’utilisateur a les droits en lecture se génèrent dans le document.
Pourquoi les réunions ne se synchronisent-elles pas avec mon google gmail / outlook ?#
Le module Gestion des réunions n’a pas pour vocation la planification de réunions en tant que telle mais bien la centralisation d’informations relatives à un projet ou une tâche, qui sont (seront) partagées dans le contexte d’une réunion.
Comment désactiver l’envoi des notifications par mail lorsque l’on est participant à une réunion ?#
L’application, par défaut, abonne à une réunion tous les participants notifiés à cette réunion.
Le participant notifié via iA.Vision doit donc se désabonner pour ne plus recevoir de notifications par mail : naviguer sur la réunion et se désabonner.
Remarque :
il n’y a aucune obligation de notifier les participants, si ce n’est pas nécessaire et/ou qu’ils sont invités via Google ou Outlook.
les participants peuvent juste être mentionnés dans l’onglet “Ordre du jour”. Le champ “Participants” peut d’ailleurs être masqué dans la configuration avancée. Cf. Configuration des champs des formulaires
Pour rappel, un participant à une réunion a le droit d’édition sur celle-ci.
Je n’arrive pas à pousser de point dans iA.Délib.#
Pour créer un point vers iA.Delib, l’utilisateur iA.Vision doit répondre aux 3 conditions suivantes :
Disposer d’un droit d’accès dans l’application iA.Délib
L’identifiant iA.Délib doit être renseigné sur le formulaire iA.Vision de l’utilisateur
Les droits dont dispose l’utilisateur dans iA.Délib lui permettent de créer des points (Les permissions accordées dans iA.Délib sont respectées)
Pour confirmer la seconde condition, prendre contact avec votre référent iA.Vision pour vérifier que le nom d’utilisateur iA.Délib est renseigné sur le formulaire de votre utilisateur dans iA.Vision.
Comment réinitialiser le Procès verbal sur base de l’ordre du jour d’une réunion ?#
Pour modifier l’Ordre du jour et donc que le PV se mette à jour –> supprimer au préalable tout le contenu de l’onglet Procès verbal, revenir au statut “Planifiée” qui permet de compléter à nouveau l’onglet “Ordre du jour” et modifier son contenu. Dans ce cas, la transition de statut de “Planifiée” à “En cours” regénérera automatiquement l’onglet PV avec le nouveau contenu (attention alors que tout encodage initialement réalisé dans cet onglet sera écrasé/perdu).
Pourquoi un bandeau rose apparaît en haut de mon application ?#
iMio communique avec tous les utilisateurs via ce bandeau. Par exemple, pour une interruption de service ou tout autre message important quant à l’utilisation de l’application.
Une croix apparaît tout à fait à droite du bandeau afin de vous permettre de fermer celui-ci.
Vous désirez un indicateur identique pour tous vos objets, projets et/ou objectifs opérationnels ?#
Mettre en place une procédure en interne avec les consignes peut aider à avoir un indicateur identique sur tous les projets. Ce process aide effectivement lors de l’évaluation du PST.
Exemple de consignes :
A la création d’un projet, créer l’indicateur x (progression, santé, …) ex : “suivi de l’avancement mensuel du projet ( en % )” Cet exemple reprend également le type de valeur souhaité ce qui peut permettre d’orienter les utilisateurs.
mentionner que vous souhaitez que le libellé de l’indicateur soit “PRO-xx + libellé du projet”
–> Il est idéal d’utiliser une définition des Catégories plutôt que de figer les libellés car cela permet plus de possibilité de filtres et de statistiques.
Vous désirez voir tous les objets du listing sans utiliser la pagination, pour les réordonner par exemple.#
L’application affiche toujours une liste de 25 objets et vous permet de voir les suivants grâce à la pagination :
Pour voir le listing complet sur une seule page, cliquer sur le “25” et le modifier en mettant le nombre total d’objets dans la liste.
Par exemple, ici “33” :
Même si nous mettons tous les agents en mode “lecteur réduit” au lieu de “lecteur”, ceux-ci voient TOUS les projets or ils ne devraient avoir accès qu’à ceux sur lesquels ils sont assignés. Ne devons-nous pas laisser le champ vide et ne pas attribuer un rôle global en mode lecture ?#
Effectivement, le rôle global de :
Module projets - Lecteur réduit : donne accè en lecture à tous les projets liés au PST.
Module projets - Lecteur : donne accès en lecture à tous les projets liés ou non au PST.
Si vous souhaitez que les agents voient uniquement les projets sur lesquels ils sont assignés, ils ne doivent pas disposer de rôles globaux.
Grâce aux rôles locaux, assigner un utilisateur sur des projets lui donnera des droits sur ces projets là uniquement.
Voici les différents champs qui donneront des rôles locaux avec des droits bien définis à vos agents :
Créateut de projet : rôle local d’éditeur
Chef de projet : rôle local d’éditeur
Membre de l’équipe : rôle local de contributeur
Partenaire interne : rôle local de lecteur
Quelle est la différence entre une étiquette et une entité “parent” ?#
L’entité “parent” est bien l’entité au-dessus du contact. Il est donc judicieux de faire les liens entre les différentes catégories de contacts, soit, par exemple : lier les personnes au service et lier le service à l’AC.
L’étiquette, champ pour lequel le vocabulaire est éditable, va plutôt être utile pour d’ éventuelles recherches en utilisant les filtres. Un exemple, lorsque l’on crée une personne, on encode dans l’étiquette que c’est un “chef de service”, on peut, le jour où on a besoin de lister tous les “chefs de service”, faire une recherche sur l’étiquette et retrouver alors facilement toutes les personnes “chefs de service”.
Pourquoi je ne vois aucun contact sous “Mon organisation” ?#
Vérifier si votre personne de contact est bien liée à un contact (service, département,…) qui est lié à l’entité parente de votre organisation.
Je ne reçois pas de notification de la part de l’application iA.Vision. Que puis-je faire ?#
Voir les informations Configuration DNS
Les notifications iA.Vision sont systématiquement envoyée par l’adresse noreply@imio.be. Que puis-je faire pour connaitre l’utilisateur à l’origine de la notification ?#
Voir les informations Configuration DNS
Je ne trouve pas le projet PRO-XX ?#
Vérifiez bien :
les projets archivés
les projets en statut “terminé ou annulé”
“Quels sont les indicateurs pertinents pour mon projet ou mon Objectif opérationnel ?”#
==> Des ressources externes peuvent vous aider dans
le choix d’indicateurs opportuns pour le suivi de vos projets/objectifs opérationnels ou
la définition de valeurs-cibles pour ces indicateurs.
A titre d’exemple, différents sites sont à votre disposition :
Statbel (fédéral, SPF Economie)
Indicateurs relatifs aux ODD (national, Bureau fédéral du Plan)
Une évaluation du suivi est d’autant plus pertinente que l’indicateur est SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini).
Comment préparer mes projets en y assignant les chefs de projets, sans que ceux-ci puissent directement accéder aux formulaires et les modifier ?#
Voici 2 alternatives qui peuvent vous aider :
Créer les utilisateurs pour les personnes concernées et les archiver ensuite, en communiquant bien entendu en amont à ces utilisateurs (“Chefs de projets”) qu’ils recevront une invitation de l’application et que votre souhait est qu’ils la suivent et aient seulement accès à iA.Vision après une formation. Peut-être leur laisser un délai pour suivre l’invitation et configurer leur mot de passe et les avertir que leur accès sera ensuite “gelé” jusqu’à leur formation. Pour rappel, le fait d’archiver un utilisateur coupe l’accès à l’application mais permet néanmoins de l’assigner sur un projet en tant que “Chef de projet”.
OU
S’assigner tous les projets en tant que “Chef de projet” et modifier ce champ lorsque les utilisateurs des agents seront créés.
Taille maximale des fichiers que l’on peut lier#
Taille maximum autorisée : 128 Mb
Avantage à archiver un objet plutôt que de le supprimer#
Attention que les suppressions ne sont pas réversibles.
Il ne sera pas possible de récupérer les données supprimées. Pour rappel, seuls les administrateurs des modules ont cette permission.
Les alternatives :
l’utilisateur “recycle” l’objet en modifiant son contenu.
l’utilisateur assigne l’objet à un des référents administrateurs et ajoute un commentaire lui demandant de supprimer l’objet.
l’utilisateur assigne l’objet à un des référents administrateurs, ajoute un commentaire lui demandant de clôturer l’objet et de l’archiver.
A quoi sert la section “Validations du projet” dans le document “Fiche de cadrage (docx)” ?#
==> Bonne pratique de rédiger une fiche présentant un projet et ses composantes, pour ensuite le faire valider par certaines personnes. Sans cette validation, un projet ne peut alors démarrer.
==> La fiche de cadrage a été réalisée en ce sens. Les agents peuvent compléter les infos dans un projet iA.Vision, générer la fiche pour la faire valider par x ou y, voire la passer au collège en créant un point collège et en joignant ce document comme annexe. Lors des groupes de travail, il n’avait pas été demandé de mettre des champs spécifiques dans l’application (et de toute façon cela correspond alors davantage à un workflow de validation qu’il n’est pas envisageable de développer à court-moyen-long terme actuellement)
Pourquoi des champs non complétés apparaissent dans la fiche cadrage d’un projet ?#
==> S’il s’agit des parties prenantes, cela est intéressant pour valider qu’on n’a pas omis de renseigner une personne.
Pour rappel, si des champs référents/partenaires ne sont pas désirés de manière systématique, vous avez la possibilité de les masquer dans la configuration avancée. Configuration du formulaire d’un projet
Lorsqu’un agent travaille dans deux services différents avec des coordonnées tout à fait différentes, nous devons créer deux contacts “personne” pour cet agent ?#
Créer 2 contacts avec 2 utilisateurs est fastidieux à l’usage pour l’utilisateur qui devra se connecter/déconnecter avec le bon en fonction du contexte d’utilisation, des projets, etc.
Solution :
==> un contact peut être mis sous plusieurs services et il existe des vocabulaires pour les contacts qui peuvent être adaptés pour qu’un contact fasse référence à différents types d’email. ex: plutôt que d’utiliser pro-perso, mettre Service principal et Service secondaire par exemple.
L’agent n’a alors qu’un seul utilisateur et c’est dans tous les cas la même personne derrière. Jouer avec les fonctions pourrait aussi etre utile.
Je veux modifier le numéro (l’ID) d’un objet, est-ce possible ?#
Il est tout à fait possible de modifier le numéro “ID” d’un objet, par exemple le “PRO-10” en “PRO-01”.
Il s’agit d’un process que seul les référents administrateur peuvent faire.
Étapes à suivre : Reprenons l’exemple, je veux modifier le PRO-10 en PRO-01
libérer le numéro “01” : sur le formulaire du PRO-01, dans le champ “Numéro de l’identifiant”, mettre un numéro ID qui n’est pas encore utilisé, disons PRO-999.
Ensuite, sur le formulaire du projet PRO-10, modifier le champ “Numéro de l’identifiant” de “10” et “01”.
Retourner sur le PRO-999 et modifier le champ “Numéro de l’identifiant” et lui donner le numéro 10 ou celui que vous désirez.
Les sous projets apparaissent comme un projet dans la “vue liste” des projets. Est-il possible de ne voir que les projets ?#
Effectivement, cette cette vue présente tous les projets, c’est une liste “plate” sans notion de hiérarchie parents-enfants.
L’alternative est d’appliquer est un filtre personnalisé :
Avec ce filtre, seul les projets racines, parents, sont affichés à l’écran.
Cette recherche peut être sauvegardée en cliquant sur “Recherches favorites”.
Comment retrouver les mandataires facilement afin de les assigner sur un projet dans le champ référent politique ?#
Réaliser une recherche pour retrouver l’ensemble des mandataires parmis les contacts et enregistrer cette recherche comme recherche favorite (possobilité de la partager avec tous les utilisateurs). Al’ajout des référents politiques, partir de la recherche favorite pour faciliter la sélection.
Exemple :
J’ai préalablement créé une fonction “Mandataires” à laquelle j’ai associé plusieurs personnes.
Depuis le formulaire d’un projet, dans le champs “Référents politiques”, j’ai créé une recherche personnalisée pour pouvoir sélectionner uniquement mes mandataires et j’ai partagé le filtres :
Est-il possible de supprimer ou archiver un projet / une tâche sans devoir demander à un administrateur / référent de le faire ?#
Non, les seuls rôles qui donnent le droit d’archiver ou de supprimer un objet sont les administrateurs. Il est préférable de demander aux utilisateurs de remonter les demandes de suppressions ou d’archivage à un référent. En effet la suppression est irréversible et n’est possible que si l’objet n’a pas de lien avec tout autre objet (réunion, iA.Delib, tâches, etc…).
Une alternative est le statut “annulé”, ou encore, de créer un statut “A supprimer/à archiver”. Statut sur lequel les référents administrateurs pourront faire une recherche, par exemple 1 fois par mois, et supprimer/archiver alors les objets en une fois.
Est-ce que l’Editeur global » sur le module projets peut créer des nouveaux projets ?#
Non. L’Editeur global sur les projets ne peut pas créer de nouveaux projets. Pour qu’un utilisateur puisse créer des nouveaux projets racines et pouvoir éditer tous les projets de l’application, il faut lui affecter les 2 rôles globaux: “Editeur global” et “Créateur de projets”
Que faire si j’ai une fenêtre qui apparait avec le message “Action manquante” ?#
==> Ce message apparait lorsque l’url pointe vers un objet ou une vue qui n’existe plus ou dont l’“adresse” a été modifiée.
La migration du 13/10 a induit une modification des urls. Il est donc possible, si vous aviez enregistré certaines pages en favoris dans votre navigateur internet (Edge, Firefox, Chrome), que les adresses aient changé.
Solution : corrigez l’url de votre nagivateur pour retourner sur https://monorganisation-vision.imio-app.be (et réenregistrez vos favoris le cas échéant).
Quelle est la différence entre une tâche et un projet ?#
Une tâche est une activité “élémentaire” (unité de travail spécifique) à mener, opérationnelle/technique, assignée à une personne qui en est responsable, et qui concourt à la réalisation d’un projet.
La tâche peut avoir une date de début et/ou de fin pour sa réalisation et s’étend sur des périodes généralement courtes, ainsi que des dépendances.
La tâche peut elle-même être scindée en unités plus petites (sous-tâche) pour faciliter le suivi des réalisations.
Un projet est quant à lui constitué d’un ensemble de tâches et d’activités coordonnées, l’ensemble celles-ci visant à réaliser les objectifs définis poursuivis de ce projet.
Les projets aboutissent à un produit, service ou un résultat global.
Les projets sont soumis à des contraintes de ressources/qualité-scope/temps et mobilisent des ressources humaines, matérielles et financières dédiées.
Les projets s’étendent donc sur des périodes de temps plus longues (souvent plusieurs semaines/mois/années).
Le projet peut être planifié dans le temps et est leadé par un chef de projet qui en assure la bonne gestion et le suivi. Il est épaulé par une équipe de projet définie qui pourra prendre en charge les tâches à réaliser pour accomplir ce projet.
Chaque projet peut être subdivisé en sous-projets selon la granularité de gestion souhaitée et le phasage du projet dans le temps.
Chaque projet est différent, même s’il peut s’appuyer sur des pratiques récurrentes.
Comment supprimer facilement les “identifiants” entre crochets dans les documents générés ?#
La procédure à suivre est la suivante dans libreOffice (je l’ai en anglais chez moi, il faudrait vérifier l’intitulé exacte des champs/boutons et ajouter les screenshots) :
Générer le document souhaité
Ouvrir le document généré
Aller dans le menu Edition > Rechercher & remplacer –> Alternativement, vous pouvez utiliser le raccourci clavier : ctrl+H
Dans la zone “Rechercher”, introduire l’expression suivante :
\[[A-Z]{2,5}-\d{2,5}\]Laisser la zone “Remplacer par” vide
Cocher la case “Expressions régulières”
Cliquer sur “Rechercher tout” et validez visuellement que les sélections dans le document correspondent bien aux identifiants du type [OS-01], [PRO-01], etc.
Cliquez sur “Remplacer tout” si vous souhaitez supprimer toutes les sélections en une seule fois. –> Alternativement, cliquer sur “touver précédent/suivant” et “Remplacer” pour supprimer les valeurs séquentiellement une à une.
Fermer la boîte de dialogue
Générer un document global permettant d’imprimer l’ensemble du PST#
Voici le chemin à suivre pour générer le document PST docx complet :
Dans le module “Gestion du PST”
Le menu “Programmes”
Sous-menu “Tous les programmes”
Cliquer sur le programme souhaité
Ensuite, sous le bouton “Actions”
Sous-menu “Imprimer” et tous les documents sont présentés
Comment puis-je restaurer un élément supprimé par erreur ?#
Il n’est malheureusement pas possible de restaurer des éléments supprimés, même par l’équipe iMio.
La suppression d’un objet (projet, tâche, réunion, indicateur, OS, OO, contact) nécessite donc la plus grande vigilance.
Dans le doute, privilégiez l’archivage des objets, il vous sera toujours possible de supprimer ces objets dans un second temps.
Notez également que si un objet est supprimé, il n’y a dès lors plus la possibilité de consulter son historique.
Comment fonctionne le fichier ICS envoyé dans les notifications par mail pour une invitation à une réunion :#
Le fichier ICS est reconnu comme une invitation.
Le créneau de la réunion apparaît comme “Occupé” dans le calendrier Outlook, ce qui évite les conflits de disponibilité.
Avec les boutons Accepter/Refuser, Outlook envoie la réponse du participant à l’organisateur de la réunion. On s’assure que l’organisateur dans le fichier ICS est bien le créateur de la réunion (avec son vrai email), et jamais une adresse noreply@imio.be qui n’existe pas.
Limite connue :
Les réponses (Accepter/Refuser) envoyées par Outlook arrivent dans la boîte mail du créateur de la réunion, mais ne sont pas traitées automatiquement dans iA.Vision. Le créateur peut toutefois voir qui a accepté ou refusé en consultant ses emails.
Quels sont les raccourcis clavier pour les champs texte (description,…)#
Le raccourci Ctrl + K ouvre la palette de commandes dans Odoo Version 18.
Pour les listes, voici les caractères à utiliser en fonction de la liste souhaitée :
Commencer par * ou - → liste à puces
Commencer par 1. ou 1) ou A. → liste numérotée
Comment créer un utilisateur ?#
Vous êtes référent métier pour iA.Vision et pour Wallonie Connect, voici toute la documentation en cliquant ICI
Vous êtes référent métier iA.Vision mais pas référent Wallonie Connect, veuillez vous adresser à votre/vos référent(s) Wallonie Connect.
En effet, depuis le 16/03/2026, la création d’utilisateurs dans iA.Vision se gère depuis Wallonie Connect.
Le référent Wallonie Connect doit ajouter l’agent dans le groupe iA.Vision sur Wallonie Connect pour que celui-ci, en suivant l’url iA.Vision, puisse se connecter à l’instance.
Si le contact est déjà créé dans iA.Vision, avec son adresse mail, Wallonie Connect le liera au nouvel utilisateur grâce à la même adresse mail.
Si le contact n’est pas encore créé dans iA.Vision, celui-ci sera créé par le système avec un discriminant dans le libellé du contact permettant d’identifier que le contact a été créé par le système dans ce contexte.
Une synchronisation systématique des utilisateurs Wallonie Connect a été mise en place la nuit. Le gestionnaire des utilisteurs dans iA.Vision a la possibilité de faire une synchronisation à la demande à partir de iA.Vision :
Module Gestion des contacts et droits, menu « Configuration, sous-menu “Synchroniser avec Wallonie Connect”
Il est par ailleurs possible de renseigner dans le formulaire de création de l’utilisateur le nom d’utilisateur utilisé dans l’application iA.Delib, afin de permettre la création de points (selon les droits de l’utilisateur dans iA.Vision ET iA.Delib).