La gestion des réunions#
Le module Gestion des réunions n’a pas pour vocation la planification de réunions en tant que telle mais bien la centralisation d’informations relatives à un projet ou une tâche, qui sont (seront) partagées dans le contexte d’une réunion.
Important
Il n’y a pas de lien effectif avec Google Agenda, Outlook, etc…
C’est dans ce module que l’on retrouve la Vue calendrier qui permet d’afficher les réunions dans un calendrier.
Une vue liste est également disponible.
La vue calendrier peut être affichée sur base journalière / hebdomadaire / mensuelle / annuelle.
Il est possible de naviguer dans le calendrier et de revenir à la date du jour facilement en cliquant sur le bouton AUJOURD’HUI
Une réunion peut être créée :
directement depuis la vue calendrier, par un clic dans le calendrier à la plage horaire souhaitée
et
depuis la vue liste des réunions, avec le bouton NOUVEAU
Les participants#
Le créateur de la réunion peut ajouter des participants à la réunion.
La liste déroulante propose uniquement les contacts de type “personne”, qu’ils soient utilisateurs ou non.
La notification des participants#
Si les participants sont utilisateurs :
on peut les notifier et ils reçoivent alors une invitation par mail qui contient un lien vers la réunion dans Vision.
ils sont par défaut “abonnés” à la réunion et reçoivent des notifications à chaque modification sur la réunion.
ils ont le droit d’édition sur la réunion
Si les participants n’ont pas d’utilisateurs liés, soit n’ont pas accès à l’application :
ils sont alors référencés comme participants pour information uniquement.
ils ne recevront pas l’invitation à la réunion.
Onglet “Ordre du jour”#
Cet onglet contient une structure proposée par défaut qu’il est possible de compléter. Celle-ci peut être modifiée tant que la réunion est en statut “Planifiée”.
Onglet “Procès verbal”#
Cet onglet :
va reprendre les informations encodées dans l’onglet “Ordre du jour”.
va pouvoir être modifié uniquement quand la réunion sera en statut “En cours”.
propose d’envoyer le PV soit
à tous les participants avec un utilisateur
OU
à tous les participants présents avec un utilisateur
Astuce
Pour modifier l’“Ordre du jour” et que l’onglet “Procès verbal” se mette à jour
–> supprimer au préalable tout le contenu de l’onglet Procès verbal, revenir au statut “Planifiée” qui permet de compléter l’onglet “Ordre du jour” et modifier son contenu.
Dans ce cas, la transition de statut de “Planifiée” à “En cours” regénérera automatiquement l’onglet PV avec le nouveau contenu (attention alors que tout encodage initialement réalisé dans cet onglet sera écrasé/perdu).