La gestion des projets#
“Suivez, gérez et administrez les différents projets et tâches portés par le Pouvoir Local.”
Menu “Projets”#
Plan des projets : vue hiérarchique des projets, vue par défaut quand on clique sur le module de Gestion des projets
Tous les projets : tous les projets
Mes projets : projets sur lesquels l’utilisateur a un rôle local
Mes projets favoris : projets que l’utilisateur a mis en favori
Projets assignés à mon département/service : projets pour lesquels le département/service de l’utilisateur est assigné en tant que “Service(s) gestionnaire(s)”
Menu “Tâches”#
Toutes les tâches : toutes les tâches.
Mes tâches : tâches sur lesquelles l’utilisateur est le Contact à qui la tâche a été assignée.
Mes tâches favorites : tâches que l’utilisateur a mises en favori.
Tâches assignées à mon département/service : tâches pour lesquelles le contact assigné fait partie du même département/service que l’utilisateur.
Statistiques : vue sur un tableau croisé-dynamique des tâches.
Dynamique : cliquer sur les “+” et “-” permet de filtrer sur de plus en plus de critères désirés.
Des boutons spécifiques permettent :
d’inverser les axes
d’étendre une sélection de critères à toutes les colonnes/lignes
de télécharger ce tableau croisé-dynamique au format xlsx.
Ce tableau est très flexible et peut être exporté à des fins de reporting.
Menu “Configuration”#
Menu disponible en lecture pour tous et également en édition selon les rôles et droits de l’utilisateur.
Il permet de lire (et de configurer selon les droits) les listes des vocabulaires propres aux projets et tâches :
statuts
priorités
origine des budgets
publics cibles
thématiques
objectifs de développement durable
Il permet également de configurer les champs des formulaires des projets et des tâches. Possibilité de masquer certains champs afin que les champs qui seront affichés dans l’application soient parfaitement adaptés à la réalité et aux souhaits du pouvoir local.
A l’accueil du module Gestion des projets#
Bouton NOUVEAU#
Pour créer un nouveau projet : NOUVEAU
Un formulaire à compléter s’ouvre :
2 champs obligatoires :
le libellé du projet
et
le Chef de projet: personne qui est en charge du projet.
Les champs optionnels :
Description : champ texte Attention : pour déclencher l’enregistrement et voir le bouton ENREGISTRER/SAUVEGARDER, il faut cliquer en dehors du champ.
Créateur du projet : personne qui a créé le projet dans l’application, le créateur dispose des droits d’édition sur le projet créé. Le créateur peut être réassigné au besoin.
Équipe projet : tous les contacts qui font partie du projet.
Date planifiée : date de début et date de fin du projet.
Projet parent : possibilité de sélectionner un projet pour lequel ce nouveau projet est un sous-projet.
Objectif opérationnel principal : possibilité de lier le nouveau projet à un objectif opérationnel du Plan Stratégique Transversal (PST). “Principal” : lien fort entre le projet et l’objectif opérationnel. Lorsque ce champ est rempli, le projet est alors systématiquement lié au PST.
Objectif opérationnel secondaire : possibilité de lier le nouveau projet à un objectif opérationnel du PST. “Secondaire” : lien faible entre le projet et l’objectif opérationnel. Ce champ peut-être rempli uniquement si un objectif opérationnel principal est d’abord défini.
Priorité du projet : possibilité de sélectionner une priorité (configurée ultérieurement dans le vocabulaire).
Les différents onglets#
Cadrage - Informations - Référents et partenaires - Sous-projets - Tâches du projet - Fichiers liés - Indicateurs - Budget - Réunions - iA.Délib - Notes
Note
Tous ces onglets peuvent etre complétés sans devoir ENREGISTRER à chaque étape. Une fois que les informations des différents onglets sont encodées, ENREGISTRER le nouveau projet.
Uniquement pour les PL qui ont une migration des données de l’application iA.PST : un onglet supplémentaire apparait : “Récupération du passif”. Dans cet onglet sont reprises les informations enregistrées dans le PST et qui ont été migrées dans Vision.
Onglet Cadrage#
Ces champs permettent de générer le document de cadrage de projet de manière la plus automatisée possible.
Notez que le titre de la section “Cadrage” reste affiché même si l’utilisateur masque les champs de la section depuis la configuration avancée, sans masquer l’onglet complet.
Attention : pour déclencher l’enregistrement et voir le bouton ENREGISTRER/SAUVEGARDER, il faut cliquer en dehors du champ.
Onglet Ressources
Des informations budgétaires peuvent être encodées sur un projet et donc aussi sur un projet lié au PST. Les informations propres au projet figurent dans un tableau dont les valeurs sont éditables.
Les informations collectées sur les sous-projets du projet sont quant à elles agrégées dans un second tableau. L’information est dès lors consultative. Les données budgétaires agrégées des projets liés à titre principal à un OO sont disponibles sur le formulaire de cet OO, dans l’onglet Budget. L’origine du budget est un vocabulaire qui peut être défini par le Gestionnaire des vocabulaires.
Onglet iA.Délib#
Des points peuvent être poussés vers iA.Délib depuis les Projets et les Tâches.
Plusieurs points par objet peuvent être poussés dans iA.Délib.
Pour créer un point, l’utilisateur iA.Vision doit répondre aux 3 conditions suivantes :
Disposer d’un droit d’accès dans l’application iA.Délib.
Le nom d’utilisateur iA.Délib doit être renseigné sur le formulaire iA.Vision de l’utilisateur.
Les droits dont dispose l’utilisateur dans iA.Délib lui permettent de créer des points (Les permissions accordées dans iA.Délib sont respectées).
Bouton NOUVEAU SUR BASE D’UN PROJET EXISTANT
Une nouvelle fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le projet existant à copier.
Possibilité d’attribuer un OO au projet copié, facultatif.
La fenêtre suivante propose les différentes informations à copier. Cocher les éléments souhaités qui suivront la copie du projet.
Il y a différents statuts possibles pour un projet#
Dans l’application, le vocabulaire suivant a été mis en place pour les statuts des projets : NOUVEAU - A AGENDER - EN COURS - TERMINÉ - ANNULÉ
Pour modifier le vocabulaire, chemin à suivre : menu configuration depuis la page d’accueil, sous-menu “Vocabulaires”. Possibilité de renommer, modifier ou supprimer les termes du statut d’un projet.
Pour passer d’un statut à l’autre, cliquer sur le statut souhaité.
Les projets en lien avec le PST#
Ces projets seront toujours liés à un objectif opérationnel principal et parfois également à un OO secondaire.
Pour rappel : Objectif opérationnel principal : lien fort entre le projet et l’objectif opérationnel. Seul les liens principaux seront considérés dans la génération de documents, l’agrégation de données budgétaires ou encore dans les vues hiérarchiques des objets.
Objectif opérationnel secondaire : lien que l’on peut attribuer uniquement si le projet a un objectif opérationnel principal et qui sera uniquement “informatif”.
Note
Il est possible de créer un NOUVEAU projet à partir de différents endroits:
Module Gestion des projets
sur toutes les vues des projets : bouton NOUVEAU
Module Gestion du PST afin de créer un projet lié au PST
sur un formulaire d’un OO - onglet “Projets” - CRÉER UN NOUVEAU PROJET. Le formulaire de ce nouveau projet héritera par défaut de l’information de l’OO.
sur tous les sous-menus de “Projets liés au PST” : bouton NOUVEAU