La gestion des contacts et droits#
Différence entre les contacts et les utilisateurs#
Un contact est un élément que l’on peut référencer sur un objet. Un contact peut être de différentes catégories : organisation, personne, service,… Les contacts peuvent ou non présenter une adresse email.
Un contact peut être référencé dans certains champs de iA.Vision sans avoir d’utilisateur lié, mais ce contact référencé n’aura alors pas la possibilité d’accéder à l’application iA.Vision. Il sera référencé pour information.
Seuls les contacts de type “personne” disposant d’une adresse email peuvent avoir un utilisateur lié. L’utilisateur permet d’avoir accès à l’application iA.Vision. Il se connecte à l’application à l’aide d’une combinaison email / mot de passe.
Certains champs de iA.Vision ne peuvent être assignés qu’à des contacts disposant d’un utilisateur lié (ex : si besoin de notification, droits spécifiques, etc.). Par exemple, si vous souhaitez abonner une personne au fil d’activité, seuls les utilisateurs de l’application seront proposés.
Les différentes catégories de contacts#
Il y a différentes catégories de contacts :
des contacts de type “Entreprise/Organisation”
des contacts de type “Fonction”
des contact de type “Service/Département”
des contacts de type “Organe”
des contact de type “Personne”
Ce diagramme présente toutes les possibilités de combinaison entre les différentes catégories de contacts.
Remarque : Les contacts de type “Organe”
Un organe est une entité, un regroupement de personnes et/ou de fonctions, formel ou informel, qui a une activité définie et qui ne s’inscrit pas au sens de l’administration dans la définition d’un Service/Département ou ne s’inscrit pas dans la hiérarchie d’une Administration (ex : Collège communal, Équipe de Team building, Bureau Exécutif, Conseil d’administration, Bureau permanent, Conseil de l’Action Sociale, Comité x, groupe de travail…) C’est une solution très flexible car il est possible d’affecter des rôles directement au contact “Organe” et toutes les personnes de cet organe hériteront donc de ses rôles.
Formulaires des contacts#
Les formulaires permettent l’encodage de données spécifiques selon la catégorie de contact.
Quelle que soit la catégorie de contact :
possibilité d’encoder des coordonnées (0 à plusieurs adresse(s)/numéro(s) de téléphone/email(s)/…)
Note
Il n’y aura pas (dans un 1er temps) de validateur de format sur le numéro de téléphone. Il y a par contre un validateur qui valide le fait que cela ne soit que des nombres avec possiblement : +, /, (espace), . (point) Voici donc les exemples qui sont permis dans l’application : 0478 71 92 31 ou 0478/71.92.31 ou +32 478 71 92 31 ou 0478719231 ou encore 0478/71 92 31
possibilité d’encoder une thématique (vocabulaire) permettant des filtres par ailleurs
possibilité de définir des droits d’accès en attribuant des rôles au contact (Cf. les rôles globaux)
des onglets relatifs à l’organigramme permettent de réaliser les liens de parenté entre des objets
Remarque : Dans les vues “liste” : colonne “entité parent” afin de cibler à quelle entité le contact est lié. Dans les vues formulaires : tous les endroits où on a des listes d’entité, on affiche l’entité la + haute.
possibilité d’encoder des notes dans un onglet spécifique
possibilité d’ajouter des fichiers
Des raccourcis (smartbuttons) renseignent les liens entre le contact et les objets iA.Vision (visibilité du total et des listes selon les droits de l’utilisateur).
Il y a un avertissement lorsque 2 contacts présentent un même libellé.
Formulaire d’un contact de type “personne”, par exemple#
Bonne pratique#
Astuce
Créer les Entreprises/Organisations, Services/Département, Organes et/ou Fonctions souhaités et faire les liens nécessaires entre eux.
Créer tous les contacts de types “personne”.
Attribuer les contacts de type “fonction” et “personne” aux Entreprises/Organisations, Services/Département et/ou Organes désirés, soit en partant du formulaire de la fonction/personne, soit en partant du formulaire de l’Entreprise/Organisation, Service/Département et/ou Organe auquel ils appartiennent.
Si tous les contacts de type “personne” sont encodés, faire la liaison avec le service, par exemple à partir de celui-ci : cela permet de sélectionner toutes les personnes faisant partie du service en une fois.
Créer un utilisateur#
Créer un nouvel utilisateur :
Vous êtes référent métier pour iA.Vision et pour Wallonie Connect, voici toute la documentation en cliquant ICI
Vous êtes référent métier iA.Vision mais pas référent Wallonie Connect, veuillez vous adresser à votre/vos référent(s) Wallonie Connect.
En effet, depuis le 16/03/2026, la création d’utilisateurs dans iA.Vision se gère depuis Wallonie Connect.
Le référent Wallonie Connect doit ajouter l’agent dans le groupe iA.Vision sur Wallonie Connect pour que celui-ci, en suivant l’url iA.Vision, puisse se connecter à l’instance.
Si le contact est déjà créé dans iA.Vision, avec son adresse mail, Wallonie Connect le liera au nouvel utilisateur grâce à la même adresse mail.
Si le contact n’est pas encore créé dans iA.Vision, celui-ci sera créé par le système avec un discriminant dans le libellé du contact permettant d’identifier que le contact a été créé par le système dans ce contexte.
Une synchronisation systématique des utilisateurs Wallonie Connect a été mise en place la nuit. Le gestionnaire des utilisteurs dans iA.Vision a la possibilité de faire une synchronisation à la demande à partir de iA.Vision :
Module Gestion des contacts et droits, menu « Configuration, sous-menu “Synchroniser avec Wallonie Connect”
Réaliser un bilan régulier des utilisateurs
Faire régulièrement un filtre sur les utilisateurs “orphelins”, c’est-à-dire les utilisateurs qui auraient été déliés d’un contact.
Les contacts, utilisateurs et droits d’accès#
Un contact ayant un utilisateur lié peut se voir attribuer des rôles dans iA.Vision. (Cf. les rôles globaux)
Des rôles peuvent être attribués à des contacts parents.
Ces rôles sont alors hérités par les contacts enfants.
⇒ Ce point est d’autant plus intéressant qu’il permet de régir les droits accordés à des contacts en lot. À titre d’exemple, un organe pourrait servir pour un groupe de travail ayant des besoins d’accès spécifiques : ajouter/retirer les droits sur l’organe donne/supprime les rôles sur ses membres.
Quand un utilisateur peut recevoir une notification de l’application ?#
Dans les différents cas
lorsque l’on invite un utilisateur à une réunion
lorsque l’on envoie le procès verbal à partir de iA.Vision, l’utilisateur reçoit un mail avec le PV en pièce jointe.
si l’utilisateur s’abonne à un objet, il recevra des notifications par mail à chaque modification sur cet objet OU si quelqu’un l’abonne à un objet OU encore s’il est tagué dans le fil d’activité “Envoyer un message ». (En fonction de ses préférences de notifications, cfr. Choisir ses préférences de notification)