La gestion des contacts et droits#
Différence entre les contacts et les utilisateurs#
Un contact est un élément que l’on peut référencer sur un objet. Les contacts peuvent ou non présenter une adresse email.
Un contact peut être référencé dans certains champs de iA.Vision sans avoir d’utilisateur lié, mais ce contact référencé n’aura alors pas la possibilité d’accéder à l’application iA.Vision. Il sera référencé pour information.
Seuls les contacts disposant d’une adresse email peuvent avoir un utilisateur lié. L’utilisateur permet d’avoir accès à l’application iA.Vision. Il se connecte à l’application à l’aide d’une combinaison email / mot de passe.
Certains champs de iA.Vision ne peuvent être assignés qu’à des contacts disposant d’un utilisateur lié (ex : si besoin de notification, droits spécifiques, etc.). Par exemple, si vous souhaitez abonner une personne au fil d’activité, seuls les utilisateurs de l’application seront proposés.
Les différentes catégories de contacts#
Il y a différentes catégories de contacts :
des contacts de type “Entreprise/Organisation”
des contacts de type “Fonction”
des contact de type “Service/Département”
des contacts de type “Organe”
des contact de type “Personne”
Ce diagramme présente toutes les possibilités de combinaison entre les différentes catégories de contacts.
Remarque : Les contacts de type “Organe”
Un organe est une entité, un regroupement de personnes et/ou de fonctions, formel ou informel, qui a une activité définie et qui ne s’inscrit pas au sens de l’administration dans la définition d’un Service/Département ou ne s’inscrit pas dans la hiérarchie d’une Administration (ex : Collège communal, Équipe de Team building, Bureau Exécutif, Conseil d’administration, Bureau permanent, Conseil de l’Action Sociale, Comité x, groupe de travail…) C’est une solution très flexible car il est possible d’affecter des rôles directement au contact “Organe” et toutes les personnes de cet organe hériteront donc de ses rôles.
Formulaires des contacts#
Les formulaires permettent l’encodage de données spécifiques selon la catégorie de contact.
Quelle que soit la catégorie de contact :
possibilité d’encoder des coordonnées (0 à plusieurs adresse(s)/numéro(s) de téléphone/email(s)/…)
Note
Il n’y aura pas (dans un 1er temps) de validateur de format sur le numéro de téléphone. Il y a par contre un validateur qui valide le fait que cela ne soit que des nombres avec possiblement : +, /, (espace), . (point) Voici donc les exemples qui sont permis dans l’application : 0478 71 92 31 ou 0478/71.92.31 ou +32 478 71 92 31 ou 0478719231 ou encore 0478/71 92 31
possibilité d’encoder une thématique (vocabulaire) permettant des filtres par ailleurs
possibilité de définir des droits d’accès en attribuant des rôles à l’utilisateur (Cf. les rôles globaux)
des onglets relatifs à l’organigramme permettent de réaliser les liens de parenté entre des objets Remarque : Dans les vues “liste” : colonne “entité parent” afin de cibler à quelle entité le contact est lié. Dans les vues formulaires : tous les endroits où on a des listes d’entité, on affiche l’entité la + haute
possibilité d’encoder des notes dans un onglet spécifique
possibilité d’ajouter des fichiers
Des smartbuttons renseignent des liens entre le contact et les objets iA.Vision (visibilité du total et des listes selon les droits de l’utilisateur).
Il y a un avertissement lorsque 2 contacts présentent un même libellé.
Formulaire d’un contact de type “personne”, par exemple#
Bonne pratique#
Astuce
Créer les Entreprises/Organisations, Services/Département, Organes et/ou Fonctions souhaités et faire les liens nécessaires entre eux.
Attribuer les contacts de type “fonction” et “personne” aux Entreprises/Organisations, Services/Département et/ou Organes désirés, soit en partant du formulaire de la fonction/personne, soit en partant du formulaire de l’Entreprise/Organisation, Service/Département et/ou Organe auquel ils appartiennent.
Créer un utilisateur#
Possibilité de créer un nouvel utilisateur à partir du formulaire du contact OU de lier un contact à un utilisateur existant.
Créer un nouvel utilisateur :
A partir du formulaire d’un contact de catégorie “personne” - dans l’onglet “Droits d’accès”
Cliquer sur le bouton
CRÉER UN NOUVEL UTILISATEUR SUR BASE DE LA FICHE CONTACT
À la création d’un utilisateur, le système propose automatiquement les informations suivantes :
Nom : le libellé du contact
Email : 1ère adresse email mentionnée dans le formulaire du contact
Il est possible de renseigner dans le formulaire de création de l’utilisateur le nom d’utilisateur utilisé dans l’application iA.Delib, afin de permettre la création de points (selon les droits de l’utilisateur dans iA.Vision ET iA.Delib).
Pour lier un contact de type personne à un utilisateur préexistant, cliquer sur la ligne devant “utilisateur lié”, la liste des “utilisateurs existants” apparait et choisir “Recherche avancée…”.
Dans le cas d’une liaison à un utilisateur préexistant, une fenêtre expose diverses informations complémentaires telles que :
Le nom d’utilisateur dans iA.Délib
La date de dernière authentification
La désynchronisation éventuelle avec la 1ère adresse email mentionnée pour le contact
Remarque
Modifier l’email d’un contact ne modifie pas l’email de l’utilisateur lié, et inversement. Un avertissement en cas d’adresse email de l’utilisateur différente de la 1ère adresse email du contact sera présent aussi bien sur le formulaire du contact que sur le formulaire de l’utilisateur.
Sur un formulaire d’utilisateur :
Sur un formulaire de contact :
Possibilité de créer des utilisateurs en lot
Créer des utilisateurs en lot pour un à plusieurs contacts disposant d’une adresse email.
Module Gestion des contacts et droits - Menu “Configuration” - Sous-menu “Création d’utilisateurs à partir des contacts”.
L’application propose tous les contacts de type “personne” dans un listing. Ce listing est présenté par page de 50 contacts.
Cela implique que la création d’utilisateurs se fait par 50 contacts maximum à la fois.
Il y a lieu de valider l’action à chaque page, avant de poursuivre avec la pagination. En effet, la pagination “perd” les contacts sélectionnés des pages précédentes.
Réaliser un bilan régulier des utilisateurs
Faire régulièrement un filtre sur les utilisateurs “orphelins”, c’est-à-dire les utilisateurs qui auraient été déliés d’un contact.
Notifications liées à la création d’un utilisateur#
Lorsqu’un utilisateur est créé par le gestionnaire des utilisateurs, celui-ci reçoit une notification si l’utilisateur ne s’est pas connecté après 7 jours.
4 notifications sont envoyées au total pour couvrir une éventuelle absence longue durée d’un utilisateur. Autrement dit :
notif 1 : création du user non connecté + 7j
notif 2 : création du user non connecté + 14j
notif 3 : création du user non connecté + 21j
notif 4 : création du user non connecté + 28j
Ceci permet dès lors au gestionnaire des utilisateurs d’avoir un suivi et de s’assurer que les utlisateurs ont bien les accès requis.
Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur#
3 situations:
L’utilisateur connaît l’adresse email avec laquelle il doit se connecter → Le renvoyer vers la page de connexion et utiliser le lien “Réinitialiser le mot de passe”.
Souhait du Gestionnaire des utilisateurs d’imposer un mot de passe → Se rendre sur le formulaire de l’utilisateur → Cliquer sur le bouton “Action” et choisir “Modifier le mot de passe” → Encoder le nouveau mot de passe et cliquer sur le bouton “Modifier le mot de passe”. Remarque : le mot de passe pourra être modifié ensuite par l’utilisateur (cf. ci-dessus).
Souhait d’envoyer un lien à l’utilisateur pour qu’il réinitialise lui-même son mot de passe → Se rendre sur le formulaire de l’utilisateur → Cliquer sur le bouton “Action” et choisir “Envoyer les instructions de réinitialisation du mot de passe”
Remarque : L’envoi de notifications par mail a été désactivé sur les instances de test.
Les contacts, utilisateurs et droits d’accès#
Un contact ayant un utilisateur lié peut se voir attribuer des rôles dans iA.Vision. (Cf. les rôles globaux)
Des rôles peuvent être attribués à des contacts parents.
Ces rôles sont alors hérités par les contacts enfants.
⇒ Ce point est d’autant plus intéressant qu’il permet de régir les droits accordés à des contacts en lot. À titre d’exemple, un organe pourrait servir pour un groupe de travail ayant des besoins d’accès spécifiques : ajouter/retirer les droits sur l’organe donne/supprime les rôles sur ses membres.
