5. Paramétrages

Les paramétrages sont à effectuer en amont du lancement des inscriptions, que ce soit pour les repas scolaires ou pour les plaines de vacances. Ils concernent l’application iA.Téléservices et l’application iA.AES.

5.1. Du côté d’iA.Téléservices

Dans la fabrique de formulaires, rendez-vous sur les formulaires suivants pour effectuer les paramétrages. Ceux-ci ne sont a priori à faire qu’une seule fois, lors du lancement de vos premières inscriptions, que ce soit pour les repas ou plaines.

5.1.1. M’enregistrer en tant que parent

Ce formulaire ne nécessite qu’un paramétrage : celui de déterminer le rôle du demandeur (= qui va pouvoir le compléter). Il doit être indiqué à cet endroit « Utilisateurs identifiés (Carte d’identité électronique – eID).

Le rôle de l’agent traitant et le rôle pour la saisir backoffice doivent être « Agents traitants – Portail Parent ».

La publication doit être activée.

5.1.2. Enregistrer un enfant

Il est nécessaire de paramétrer les options de formulaires, en plus des rôles de l’agent traitant et saisie backoffice qui doivent toujours être paramétré « Agents traitants – Portail Parent ».

Dans les options se trouve la question suivante : « Faut-il facturer le parent différement selon qu’il habite la commune ou non ? ». La réponse à la question (Oui, non, Non renseigné) va déterminer le calcul effectué pour le paiement des plaines de vacances via le Téléservices (paiement en ligne). Il est donc indispensable que cette option soit correctement configurée, sous peine de proposer des montants incorrects aux parents.

Cochez « Oui » si vous proposez un tarif aux habitants de votre commune différent des parents n’habitant pas votre commune.

Cochez « Non » s’il n’y a pas de différence de tarif entre un habitant et un non-habitant de votre commune ».

Au niveau du rôle du demandeur, il doit être positionné sur « Utilisateur identifié ». La publication doit être activée.

5.1.3. Fiche santé

Dans les options du formulaire figurent la liste de toutes les questions posées aux parents au travers de la fiche santé. Toutes les cases doivent être cochées, à l’exception des trois dernières et des questions que vous ne souhaitez pas poser aux parents.

Au niveau du rôle du demandeur, il doit être positionné sur « Utilisateur identifié ». Le rôle du demandeur et de la saisie backoffice doit être « Agents traitants – Portail Parent ». La publication doit être activée.

5.1.3.1. Etape 3 : Tester

Testez avec un profil autorisé à accéder au formulaire “Plaines de vacances” et qui est lié à un code postal de votre commune. Modifiez ensuite les données du compte pour y mettre un code postal différent de celui/ceux de votre commune. Si vous n’êtes pas bloqués, c’est que la condition n’a pas été correctement mise en place. Contactez l’équipe Portail Parent ou l’équipe iA.Téléservices.

5.1.4. Repas scolaires

Dans les options, il convient de sélectionner la ou les écoles pour lesquelles les inscriptions vont être gérées. Il faut également choisir si les inscriptions concernent le mois en cours ou le mois suivant. Par exemple : nous sommes le 25 août, si les repas sont en août, il faut sélectionner « mois en cours ». Si les repas sont en septembre, il faut sélectionner « mois suivant ».

Au niveau du rôle du demandeur, il doit être positionné sur « Utilisateur identifié ». Le rôle du demandeur et de la saisie backoffice doit être « Agents traitants – Portail Parent ». La publication doit être activée aux dates souhaitées pour les inscriptions, par exemple du 1 au 15.

5.1.5. Ajouter une brochure, un mode d’emploi, un document sur le Portail Parent

Pour ajouter un document en lien disponible dans la colonne de droite de l’espace Portail Parent, voici les étapes à suivre :

Etape 1 : Ressources

Rendez-vous dans le backoffice de iA.Téléservices puis dans l’onglet “Edition du guichet citoyen”. En haut à droite, cliquez sur le bouton avec les trois petits points, puis sur “Ressources”.

Dans la page Ressources, cliquez sur le bouton “Transférer” pour transférer un document depuis votre ordinateur. Il s’affichera dans la liste des ressources. Localisez-le, puis faites un clic droit dessus. Cliquez sur “Copier l’adresse du lien”.

Etape 2 : Ajouter le lien

Toujours dans l’onglet “Edition du guichet citoyen”, cliquez sur la page “Portail Parent” (la première qui s’affiche dans la liste).

Dans la colonne de droite, cliquez sur “Ajouter une cellule”. Sélectionnez comme type “Lien”.

Dans les champs “Libellé”, indiquez le texte que verra le parent.

Dans le champ “URL”, faites un collé (l’URL du fichier précédemment copié devrait s’y ajouter).

N’indiquez rien d’autres.

Cliquez sur “Enregistrer”. Déplacez ensuite la cellule en haut de la colonne de droite (au-dessus)

Si une cellule existe déjà avec un lien à remplacer, il suffit de supprimer l’URL et de copier celle préalablement collée.

5.2. Du côté d’iA.AES

5.2.1. Uniquement pour les repas : paramétrage des menus

Chaque mois, il faudra indiquer dans iA.AES les menus qui s’afficheront dans le calendrier des repas dans le formulaire « Repas scolaires » du Portail Parent ».

Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet « Repas ».

Le sous-onglet « Repas » est une sorte de dictionnaire de tous les intitulés de plats utilisés au moins une fois dans le Portail Parent. Il est utile notamment pour préciser les régimes particuliers, comme végétariens ou halal.

Mais c’est le sous-onglet « Menu » qui est le plus important. Dans ce sous-onglet, l’agent en charge des repas devra ajouter, chaque mois, les intitulés des plats du mois suivants. Il faut indiquer la date du repas, l’activité à laquelle il est lié, et l’intitulé du plat. Chaque date doit comporter autant de lignes que d’activités. Ainsi, si vous proposez chaque jour un repas soupe, un repas maternel et un repas primaire, il faudra trois lignes avec la même date, les activités différents et les intitulés des plats.

Astuce : si vous ne souhaitez pas communiquer aux parents dans le calendrier des repas l’intitulé exact des repas, indiquez un intitulé standard de type « Soupe + repas chaud + dessert ». Ainsi, vous n’aurez plus que la date à changer chaque mois.

5.2.2. Paramétrage des Données médicales (fiches santé)

Avant de lancer vos inscriptions via le Portail Parent, un paramétrage est à effectuer du côté de la fiche santé, directement dans iA.AES. Dans le menu, sélectionnez l’onglet “Données médicales”.

Cliquez ensuite, tout à droite, sur “Autorisations médicales”.

Vous y retrouverez la liste des autorisations éventuellement publiées dans le formulaire Portail Parent. Cette fonctionnalité vous permet ainsi d’indiquer vos propres autorisations, personnalisées pour votre commune.

Sur la page “Autorisations”, la liste reprend donc, pour chaque autorisation :

• Si elle est affichée dans le formulaire “Fiche santé” du Portail Parent (si oui, la case est cochée)

• Si cette autorisation doit obligatoirement être cochée pour que le parent puisse valider la fiche

Vous pouvez modifier des autorisations existantes en cliquant simplement dessus, puis en éditant.

5.2.2.1. Pour créer une nouvelle autorisation

Indiquez le texte qui apparaîtra dans le formulaire Fiche santé dans le champ “Description”. Attention à votre orthographe ! Commencez le texte par une majuscule.

Note

Si au moins un enfant a reçu cette autorisation, il n’est plus possible de modifier la description.

Si vous souhaitez que cette autorisation soit donc affichée sur le Portail Parent, vous devez activer la proposition “Afficher sur le Portail Parent”.

Si celle-ci est activée, vous verrez alors une autre proposition, “Est obligatoire sur le Portail Parent”. Si vous souhaitez que le parent soit obligé de cocher cette autorisation, activez-la.

Enfin, vous retrouvez dans le tableau en dessous la liste des enfants pour lesquels l’autorisation a été donnée par les parents.