1. Flux emprunté par le parent lors de sa première inscription#
1.1. Inscription sur iA.Téléservices#
Pour tout parent, la première étape consiste à la création d’un compte utilisateur sur l’e-guichet. Pour les démarches liées au Portail Parent, parce qu’elles véhiculent des données sensibles, l’obligation de l’authentification forte (connexion via l’eID ou It’s me) est obligatoire.
Le parent doit donc cliquer sur le bouton « Connexion » en haut à droite de la fenêtre de l’e-guichet, puis sur le bouton « Se Connecter » en lien avec la connexion eID. Il est ensuite redirigé vers le système d’authentification du BOSA, le CSAM, où il fait le choix de la carte d’identité électronique ou de l’application It’s me pour s’authentifier. Une fois la connexion établie, le parent est redirigé vers l’e-guichet où il est invité à compléter quelques données personnelles associées à son compte utilisateur. Il recevra un email de la part de l’e-guichet pour confirmer son adresse email et valider ainsi définitivement son compte.
La connexion au moyen de l’eID ou de l’application It’s me ne sera nécessaire qu’une seule fois, lors de l’enregistrement en tant que parent. Par la suite, le parent pourra se connecter avec son adresse email et son mot de passe.
1.2. Enregistrement sur le Portail Parent#
Une fois connecté, le parent pourra accéder à la page d’accueil du « Portail Parent ». Lors de sa première venue sur cette page, il y verra un message l’invitant à s’enregistrer dans la base de données du Portail Parent.
Cette étape est nécessaire pour :
Soit lier le parent du Téléservices avec la fiche parent déjà présente dans iA.AES sur base du numéro de registre national (veillez donc à ce que tous les parents déjà présents dans AES possèdent ce numéro pour éviter les doublons).
Soit créer la fiche parent dans iA.AES
Cette démarche ne contient qu’une page, où s’affiche le numéro de registre national du parent, automatiquement récupéré dans les données du compte utilisateur et non modifiable. Le numéro de téléphone peut également être demandé si cette donnée n’a pas été complétée lors de la création du compte.
1.3. Enregistrement des enfants dans le Portail Parent#
Si les enfants du parent font déjà l’objet de fiches enfants dans l’application iA.AES et liées à ce parent, celui-ci retrouvera automatiquement sur la page “Enfants” le listing de ses enfants.
Si ce n’est pas le cas, il devra alors passer par la démarche « Enregistrer un enfant », accessible depuis la page “Enfants”.
Le parent y indique les données liées à chacun de ses enfants, comme son nom, sa date de naissance, son numéro de registre national (si d’application), son niveau scolaire et son école.
Veuillez noter que si l’enfant n’est pas scolarisé dans une école de la commune, il faudra encoder une implantation scolaire de type « Autre » dans l’application iA.AES pour que celle-ci puisse être sélectionnée le cas échéant.
Si l’enfant fait déjà l’objet d’une fiche enfant dans iA.AES mais associée à un autre parent, le parent ici présent se rajoutera à la fiche enfant et pourra ainsi inscrire son enfant aux plaines et aux repas, en tant que le co-parent.
A noter que si le parent déjà présent et associé à l’enfant dans iA.AES est désigné comme facturable, le deuxième parent ne sera pas facturable. Il pourra cependant réaliser des inscriptions via le Portail, mais celles-ci seront associées et facturées au parent facturable.
1.4. Modifier les données parent#
Si le formulaire associé à cette démarche est activé, le parent a la possibilité de modifier ses données. Il peut ainsi mettre à jour son adresse postale, son numéro de téléphone ou encore son adresse email. Ces changements peuvent être induits sur sa fiche parent côté iA.AES de deux façons :
Automatiquement : vous n’avez alors aucune manipulation à faire, les données sont modifiées dans iA.AES une fois que le parent a validé son formulaire.
Semi-automatiquement : le parent formule une demande de modification de ses données. Vous devez alors vous rendre dans le traitement des demandes de iA.Téléservices, pour valider ou refuser la modification des données. Un simple clic sur le bouton “Valider” est nécessaire pour que les données soient mises à jour côté iA.AES.
Manuellement : sur base des données introduites par le parent sur sa demande, vous modifiez “à la main” sa fiche côté iA.AES. Attention, cette option peut être source d’erreur.
Pour déterminer si la validation des données est automatique ou semi-automatique, il est nécessaire de choisir l’option adéquate dans les options du formulaire du Téléservices.
1.5. Modifier les données enfant#
Le même principe s’applique pour le formulaire “Modifier les données enfant”. Le parent peut ainsi indiquer que son enfant a changé d’implantation scolaire.
1.6. Devenir parent facturable#
Le principe du parent facturable s’explique comme ceci :
Dès lors qu’un enfant est lié à un parent, celui-ci est désigné comme facturable (et attestable). Dans un ménage où les deux parents sont ensembles, l’enfant peut être associé à deux parents, chacun pouvant réaliser des inscriptions, mais toutes ces inscriptions ne sont liées et facturées qu’au seul parent facturable. Cela permet notamment de n’avoir qu’une seule facture pour tous les frais liés à l’enfant.
Si les parents sont séparés, chaque parent doit donc devenir “facturable” pour l’enfant. Chaque parent pourra alors réaliser des inscriptions, et leurs propres inscriptions leur seront facturées séparément. Chacun recevra également sa propre attestation fiscale.
Dans le cadre de la réservation des repas, le fait d’être désigné comme « facturable » permet de réserver des repas et de consulter les repas réservés par le co-parent, sans pouvoir les modifier ni en être facturé.
Pour devenir facturable, le co-parent peut compléter le formulaire pour en faire la demande dans l’espace “Enfant”. Un parent non-facturable verra en effet sous le nom de son enfant la mention : “Vous n’êtes pas le parent facturable. Devenir parent facturable”, avec un lien vers le formulaire. Le formulaire modifie automatiquement la responsabilité du parent dans iA.AES, sans validation ou modification de la part d’un agent référent.
Attention qu’il ne peut y avoir plus de deux parents facturables par enfant. Un troisième parent ne peut donc demander à être désigné comme facturable. A noter que vous pouvez vous-même ajouter un troisième parent facturable (au maximum) directement dans iA.AES (par exemple, pour les foyers, familles d’accueil, CPAS…)