12. Accueil du mercredi après-midi#
12.1. Flux emprunté par le parent#
12.1.1. Inscription#
Le parent peut inscrire son ou ses enfants à l’accueil organisé le mercredi après-midi.
Le formulaire d’inscription affiche :
Une liste des mercredis à venir, filtrés selon les délais minimum et maximum de réservation.
À la différence des formulaires « Plaines de vacances » et « Repas scolaires », il est possible d’inscrire plusieurs enfants au sein d’un même formulaire. Pour chaque date, le parent peut cocher un ou plusieurs enfants.
Important :
Les fiches d’inscription seront créées sur base des écoles fréquentées par les enfants. Si un parent inscrit ses deux enfants, fréquentant des écoles différentes, deux fiches d’inscription seront donc créées dans iA.AES, une pour chaque école.
12.1.2. Paiement#
Paiement en ligne obligatoire : le montant correspondant à toutes les inscriptions est ajouté au panier du parent. Les inscriptions ne deviennent valides et visibles dans iA.AES qu’après le paiement.
Paiement différé : les inscriptions sont enregistrées et immédiatement visibles dans iA.AES ; elles seront facturées ultérieurement.
12.1.3. Désinscription#
Selon le délai de désinscription configuré, le parent peut procéder au retrait de l’inscription via le formulaire dédié.
En cas de prépaiement en ligne, le montant de l’inscription annulée est ajouté au solde de la catégorie « Accueil » du parent et pourra servir à régler d’autres factures ou à financer de futures inscriptions.
⚠️ Attention :
Il est déconseillé, dans iA.AES, de supprimer une ligne d’inscription pour un enfant et de recréer une inscription sur une autre date : le solde débloqué ne sera pas automatiquement réaffecté à cette nouvelle inscription.
12.2. Configuration#
12.2.1. Côté iA.AES#
Créer une activité « Accueil du mercredi après-midi » dans la catégorie d’activité « Accueil ».
12.2.1.1. Paramétrages conseillés :#
Mode de planification : période
Type de niveau : à choisir selon l’étendue des dates (école entière ou certains niveaux)
Affichage sur le Portail Parent : Mercredi (Si ce paramètre est absent, la journée n’apparaîtra pas dans le formulaire du Portail Parent !)
Inscription des enfants : activée (coché)
Fonctionne avec scan : désactivé (décoché)
Planification : heures de début et de fin ; sélectionner « Entrée et sortie » en heure par défaut
Jours : sélectionner “Mercredi”
Dates exclues : indiquez les mercredis tombant pendant les congés scolaires ou les jours fériés. Si aucun lieu d’accueil n’est renseigné, la date sera exclue pour toutes les implantations scolaires. Si vous sélectionnez un ou plusieurs lieux d’accueil pour une date exclue, la date sera exclue pour toutes les implantations scolaires liées à ce ou ces lieux d’accueil sélectionné.
Lieu d’accueil : préciser le lieu concerné
Liens avec autres activités : ne rien indiquer
Finances : indiquer si l’accueil fait partie des montants déclarés à l’ONE trimestriellement
Mobile : ne rien indiquer
Prix : associer la ou les listes de prix (⚠️ Vérifier la date de fin de validité !)
12.2.2. Côté iA.Téléservices#
Deux formulaires sont à paramétrer.
Formulaire “Accueil du mercredi après-midi”
Au niveau des options
L’option “Délai, en jour” vous permet de n’afficher que les mercredis ayant lieu dans le délai indiqué. Ainsi, il vous est possible de n’afficher dans le formulaire d’inscription que les mercredis des trois prochains mois, afin d’éviter des inscriptions faites trop longtemps à l’avance. Veillez à n’indiquer que des chiffres.
Mode de paiement : Si vous cochez “Paiement en ligne” : le parent verra son panier alimenté par une somme à payer. Tant que cette somme ne sera pas payée en ligne, ses inscriptions ne seront pas intégrées à iA.AES. Si vous cochez “Paiement différé” : le parent ne réalise que des inscriptions, qui seront facturées à posteriori par vos soins via iA.AES.
Régie de paiement : Cochez la bonne régie de paiement à utiliser. C’est un paramétrage extrêmement important, parce qu’en fonction de votre configuration, les montants payés par les parents pourront être versés sur un compte qui n’est pas le bon. Ne laissez jamais la régie “test”.
Formulaire “Désinscription Mercredis”
Le principe de désinscription à l’accueil du mercredi après-midi fonctionne de la même façon que pour les repas et les journées pédagogiques. Le montant payé “en trop” par le parent se retrouvera dans le solde de celui-ci, pour la catégorie d’activité “Accueil”. Cet argent sera alors utilisé pour apurer des factures liées à l’accueil ou pour réserver via le Portail Parent d’autres activités de type accueil.
Au niveau des paramétrages, il convient d’indiquer si les agents souhaitent recevoir une notification par mail lorsqu’une désinscription est effectuée. Enfin, vous indiquez le délai maximum pour effectuer une désinscription.
