4. Repas scolaires#
4.1. Flux d’inscription aux repas scolaires par le parent#
Le parent a la possibilité de commander les repas scolaires de ses enfants par le biais du Portail Parent. Quelques éléments sont à prendre en compte :
L’inscription se fait enfant par enfant
L’inscription se fait mensuellement, pour les repas d’un mois en entier
Il est préférable de réaliser les inscriptions pour le mois suivant, mais il est possible de paramétrer des inscriptions pour le mois en cours ou dans deux mois.
Les repas sont soit prépayés en ligne, soit payés par facture, le Portail ne réalisant dès lors que l’inscription.
Sur la page “Inscriptions”, le parent clique sur le bouton “Inscriptions” associé à l’activité “Repas scolaire”. Il sélectionne son premier enfant, et est redirigé vers le formulaire de réservation. Le calendrier du mois proposé s’affiche alors, il peut cliquer sur les repas choisis (un seul choix possible par jour).
Il valide ensuite le formulaire.
Dans le cas où le paiement se fait sur facture : les inscriptions sont directement transmises à iA.AES et visibles sur la fiche d’inscription associée à l’implantation scolaire et au mois concerné. Le parent reçoit un email de confirmation listant les repas commandé. Il a la possibilité de modifier les inscriptions en repassant sur le formulaire d’inscription tant que celui-ci n’est pas désactivé.
Dans le cas où le prépaiement en ligne est activé :
Lors de la première réservation des repas, le calcul sera réalisé en multipliant le nombre de repas réservé par le montant du type de repas.
Exemple : je commande 10 repas à 3,5€ -> je paierai donc 35€.
Ce montant total sera ajouté automatiquement au panier du parent, qui pourra alors le régler en ligne directement, si une régie de paiement est correctement définie.
Les inscriptions seront effectives et visibles dans l’application iA.AES dès lors que le paiement a bien été effectué.
Attention Afin d’éviter les oublis de paiement, un email de rappel est envoyé 24h après que le panier ait été complété mais non payé.
Dans le cas où des repas réservés ne sont pas consommés, le montant remboursé sera indiqué au niveau du solde du parent (Signalétiques -> Parent -> Prépaiement par catégorie -> Repas).
Ce solde pourra être utilisé pour la prochaine commande et ainsi réduire le montant à payer par le parent.
Important : il faut compter généralement un délai de 2 mois pour que le parent puisse bénéficier de ce solde excédent. En effet, tant que la facturation des repas n’a pas été faite, le montant prépayé reste bloqué. Il n’est débloqué qu’à la facturation des repas. Ce n’est qu’à ce moment-là que ce solde peut être utilisé pour payer en partie des nouvelles commandes.
Exemple :
Le 3 janvier, une maman paie 35€ pour les 10 repas de février commandés pour son enfant. 35€ sont donc indiqués dans la colonne “Solde” et “Montant bloqué” pour la catégorie “Repas”.
Les 5 et 6 février, l’enfant est absent, les 2 repas lui sont donc décomptés. Le montant bloqué est toujours de 35€.
Le 1er mars, l’administration communale procède à la validation de la fiche d’inscription des repas de février, et facture. L’action de “facturation” va permettre d’établir les comptes positifs et négatifs. La maman aura donc une facture de 28€, entièrement payée par son solde bloqué. Les 7€ excédents sont débloqués et disponibles dans son “solde”.
Le 2 mars, la maman pourra bénéficier de ces 7€ pour payer une partie de sa commande pour les repas du mois d’avril.
Important : Vérifiez que le prépaiement global n’est pas activé sur votre instance iA.AES. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Paramètres, Utilisateurs et sociétés, Société, Pré-paiement.
Important : Assurez-vous de facturer les repas séparément du reste.
4.1.1. Cas des parents séparés#
Dans le cas où les parents sont en ménage, chacun des parents peut réaliser les inscriptions et les prépayer via le Portail Parent. Pour autant, côté iA.AES, les inscriptions seront d’office associée à l’unique parent facturable, ainsi que le montant prépayé.
Dans le cas où les parents sont séparés, il faudra que les deux parents soient désignés comme facturables dans iA.AES. Dès lors, chaque parent pourra réaliser ses propres inscriptions et les payer. Ainsi, le premier parent pourra réserver les repas de sa semaine de garde, la maman pour la sienne. La maman pourra voir les repas déjà réservés par le papa, sans pouvoir les modifier. Dans iA.AES, il existera deux lignes d’inscription pour un même enfant, une pour chaque parent.
4.1.2. Désinscription des repas scolaires#
Si vous activez le formulaire de Désinscription, le parent peut donc annuler les repas commandés pour son enfant. Dans ce fomulaire, il y retrouve la liste des jours et des repas associés qui ont été réservés (et payés en cas de prépaiement). Un délai de désinscription peut bien sûr être paramétré.
Il peut sélectionner un ou plusieurs jours pour lesquels les inscriptions aux repas de son enfant doivent être supprimés. Une fois le formulaire validé, le parent reçoit un email de confirmation, de même que l’agent référent si c’est le souhait de l’administration communale. Les repas sont directement annulé de la fiche d’inscription dans iA.AES.
Rappel : Dans le cas de la désinscription aux repas scolaires alors qu’un prépaiement en ligne a eu lieu pour la réservation, le parent n’est pas remboursé directement. Le montant des repas annulés mais payés alimentera le solde de prépaiement “repas” du parent pour la commande suivant la facturation.
4.2. Paramétrages#
4.2.1. Côté iA.Téléservices#
4.2.1.1. Repas scolaires (inscription)#
Dans les options du formulaire, il convient de sélectionner
La ou les écoles pour lesquelles les inscriptions vont être gérées
Le mois concerné par les inscriptions : mois en cours, mois suivant ou dans deux mois. Par exemple : nous sommes le 25 août, si les repas à réserver sont pour le mois d’août, il faut sélectionner « mois en cours ». Si les repas concernent le mois de septembre, il faut sélectionner « mois suivant ».
Au niveau du rôle du demandeur, il doit être positionné sur « Utilisateur identifié ». Le rôle de l’agent traitant et de la saisie backoffice doit être « Agents traitants – Portail Parent ».
La publication doit être activée aux dates souhaitées pour les inscriptions, par exemple du 1 au 15. Il est important de modifier chaque mois, avant tout lancement d’inscriptions, les dates de publication et d’expiration.
4.2.2. Côté iA.AES#
Généralement, trois activités sont nécessaires : Soupe, Repas maternel, Repas primaire.
4.2.2.1. Configuration de chaque activité#
Chaque activité doit être configurée comme suit :
Nom : ce nom ne sera pas visible par les parents, uniquement par les agents dans iA.AES.
Nom abrégé : utilisé uniquement pour les repas. Indiquez S, RM ou RP pour une meilleure visibilité dans les tableaux.
Mode de planification : Période
Catégorie d’activité : Repas -> Vérifiez en amont que la catégorie d’activité “Repas” est bien paramétrée pour fonctionner pour le Portail Parent (petite case à cocher)
Du … Au … : dates auxquelles se déroule votre activité. Pour les repas, vous pouvez indiquer l’année scolaire, voire une date plus lointaine pour ne pas devoir repasser sur ce paramètre lors de la prochaine rentrée scolaire.
Type de niveau : indiquez si votre activité concerne uniquement les maternelles, uniquement les primaires ou les deux.
Inscription
Inscription des enfants : doit être coché
Inscription aux repas : doit être coché
Fonctionne avec scan : non
Planification
Heure de début : début de l’activité (ex : 12:00 pour les repas)
Heure de fin : fin de l’activité (ex : 13:00 pour les repas)
Heure par défaut : sélectionnez « Entrée et sortie »
Jours d’activité :
Pour les repas : les lundis, mardis, jeudis et vendredis (éventuellement les mercredis)
Dates exclues : Ne pas compléter.
Lieux d’accueil
Ajoutez ici tous les lieux d’accueil associés aux repas.
Liens avec les autres activités
Ne rien sélectionner.
Finance
Nom visible sur la facture
Sélectionnez « Non » pour « Rapport ONE trimestriel »
Ne rien indiquer pour « Tarifs de groupe »
Portail Parent
Affichage sur le Portail Parent : sélectionnez “Repas”
Niveaux
Indiquez les niveaux pour lesquels l’activité sera proposée lors de l’inscription. Si vous avez indiqué “Maternelle” dans “type de niveau” plus haut, les niveaux associés à la maternelle seront proposés par défaut. Vous pouvez donc en retirer ou en ajouter.
Prix
Activités liées pour le calcul de position : ne rien indiquer
Ajoutez la liste de prix préalablement configurée et d’application pour cette activité.
Points d’attention divers
Pour les inscriptions liées à toute l’activité, un lien en haut à droite est disponible.
Afin de gagner un temps précieux, si vous avez plusieurs activités similaires à créer, utilisez l’action « Dupliquer » après avoir paramétré une première activité.
4.2.2.2. Encodage des repas#
Pour que les repas puissent être réservés via le Portail Parent, il est nécessaire de les encoder au préalable dans le programme iA.AES.