FAQ pertinente pour tout utilisateur#
Pourquoi les réunions ne se synchronisent-elles pas avec mon google gmail / outlook ?#
Le module Gestion des réunions n’a pas pour vocation la planification de réunions en tant que telle mais bien la centralisation d’informations relatives à un projet ou une tâche, qui sont (seront) partagées dans le contexte d’une réunion.
Je n’arrive pas à pousser de point dans iA.Délib.#
Pour créer un point vers iA.Delib, l’utilisateur iA.Vision doit répondre aux 3 conditions suivantes :
Disposer d’un droit d’accès dans l’application iA.Délib
L’identifiant iA.Délib doit être renseigné sur le formulaire iA.Vision de l’utilisateur
Les droits dont dispose l’utilisateur dans iA.Délib lui permettent de créer des points (Les permissions accordées dans iA.Délib sont respectées)
Pour confirmer la seconde condition, prendre contact avec votre référent iA.Vision pour vérifier que le nom d’utilisateur iA.Délib est renseigné sur le formulaire de votre utilisateur dans iA.Vision.
Comment réinitialiser le Procès verbal sur base de l’ordre du jour d’une réunion ?#
Pour modifier l’Ordre du jour et donc que le PV se mette à jour –> supprimer au préalable tout le contenu de l’onglet Procès verbal, revenir au statut “Planifiée” qui permet de compléter à nouveau l’onglet “Ordre du jour” et modifier son contenu. Dans ce cas, la transition de statut de “Planifiée” à “En cours” regénérera automatiquement l’onglet PV avec le nouveau contenu (attention alors que tout encodage initialement réalisé dans cet onglet sera écrasé/perdu).
Pourquoi un bandeau rose apparaît en haut de mon application ?#
iMio communique avec tous les utilisateurs via ce bandeau. Par exemple, pour une interruption de service ou tout autre message important quant à l’utilisation de l’application.
Une croix apparaît tout à fait à droite du bandeau afin de vous permettre de fermer celui-ci.
Vous désirez voir tous les objets du listing sans utiliser la pagination, pour les réordonner par exemple.#
L’application affiche toujours une liste de 25 objets et vous permet de voir les suivants grâce à la pagination :
Pour voir le listing complet sur une seule page, cliquer sur le “25” et le modifier en mettant le nombre total d’objets dans la liste.
Par exemple, ici “33” :
Pourquoi je ne vois aucun contact sous “Mon organisation” ?#
Vérifier avec votre référent si votre personne de contact est bien liée à un contact (service, département,…) qui est lié à l’entité parente de votre organisation.
Je ne reçois pas de notification de la part de l’application iA.Vision. Que puis-je faire ?#
Remonter le problème à votre référent. Voir les informations Configuration DNS
Les notifications iA.Vision sont systématiquement envoyée par l’adresse noreply@imio.be. Que puis-je faire pour connaitre l’utilisateur à l’origine de la notification ?#
Remonter le problème à votre référent. Voir les informations Configuration DNS
Je ne trouve pas le projet PRO-XX ?#
Vérifiez bien :
les projets archivés
les projets en statut “terminé ou annulé”
“Quels sont les indicateurs pertinents pour mon projet ou mon Objectif opérationnel ?”#
==> Des ressources externes peuvent vous aider dans
le choix d’indicateurs opportuns pour le suivi de vos projets/objectifs opérationnels ou
la définition de valeurs-cibles pour ces indicateurs.
A titre d’exemple, différents sites sont à votre disposition :
Statbel (fédéral, SPF Economie)
Indicateurs relatifs aux ODD (national, Bureau fédéral du Plan)
Une évaluation du suivi est d’autant plus pertinente que l’indicateur est SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini).
Taille maximale des fichiers que l’on peut lier#
Taille maximum autorisée : 128 Mb
Avantage à archiver un objet plutôt que de le supprimer#
Pour rappel, seuls les administrateurs des modules ont la permission de supprimer. Attention que les suppressions ne sont pas réversibles.
Il ne sera pas possible de récupérer les données supprimées.
Les alternatives :
l’utilisateur “recycle” l’objet en modifiant son contenu.
l’utilisateur assigne l’objet à un des référents administrateurs et ajoute un commentaire lui demandant de supprimer l’objet.
l’utilisateur assigne l’objet à un des référents administrateurs, ajoute un commentaire lui demandant de clôturer l’objet et de l’archiver.
Les sous projets apparaissent comme un projet dans la “vue liste” des projets. Est-il possible de ne voir que les projets ?#
Effectivement, cette vue présente tous les projets, c’est une liste “plate” sans notion de hiérarchie parents-enfants.
L’alternative est d’appliquer un filtre personnalisé :
Avec ce filtre, seul les projets racines (parents) sont affichés à l’écran.
Cette recherche peut être sauvegardée en cliquant sur “Recherches favorites”.
Comment retrouver les mandataires facilement afin de les assigner sur un projet dans le champ référent politique ?#
Réaliser une recherche pour retrouver l’ensemble des mandataires parmis les contacts et enregistrer cette recherche comme recherche favorite (possobilité de la partager avec tous les utilisateurs). Al’ajout des référents politiques, partir de la recherche favorite pour faciliter la sélection.
Exemple :
Les référents ont préalablement créé une fonction “Mandataires” à laquelle ils ont associé plusieurs personnes.
Depuis le formulaire d’un projet, dans le champs “Référents politiques”, j’ai créé une recherche personnalisée pour pouvoir sélectionner uniquement mes mandataires et j’ai partagé le filtres :
Est-il possible de supprimer un projet / une tâche sans devoir demander à un administrateur / référent de le faire ?#
Non, les seuls rôles qui donnent le droit de supprimer un objet sont les administrateurs. Il est préférable de demander aux utilisateurs de remonter les demandes de suppressions à un référent. En effet la suppression est irréversible et n’est possible que si l’objet n’a pas de lien avec tout autre objet (réunion, iA.Delib, tâches, etc…).
Une alternative pour les éditeurs locaux :
utiliser le statut “annulé”, ou encore, créer un statut “A supprimer”. Statut sur lequel les référents administrateurs pourront faire une recherche, par exemple 1 fois par mois, et supprimer alors les objets en une fois.
les éditeurs locaux ont la possibilité d’archiver des tâches, ce qui permet qu’elles n’apparaissent plus sous l’onglet “Tâches du projet” et donc ne pas polluer la vue.
Que faire si j’ai une fenêtre qui apparait avec le message “Action manquante” ?#
==> Ce message apparait lorsque l’url pointe vers un objet ou une vue qui n’existe plus ou dont l’“adresse” a été modifiée.
La migration du 13/10 a induit une modification des urls. Il est donc possible, si vous aviez enregistré certaines pages en favoris dans votre navigateur internet (Edge, Firefox, Chrome), que les adresses aient changé.
Solution : corrigez l’url de votre nagivateur pour retourner sur https://monorganisation-vision.imio-app.be (et réenregistrez vos favoris le cas échéant).
Quelle est la différence entre une tâche et un projet ?#
Une tâche est une activité “élémentaire” (unité de travail spécifique) à mener, opérationnelle/technique, assignée à une personne qui en est responsable, et qui concourt à la réalisation d’un projet.
La tâche peut avoir une date de début et/ou de fin pour sa réalisation et s’étend sur des périodes généralement courtes, ainsi que des dépendances.
La tâche peut elle-même être scindée en unités plus petites (sous-tâche) pour faciliter le suivi des réalisations.
Un projet est quant à lui constitué d’un ensemble de tâches et d’activités coordonnées, l’ensemble celles-ci visant à réaliser les objectifs définis poursuivis de ce projet.
Les projets aboutissent à un produit, service ou un résultat global.
Les projets sont soumis à des contraintes de ressources/qualité-scope/temps et mobilisent des ressources humaines, matérielles et financières dédiées.
Les projets s’étendent donc sur des périodes de temps plus longues (souvent plusieurs semaines/mois/années).
Le projet peut être planifié dans le temps et est leadé par un chef de projet qui en assure la bonne gestion et le suivi. Il est épaulé par une équipe de projet définie qui pourra prendre en charge les tâches à réaliser pour accomplir ce projet.
Chaque projet peut être subdivisé en sous-projets selon la granularité de gestion souhaitée et le phasage du projet dans le temps.
Chaque projet est différent, même s’il peut s’appuyer sur des pratiques récurrentes.
Quels sont les raccourcis clavier pour les champs texte (description,…)#
Le raccourci Ctrl + K ouvre la palette de commandes dans Odoo Version 18.
Pour les listes, voici les caractères à utiliser en fonction de la liste souhaitée :
Commencer par * ou - → liste à puces
Commencer par 1. ou 1) ou A. → liste numérotée
A partir de la vue liste, est-ce normal que les sous-projets apparaissent dans la liste avec tous les autres projets sans qu’on puisse voir qu’il s’agisse clairement d’un sous-projet ?#
La vue liste présente tous les projets les uns à la suite des autres, sans notion de hiérarchie.
Afin de voir l’information depuis cette vue : afficher l’information du projet parent en ajoutant la colonne via l’option dans l’entête de la vue (tout à droite, sélectionnez “Projet parent”):
Comment retrouver un point iA.Delib avec une partie du mot ?#
Lorsque l’on écrit un début de mot suivi de « », cela va rechercher dans iA.Delib tous les titres de points avec le début du mot. Exemple : psycholo va aller rechercher tous les points avec psychologue, psychologique,…
Quand est-ce qu’un chef de projet peut ajouter une liaison entre 2 projets ?#
Un “chef de projet” peut lier son projet à un autre projet uniquement s’il a également le rôle d’éditeur sur le second, soit être créateur ou chef de projet.
Aucun risque donc qu’un agent “chef de projet” lie son projet à un projet sur lequel il est “juste” membre de l’équipe (contributeur) ou simple lecteur.
Comment délier un point iA.Delib d’un objet de iA.Vision#
Pour délier un point iA.Delib d’un projet, d’une tâche, ce process doit se faire à partir de iA.Delib.
Process à suivre :
Sur le point iA.Delib à délier
Cliquer sur la fonctionnalité “Lier/délier des éléments de iA.Vision”
Délier l’objet souhaité en le décochant de la liste
Comment fonctionne le fichier ICS envoyé dans les notifications par mail pour une invitation à une réunion :#
Le fichier ICS est reconnu comme une invitation.
Le créneau de la réunion apparaît comme “Occupé” dans le calendrier Outlook, ce qui évite les conflits de disponibilité.
Avec les boutons Accepter/Refuser, Outlook envoie la réponse du participant à l’organisateur de la réunion. On s’assure que l’organisateur dans le fichier ICS est bien le créateur de la réunion (avec son vrai email), et jamais une adresse noreply@imio.be qui n’existe pas.
Limite connue :
Les réponses (Accepter/Refuser) envoyées par Outlook arrivent dans la boîte mail du créateur de la réunion, mais ne sont pas traitées automatiquement dans iA.Vision. Le créateur peut toutefois voir qui a accepté ou refusé en consultant ses emails.
Comment désactiver l’envoi des notifications par mail lorsque l’on est participant à une réunion ?#
L’application, par défaut, abonne à une réunion tous les participants notifiés à cette réunion.
Le participant notifié via iA.Vision doit donc se désabonner pour ne plus recevoir de notifications par mail : naviguer sur la réunion et se désabonner.
Remarque :
il n’y a aucune obligation de notifier les participants, si ce n’est pas nécessaire et/ou qu’ils sont invités via Google ou Outlook.
les participants peuvent juste être mentionnés dans l’onglet “Ordre du jour”. Le champ “Participants” peut d’ailleurs être masqué dans la configuration avancée. Cf. Configuration des champs des formulaires
Pour rappel, un participant à une réunion a le droit d’édition sur celle-ci.