Journal des modifications#
iA.Délib 4.2#
Cette version apporte de nouvelles fonctionnalités, règle certains détails et contient des évolutions techniques qui permettront d’évoluer vers de nouvelles versions plus modernes à l’avenir.
Gestion des commissions (Conseil)#
Ajoute la notion de commissions aussi bien sur les séances que les points.
- les commissions sont définies dans la configuration, une commission peut soit:
être assignée automatiquement à un point sur base de son groupe proposant, sa catégorie ou son classificateur
être sélectionnée manuellement par les agents créateurs sur le point
plusieurs commissions peuvent être associées au même point
- sur la séance, les commissions sont ajoutées en fonction de la configuration définie, il est possible de gérer:
date de la commission
date de la convocation
présents (contacts) ou assemblée texte libre
signataires (contacts) ou signatures texte libre
lieu de la commission
observations
gestion des « suppléments » (points ajoutés en commission après envoi de la convocation)
filtre « Commissions » dans les tableaux de bord
Gestion des votes (encodage par le gestionnaire de séances)#
Dans cette première version de la gestion de votes, les votes publics et secrets peuvent être encodés sur le points par un gestionnaire de séances.
Ceci suppose l’utilisation des contacts pour gérer les assemblées.
- votes publics :
possibilité de voter pour/contre/abstention
affichage des résultats des votes point par point ou sur la séance
- votes secrets :
gestion des votes « séparés » (vote sur plusieurs parties du point)
visualisation des résultats des votes point par point
écran récapitulatif sur séance des points pour lesquels les votes ont été encodés ou pas
Ergonomie#
Points liés : possibilité d’afficher des informations supplémentaires sur les points liés pour ne pas devoir systématiquement se rendre sur le point lié (description, décision, annexes, avis, …);
- Vue des éléments :
contrôles toujours visibles à l’écran lors d’une édition (enregistrer/annuler) et lors d’une visualisation (changer l’état, dupliquer, …)
section ouvrable/refermable
raccourcis « vers haut de l’écran » et « vers bas de l’écran »
- Point :
affichage d’une information lorsque les groupes en copie ont effectivement accès au point
- Séance :
affichage d’un avertissement si les signatures ne semblent pas correctement renseignées sur la séance
affichage de certaines zones optionnelles en rouge lorsqu’elles sont complétées afin d’attirer l’attention des utilisateurs (observations, avis de tutelle, …)
- Tableaux de bord :
ajoute d’un filtre « Point à discuter? » pour les points
filtres avec auto-complétion (facilite la sélection d’un élément dans les longues listes)
ajout des filtres « États » et « Date de la séance » pour les séances
action par lot pour gérer les étiquettes (ajouter, supprimer, remplacer)
entête des tableaux (titres des colonnes) toujours visible à l’écran même lorsqu’on descend dans la page
- Annexes :
possibilité de supprimer plusieurs annexes en une fois
possibilité de télécharger plusieurs annexes en une fois (sous forme d’une fichier .zip)
affichage du total du poids des annexes
affichage du nom du fichier
- Assemblée avec contacts :
gestion rapide sans rechargement de la page
possibilité de redéfinir la fonction d’un signataire pour un point (un échevin qui devient secrétaire de séance par exemple)
possibilité de redéfinir la fonction d’un membre d’assemblée afin qu’il apparaisse différemment dans l’assemblée d’un point par rapport à l’assemblée de la séance
- Optimisation des performances :
l’affichage d’un tableau de bord, d’une point ou d’une séance est en moyenne 30% plus rapide
l’activation d’un système de cache permet à l’application de répondre plus rapidement et d’éviter du calcul si l’élément a déjà été accédé par un utilisateur ayant des accès similaires
lorsque le cache est réutilisé, l’affichage peut être 70% plus rapide
Gestion des points et séances#
- Édition des points et séances :
réorganisation plus logique des champs lors de l’édition pour que l’ordre à l’édition corresponde mieux à l’ordre lors de la visualisation (champs riches au bas du formulaire, …);
organisation des champs par onglet lors de l’édition de la séance, les champs sont regroupés de la même manière sur la vue de la séance
le lien depuis un point vers la séance (double flèche orange) renvoie maintenant correctement sur la bonne page de la séance sur le point
possibilité d’avoir une référence pour les points « décidés hors séance »
possibilité de gérer la notion de « par vidéoconférence » sur une séance
- suivi du point (en attendant la gestion des tâches) :
la zone « Notes internes » peut être éditées par n’importe quel profil sélectionnés dans la configuration et ce même lorsque le point est décidé
les étiquettes peuvent être gérées par le groupe proposant sur un point décidé ce qui permet d’activer des étiquettes comme « suivi nécessaire » ou « suivi réalisé »
Gestion des avis#
ajout d’un paramètre dans la configuration permettant d’activer le fait de demander un avis nominativement à certains émetteurs d’avis d’un groupe: l’avis est toujours demandé au groupe mais les notifications et recherches (activation d’une recherche « mes avis à donner ») notifient uniquement les utilisateurs sélectionnés
la notion de « demander un avis à nouveau » est activée d’office ce qui permet une meilleure gestion de la réinitialisation d’un avis avec délai, le délai ne sera réinitialisé que si l’avis n’a jamais été rendu ou s’il est « demandé à nouveau »
ajout d’une zone « commentaire du groupe proposant » sur l’avis permettant au groupe proposant de communiquer un commentaire pour les émetteurs d’avis
optimisation de l’affichage du popup affichant les avis afin qu’il ne dépasse plus de l’écran lorsqu’il y a beaucoup d’avis demandés sur un point et que toutes les infos puissent être directement visibles dans le popup ou via « Prévisualiser l’avis »
Configuration complétée#
- workflow
définition du workflow de validation du point (de « en création » jusqu’à « validé ») dans la configuration, il est possible d’ajouter des niveaux, de définir des niveaux par groupe proposant, d’avoir des raccourcis si un utilisateur est membre de plusieurs niveaux de validation, …
- courriels
nouvelles notifications « intelligentes » dans le workflow de validation du point (de « en création » jusqu’à « validé »), lors d’un retour, c’est l’utilisateur qui avait proposé le point qui est notifié, de la même manière lors de transition « proposer » successives, c’est le même validateur qui est notifié
Mises à jour cumulatives de mai 2020#
Changements visibles dans l’interface utilisateur :#
la recherche « toutes les décisions » est renommée « toutes les séances » et liste désormais toutes les séances existantes, dans tous les états. Ceci permet d’effectuer une recherche sur n’importe quelle séance. Tous les champs de texte riche des séances sont maintenant indexés et « cherchables »
la fonctionnalité « Dupliquer » un point a été améliorée :
le bouton « Dupliquer et garder un lien a été supprimé »
au clic que « Dupliquer », un écran apparaît avec les options suivantes :
garder un lien?
sélectionner les annexes à garder
sélectionner les annexes (après décision) à garder
l’action « Dupliquer » peut être affichée dans les tableaux de bord si sélectionnée dans la configuration
une icône « Sauvegarder et continuer à éditer » est maintenant disponible lors de l’édition rapide d’un point, auparavant, seule les icônes « sauvegarder et fermer l’éditeur » et « annuler l’édition » étaient disponibles, ceci permet lors de la rédaction d’un long texte de sauvegarder sans avoir à fermer l’éditeur de texte riche et le ré-ouvrir
lors de l’utilisation des QR codes dans les délibérations pour automatiser la mise en annexe des délibérations signées et scannées, le QR code affiche un message « Code temporaire » tant que l’élément n’a pas été mis en annexe du point, de la sorte ceci évite d’imprimer une délibération avec un QR code temporaire ce qui pose problème lors de la réintégration de la délibération scannée dans l’application
les résultats de recherche dans la zone « Rechercher partout » en haut à droite sont colorisés selon l’état du point
lors de la création d’un point depuis un modèle de point, le modèle de point utilisé apparaît dans l’historique
Changements dans la configuration :#
un groupe en charge peut être défini par catégorie de point
possibilité d’activer le filtre « Groupes en copie » dans les tableaux de bord
ajout d’un nouveau champ optionnel sur les points : « Notes gestionnaires de séances », champ visible et éditable uniquement par les gestionnaires de séances
ajout d’un nouveau champ optionnel sur les points : « Suite de la décision », permettant de séparer le champ « Décision » en 2 parties
ajout d’un nouveau champ optionnel sur les séances : « Date de convocation »
ajout d’un nouveau champ optionnel sur les séances : « Non participant? », ceci permet de marquer des membres d’assemblée comme « non participant » à un point, ceci aura pour effet de ne pas afficher le membre dans l’assemblée du point lors de la génération du document « Délibération »
ajout d’un nouveau champ optionnel sur les annexes : « Publiable » (à utiliser notamment lors du lien avec www.deliberations.be)
nouveau types d’avis « Positif commenté » et « Réservé »
possibilité d’insérer les points dans une séance en les triant sur « Objet du point », « Créateur du point » et « Premiers mots du champ Décision du point »
possibilité de définir dans l’onglet [Interface utilisateur], dan le champ « Configuration de la colonne « Actions » des listes de points » des actions optionnelles à afficher dans la colonne « Actions » des tableaux de bord de points (supprimer, dupliquer, historique)
les tableaux de bord affichant des personnes et fonctions occupées affichent davantage d’informations
ajout d’une option « Afficher les points disponibles sur une séance aux » dans la configuration, permettant d’afficher les points disponibles aux utilisateurs et/ou aux super observateurs, par défaut seuls les gestionnaires de séances voient les points disponibles sur une séance
lors de la création d’un point depuis un modèle de point ou en dupliquant un autre point, le groupe proposant est gardé si l’utilisateur en cours en fait partie
de nombreuses optimisations de performances ont été apportées, notamment lors de l’édition des éléments (points et annexes particulièrement)
divers correctifs concernant des bugs mineurs (menu CKeditor pas toujours visibles lors de l’ajout d’un avis, cas rare dans lequel le créateur d’un point peut modifier la zone « Assemblée du point », …)
iA.Délib 4.1#
Cette version apporte une couche de stabilité et d’optimisation à la version 4.0 (performances, gestion) et un lot de nouveautés liées aux dernières mises en place.
Réintégration automatiques de documents scannés#
Un document généré tel qu’une délibération pourra être réintégré automatiquement dans l’application en tant qu’annexe à un point, une séance ou un avis :
intégration d’un QR code dans les documents générés permettant de faire le lien entre la version imprimée et la version scannée;
possibilité d’intégrer manuellement un QR code dans des annexes PDF, ceci permet de réintégrer automatiquement toute pièce signée comme par exemple un cahier des charges, et pas seulement les pièces générées par l’application;
ajout des notions « à signer/signé » sur les annexes;
types d’annexes utilisables uniquement par les gestionnaires de séances;
…
Cette procédure se base sur la même pile logicielle et matérielle que pour iA.Docs, l’utilisation du même scanner/logiciel KofaxExpress est donc possible pour les 2 applications.
Intégration du module de gestion des contacts#
Il s’agit du même module que celui utilisé dans iA.Docs, ce module est utilisé pour 2 aspects :
gestion des groupes/services, dénommés désormais « Organisations » :
il est maintenant possible de hiérarchiser les organisations pour représenter par exemple un département et ses services;
une interface différente permet de gérer les organisations actives et de les ordonner, ceci facilite la gestion de l’ordre des organisations quand de nombreuses organisations ont été désactivées;
…
gestion des personnes et fonctions occupées :
remplace la notion d“« Utilisateurs spéciaux » et permet de personnifier dans l’application des intervenants tels que :
les personnes à l’initiative d’un point;
les membres d’assemblées (présents, absents, excusés, remplaçants);
les absents/excusés pour un point;
les signatures certifiées conformes;
…
permet de produire automatiquement les statistiques de présences des membres d’assemblée reprises dans le rapport de rémunération;
permet de générer automatiquement les phrases et termes en fonction de singulier/pluriel et féminin/masculin, par exemple, une liste de 3 échevines générera automatiquement le terme « Échevines »;
permet de générer automatiquement des phrases telles que « Mr Untel quitte la séance après la discussion de ce point » ou « Mme Untelle entre en séance avant la discussion de ce point »;
permet de lier un contact à un utilisateur Plone, ceci va par exemple permettre de gérer la signature du Directeur financier sur l’avis financier et de reprendre la signature scannée depuis le contact défini dans la configuration;
…
Ergonomie#
De nombreuses optimisations côté performances :
affichage asynchrone dans les tableaux de bord et vue des éléments (avis, liste déroulantes, …);
cache côté navigateur : permet que le navigateur gère les informations affichées, avant le cache était seulement côté serveur;
…
Les tableaux de bord apparus dans la version 4.0 continuent à évoluer :
actions par lot sur une sélection de point (changer l’état, stocker la délibération en tant qu’annexe (voir point « Réintégration automatiques de documents scannés »), tâches de l’administrateur de l’application);
nouveaux filtres « Annexes à signer? » et « Étiquettes » dans les tableaux de bord affichant des points;
filtre « Date » dans les tableaux de bord affichant des séances;
sur les séances, les points présentés peuvent être ordonnés à l’aide de drag-and-drop;
…
Affichage des informations :
l’entête de l’application est maintenant fixée afin de toujours savoir dans quel type de séance on se trouve (Collège, Conseil, …);
possibilité de cacher certaines zones afin de facilement retrouver les informations (cacher « Motivation » sur point, permet de facilement accéder à la partie « Décision », cacher « Points disponibles » sur une séance permet de facilement accéder à la partie « Points présentés », …);
possibilité de grouper les onglets affichés dans l’entête de l’application dans le cas où de nombreux types de séances sont définis;
…
Gestion des points et séances#
Différentes fonctionnalités ont été ajoutées sur les points :
gestion des étiquettes, similaires aux étiquettes utilisées dans les outils de gestion d’e-mails, ces étiquettes colorées peuvent être associées par les utilisateurs ayant la main sur le point ainsi que des étiquettes personnelles (« j’ai lu » ou « à suivre ») par tout utilisateur ayant accès au point;
nouvelles adaptations au workflow : renvoyer un point « présenté » directement en « proposé » ou « en création », décider un point hors séance (délégation), permettre qu’un gestionnaire de séances puisse « dé-clôturer » une séance, …
lors de l’utilisation des « avis hérités », il est maintenant possible de casser le lien avec l’avis hérité afin qu’il ne soit plus affiché ou qu’il puisse être demandé à nouveau;
possibilité d”ajouter plusieurs annexes en une fois;
recalcul de l’ordre des points d’une séance en fonction de la configuration;
…
Génération de documents#
possibilité de générer des documents reprenant des sous-documents, ceci permet par exemple de produire un document « Toutes les délibérations » sur une séance avec gestion recto/verso si nécessaire;
…
Audit des actions effectuées#
Ceci existait déjà partiellement dans d’anciennes version mais a été formalisé, il est donc possible de trouver qui a :
créé/édité/supprimé un point/séance/avis (attention, sans savoir pour autant quelles ont été les modifications);
changé la position d’un point sur la séance, permet d’auditer plus facilement les problèmes d’ordre des points sur la séance;
généré un document (délibération, OJ, PV, …);
…
Divers#
la possibilité de sélectionner les groupes et utilisateurs à afficher dans les filtres des tableaux de bord (permet de cacher d’anciens groupes/utilisateurs désactivés);
une nouvelle version de l’éditeur de texte riche (CKEditor) plus efficace et qui nettoie mieux encore le texte issu d’un copier/coller externe (depuis Word par exemple);
la possibilité de renseigner une « checklist » sur un modèle de point guidant l’utilisateur concernant ce que doit contenir ce type de point;
optimisation de l’algorithme d’insertion des points (plus de différence si la séance contient beaucoup de points);
la possibilité de définir autant de « super observateurs » qu’on le souhaite en plus des 2 groupes « super observateurs » et « super observateurs restreints », chaque groupe peut accéder aux points et séances dans les états définis pour ce groupe, de plus une condition fine permet de donner accès ou non à un point en fonction d’une métadonnée (par exemple pas d’accès aux points à huis clos, …);
la possibilité de réinitialiser le délai d’un avis pour les personnes ayant la main sur le point;
…