Gestion des utilisateurs et groupes#

Contacts (nouveau 4.1)#

Personnes#

Fonctions occupées#

La notion d’utilisateurs spéciaux représente la “personnification” dans l’application différents intervenants liés à la gestion délibératoire.  Ceci signifie que pour chaque intervenant dans l’application (signataire, présent à la séance, absent à la séance, …) un utilisateur spécial correspondant doit être géré dans la partie configuration.  Les utilisateurs spéciaux sont configurables par type de séance (voir Gestion des utilisateurs et groupes)
L’activation des utilisateurs spéciaux permettra de gérer de manière plus structurée :

  • les présences lors de l’assemblée (fonction principale et fonction de remplaçant)

  • les votes par points

  • les personnes à l’initiative d’un point

  • les remplaçants

  • les signataires d’une séance (ou spécifiques à un point)

  • les signatures scannées d’un signataire


Cette fonctionnalité avancée permet de gérer plus finement certains aspects mais demande par contre un travail de gestion de tous ces utilisateurs dans la configuration (gestion des anciens et nouveaux membres, gestion des remplaçants, …).  On utilisera donc cette fonctionnalité à bon escient.
L’activation des utilisateurs spéciaux se fait dans la Section “Données” en spécifiant sur les données utilisées sur la séance qu’on utilise les champs “Signataires” et “Présents” (ainsi que “Excusés” et “Absents (non excusés”) si nécessaire),  plutôt que “Signatures” et “Assemblée”.  En effet, ces paramètres sont exclusifs.

Gestion de l’assemblée et des signataires par point#

Lorsque l’assemblée par défaut a été définie sur la séance, il sera possible, point par point de spécifier qui était présent, qui était absent et quels étaient les signataires pour le point.  Dans le cadre de la gestion des présences par points, l’écran suivant est affiché sur un point :

pm_users_itemassembly.jpg

Pour ce point par exemple, on voit que :

  • “Henry Secrétaire” a quitté la séance à partir du point numéro 2 (image992)

  • “Echevin du Personnel” est sorti pour ce point uniquement (image100)

  • On peut accueillir “Echevin des travaux” à partir de ce point (il avait été défini comme “Présent mais pas au début?” sur la séance) en cliquant sur l’icône image101

  • Les membres présents et signataires pour ce point sont marqués d’un image102

Au survol d’un membre (ici “Pierre Bourgmestre”) l’icône image103 apparaît montrant qu’on peut modifier la présence pour ce point.  Au clic, l’écran suivant est affiché :

pm_users_itemassembly_dialog.jpg

Il est donc possible de facilement spécifier que le membre sélectionné était absent pour le point en cours uniquement ou s’il a quitté la séance définitivement…
Concernant l’adaptation des signataires spécifiques à un point, cela se fait en passant par l’onglet “modifier” sur un point et en adaptant la zone “Signataires pour ce point”.  Si aucun signataire spécifique n’est défini pour ce point, les signataires définis sur la séance sont utilisés.

Personne à l’initiative d’un point#

Lors de la rédaction d’un point, si le champ “A l’initiative de ce point” est activé, une liste à choix multiples d’utilisateurs spéciaux ayant l’usage “A l’initiative d’un point” sera affichée.  Le créateur du point peut alors sélectionner le ou les utilisateurs spéciaux à l’initiative de ce point.  Ceci permet de spécifier qu’un point est créé au nom d’une personne n’ayant pas accès à l’application.  Il peut par exemple s’agir d’un point créé au nom d’un haut responsable (échevin, ministre, chef de bureau, …).
En outre, si le champ “Ce champ est une question orale?” est activé, les 2 champs peuvent être utilisés conjointement pour spécifier qui est à l’initiative de la question orale.  Ceci pourra alors être utilisé lors de l’impression d’un document par exemple :

pm_users_item_initiator.jpg

Utilisateurs et contrôle d’accès#