5.2. Les rôles dans l’application#
iMio
10 septembre, 2026
Temps de lecture: 4 min
Il est possible, via la configuration, d’associer un ou plusieurs rôles à chaque utilisateur.
À chaque rôle correspondent des permissions pour pouvoir, par exemple, voir un élement, créer un élément, modifier un élément, etc.
Lorsque l’utilisateur se connecte, il dispose donc de rôles pour effectuer plus ou moins d’actions dans l’outil, suivant:
chaque type d’éléments (courrier entrant, sortant, tâche, etc.)
l’état de l’élément (en création, à valider par le DG, à traiter, etc.)
l’endroit de l’élément dans l’outil
Les rôles sont donnés à un utilisateur en le plaçant dans un groupe spécifique via la gestion des utilisateurs.
Les rôles globaux dans l’outil iA·Docs correspondent à des groupes préfixés par “1” ou “2” (et donc listés en premier dans la liste des groupes). Ce sont les suivants :
Encodeur du courrier entrant
intervient lors de l’indicatage du courrier entrant, quand il est dans l’état en création
peut voir tous les courriers, dans tous les états
rôle obtenu en faisant partie du groupe “1 Encodeurs courrier entrant”
Expéditeur du courrier sortant
intervient lors de l’expédition manuelle d’un courrier sortant, ou lors de l’indicatage d’un courrier sortant externe dans l’état “Scanné”
peut voir et modifier à certains moments les courriers sortants
rôle obtenu en faisant partie du groupe “1 Expédition courrier sortant”
Directeur général
intervient lors de la validation du courrier entrant, quand le courrier entrant est dans l’état “Á valider par le DG”
peut voir et modifier tous les courriers entrants passés l’étape de la création
rôle obtenu en faisant partie du groupe “1 Directeur général”
Gestion des doublons dans l’annuaire de contacts
permet d’accéder au bouton “Fusionner les contacts” dans l’annuaire de contacts
en général donné aux membres du secrétariat
rôle obtenu en faisant partie du groupe “1 Gestion doublons contacts”
Créateurs de nouveau dossiers
permet de créer des dossiers pour les services auxquels l’utilisateur a accès
en général donné aux agents de chaque service, ou au secrétariat, selon qui gère la liste des dossiers pour archivage
même sans la possibilité de créer des dossier, un agent peut consulter et ajouter des courriers à un dossier présent dans son service
rôle obtenu en faisant partie du groupe “1 Créateurs dossiers”
Audit de l’accès aux contacts
utilisé pour permettre l’accès à des logs d’audit sur l’accès aux données de contacts
nécessite une configuration et ne fonctionne pas seulement en ajoutant le rôle à un compte utilisateur
il faut donc revenir vers nous pour activer cet aspect
rôle obtenu en faisant partie du groupe “1 Audit contacts”
Lecteurs globaux du courrier
divisé en deux groupes: CE et CS, pour entrant et sortant
permettent de voir tous les courriers de tous les services (entrant et / ou sortants), en lecture seulement
rôle obtenu en faisant partie du groupe “2 Lecteurs Globaux CE” ou “2 Lecteurs Globaux CS”
Observateurs des sessions de signature
seulement disponible avec le produit complémentaire “Paraphéo” de signature électronique
permet à des personnes non signataires de gérer et consulter les sessions de signature électroniques
rôle obtenu en faisant partie du groupe “2 Observateurs module signature”
Signataire d’un courrier sortant ou d’une demande de signature
permet d’être repris comme signataire dans les documents générés et d’être géré au niveau des absences
permet au signataire d’approuver (si nécessaire) avant signature
rôle défini dans la gestion du personnel interne
Approbateur d’un courrier sortant ou d’une demande de signature
permet d’approuver (si nécessaire) avant signature
rôle défini dans la gestion du personnel interne
Par service, on trouvera également les rôles suivants:
Édition du courrier
intervient lors du traitement du courrier entrant, quand le courrier est dans l’état “À traiter”, ou lors du traitement d’une tâche
peut voir et modifier les courriers une fois mis à traiter dans le service
rôle obtenu en faisant partie du groupe “nom-du-service (Éditeur)”
Créateur du CS
intervient pour créer un courrier sortant dans le service
peut voir et modifier les courriers sortants du service
rôle obtenu en faisant partie du groupe “nom-du-service (Créateur CS)”
Lecteur du courrier
intervient pour uniquement consulter un courrier, quand le courrier entrant est dans le service, mis en copie ou que le courrier sortant est validé
peut voir les courriers dans le service
rôle obtenu en faisant partie du groupe “nom-du-service (Lecteur)”
Gestionnaire d’une demande de signature
peut créer et éditer une demande de signature
peut voir les demandes de signature du service
rôle obtenu en faisant partie du service “nom-du-service (Demande Sign.)”
Si des niveaux de validation sont activés, on aura en plus par exemple
N+1
intervient lors de la validation du courrier entrant, quand le courrier est dans l’état “À valider par le chef de service”, ou lors de la validation du courrier sortant, toujours dans le même état, ou lors de l’assignation et validation d’une tâche
peut voir et modifier les courriers une fois dans le service
rôle obtenu en faisant partie du groupe “nom-du-service (N+1)”
Les droits associés à chaque rôle peuvent être en partie
adaptés par iMio suivant les besoins.