2.12. Gestion de dossiers#

Généralités#

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Cette fonctionnalité permet de regrouper dans un même « dossier » différents éléments.

Les dossiers sont structurés en 2 niveaux:

  • le premier niveau qu’on appelle « Farde »

  • le sous-niveau qu’on appelle « Chemise »

Un dossier peut être lié à un ou plusieurs codes de classement.

Une fois que des codes de classement et des dossiers ont été créés ou importés, il est possible de sélectionner sur les courriers entrant ou sortant chacune de ces notions, via des champs distinct:

  • Codes de classement, qui détermine le thème général de la fiche courrier

  • Dossiers, qui indique donc le dossier correspondant

Arbre de classement#

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Via l’onglet « Arbre de classement » (visible par défaut uniquement aux administrateurs), on peut accéder à l’architecture de classement des courriers. Cet espace permet de créer une structure hiérarchisée de codes de classement.

Pour ce faire, on peut utiliser une taxonomie interne ou s’orienter vers un système de classification plus standardisé:

Un code de classement est caractérisé par les attributs suivants:

  • Identifiant, définissant le code unique

  • Nom, pour l’intitulé

  • Informations, pour des informations complémentaires

Outre la possibilité de créer un code manuellement (via le bouton « ajouter un code »), il est aussi possible d'importer une structure de classement complexe à partir d’un fichier .csv (fichier texte tabulé avec un séparateur).

Dossiers#

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Via l’onglet « Dossiers », on peut accéder à la structure des dossiers. Comme les dossiers sont liés à des services, un utilisateur ne verra par défaut que les dossiers de son service ou les dossiers mis en copie.

Il est possible de créer manuellement:

  • une farde, via l’icône « Créer un farde » dans la colonne de gauche (Nécessite un rôle spécial 1. créateur de dossiers)

  • une chemise, quand on est sur une farde, via le bouton « Ajouter » de la barre de boutons

Il est aussi possible d'importer une structure de dossiers à partir d’un fichier .csv (fichier texte tabulé avec un séparateur).

Un dossier est caractérisé par les attributs suivants:

  • Titre, pour l’intitulé

  • Identifiant unique, qui peut être utilisé comme référence

  • Codes de classement, les codes associés (le premier étant le principal)

  • Service traitant, le service gestionnaire principal du dossier

  • Services en copie, les services pouvant visualiser le dossier

  • Informations, pour des informations complémentaires

  • Archivé, si le dossier est passé physiquement dans les archives

Le tableau de bord des dossiers affiche les infos principales des dossiers:

  • Un code de classement se rapportant à la structure définie dans l’arbre de classement

  • Le titre de la farde précédé par une colonne de couleur indiquant l’archivage (marron = archivé)

  • Le titre de la chemise précédé par l’archivage

  • etc.

Les tableaux de bord sont expliqués plus en détail dans le point tableaux de bord.

Un dossier est présenté comme suit:

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Les fiches courier liées à un dossier vont apparaître dans le tableau inférieur.

Il est également possible d’ajouter des annexes au dossier:

  • via le bouton « Ajouter » > « Annexe », pour une seule annexe

  • via le bouton Annexes multiples, pour plusieurs annexes à la fois

Une annexe de dossier est particularisée par un type d’annexe prédéfini (gérable par un administrateur via le menu « ● ● ● »).

Ces types d’annexe sont prédéfinis mais peuvent être modifiés ou supprimés:

  • Annexe

  • Facture

  • Avis légal

  • Cahier des charges

  • Délibération

  • Fiches courrier

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