2.8. Gestion de dossiers#
iMio
10 septembre, 2026
Temps de lecture: 2 min
Généralités#
L’espace “Dossiers” peut être activé dans l’application.
Cette notion permet de regrouper dans un même “dossier” différents éléments.
Les dossiers sont structurés en 2 niveaux:
le premier niveau qu’on appelle “Farde”
le sous-niveau qu’on appelle “Chemise”
Un dossier peut être lié à un ou plusieurs codes de classement.
Une fois que des codes de classement et des dossiers ont été créés ou importés, il est possible de sélectionner sur les courriers entrant ou sortant chacune de ces notions, via des champs distinct:
Codes de classement, qui détermine le thème général de la fiche courrier
Dossiers, qui indique le dossier lié
Arbre de classement#
L’arbre de classement est accessible en positionnant sa souris sur l’onglet “•••” et en cliquant sur “Classement” (visible par défaut uniquement aux administrateurs).
Cet espace permet de créer une structure hiérarchisée de codes de classement.
Pour ce faire, on peut utiliser une taxonomie interne ou s’orienter vers un
système de classification plus standardisé:
DECASEPEL, extrait spécifique aux administrations de la CDU (Classification Décimale Universelle)
Un code de classement est caractérisé par les attributs suivants:
Identifiant, définissant le code unique
Nom, pour l’intitulé
Informations, pour des informations complémentaires
Outre la possibilité de créer un code manuellement (via le bouton “ajouter un code”), il est aussi possible d’importer une structure de classement complexe à partir d’un fichier .csv (fichier texte tabulé avec un séparateur).
Dossiers#
Via l’onglet “Dossiers”, on peut accéder au tableau de bord les affichant.
Comme les dossiers sont liés à des services, un utilisateur ne verra par défaut que
les dossiers de son service ou les dossiers mis en copie.
Le tableau de bord affiche les infos principales des dossiers:
Le code de classement
Le titre de la farde précédé par une colonne de couleur indiquant l’archivage (marron = archivé)
Le titre de la chemise précédé aussi de sa colonne indiquant l’archivage
etc.
Créer un dossier#
Il est possible de créer manuellement (avec le rôle de 1. créateur de dossiers):
une farde, via l’icône “Créer un farde” dans la colonne de gauche
une chemise, quand on est sur une farde, via le bouton “Ajouter” de la barre de boutons
Il est aussi possible d’importer une structure de dossiers à partir d’un fichier .csv (fichier texte tabulé avec un séparateur).
Visualisation#
Un dossier est caractérisé par les attributs suivants:
Titre, pour l’intitulé
Identifiant unique, qui peut être utilisé comme référence
Codes de classement, les codes associés (le premier étant le principal)
Service traitant, le service gestionnaire principal du dossier
Services en copie, les services pouvant visualiser le dossier
Informations, pour des informations complémentaires
Archivé, si le dossier est passé physiquement dans les archives
Les fiches courier liées à un dossier vont apparaître dans le tableau inférieur.
Il est également possible d’ajouter des annexes au dossier:
via le bouton “Ajouter” > “Annexe”, pour une seule annexe
via le bouton Annexes multiples, pour plusieurs annexes à la fois (image ci-dessous)
Une annexe de dossier est particularisée par une catégorie (type d’annexe prédéfini
gérable par un administrateur via le menu “•••”).
Lors de l’ajout multiple, il est possible de changer la catégorie du premier fichier et ensuite de cliquer sur l’icône “copier” en fond bleu à gauche pour appliquer cette catégorie à tous les fichiers.