Habituellement, ce sont les encodeurs qui créeront la plupart des contacts de l’annuaire de contacts (qui est commun à toute l’administration).
Cependant, il peut arriver que les agents doivent en créer un nouveau dans le cadre du courrier sortant.
La création de contacts peut se faire de deux manières:
Soit en passant directement par l”annuaire de contacts
Soit via le bouton Créer Contact d’une fiche courrier qui apparait lorsque l’on cherche un Destinataire non-encodé dans l’annuaire de contacts
La création complète d’un contact consiste à créer:
Une Organisation (Le SPW, iMio, un fournisseur quelconque, etc)
Une Personne (Un citoyen lambda)
La réunion de ces deux types de contacts permet d’en créer un troisième:
La Fonction occupée (La fonction qu’occupe le citoyen dans cette organisation)
En effet, un citoyen possède des informations de contact personnelles (Une adresse email en citoyen.lambda@gmail.com par exemple), mais, s’il travaille pour une organisation, peut très bien posséder une adresse mail professionnelle (citoyen.lambda@mailpro.be)
De même, un citoyen peut très bien exercer une Fonction occupée dans une Organisation mais occuper une autre fonction avec des informations de contact différentes pour une autre organisation.
Comment créer un contact ?#
Important
Habituellement, ce sont les encodeurs qui créeront la plupart des contacts de l’annuaire de contacts (qui est commun à toute l’administration).
Cependant, il peut arriver que les agents doivent en créer un nouveau dans le cadre du courrier sortant.
La création de contacts peut se faire de deux manières:
Soit en passant directement par l”annuaire de contacts
Soit via le bouton Créer Contact d’une fiche courrier qui apparait lorsque l’on cherche un Destinataire non-encodé dans l’annuaire de contacts
La création complète d’un contact consiste à créer:
Une Organisation (Le SPW, iMio, un fournisseur quelconque, etc)
Une Personne (Un citoyen lambda)
La réunion de ces deux types de contacts permet d’en créer un troisième:
La Fonction occupée (La fonction qu’occupe le citoyen dans cette organisation)
En effet, un citoyen possède des informations de contact personnelles (Une adresse email en citoyen.lambda@gmail.com par exemple), mais, s’il travaille pour une organisation, peut très bien posséder une adresse mail professionnelle (citoyen.lambda@mailpro.be)
De même, un citoyen peut très bien exercer une Fonction occupée dans une Organisation mais occuper une autre fonction avec des informations de contact différentes pour une autre organisation.
Exemple:#
Nous allons donc créer:
Marc Leduc (La personne)
iMio (Organisation 1)
Cerf Volant ASBL (Organisation 2)
Directeur (Fonction occupée 1)
Secrétaire (Fonction occupée)
Via l’annuaire#
Se rendre dans l’annuaire via le menu Contacts
Créons d’abord la personne Marc Leduc et n’oublions pas de sauvegarder
Créons ensuite l’organisation iMio et sauvegardons
La réunion d”iMio et de Marc Leduc permet de lui créer une fonction occupée dans cette organisation: Directeur
Créons maintenant Cerf Volant ASBL sur le même principe que pour l'organisation iMio
Nous pouvons désormais ajouter la nouvelle fonction de secrétaire à Marc Leduc
Via une fiche courrier#
La procédure étant sensiblement la même que pour la création via l’annuaire.
Nous nous contenterons donc de créer un nouveau contact moins complet: Marie Kondo
Sur le même principe, on peut créer un contact à partir d’une fiche courrier via le bouton Créer contact
Il suffit ensuite de remplir les champs de la même manière que pour l’étape précédente.
On peut ensuite lui ajouter une fonction occupée.
Pour aller plus loin
📃 Annuaire de contacts