5.7. Configuration du serveur de mail#
Accès SMTP (pour l’envoi des emails sortants)#
Afin de pouvoir envoyer correctement un email depuis ia.docs, nous devrons utiliser votre serveur SMTP. Sans cela, cette fonctionnalité ne sera pas disponible !
Il faudra donc nous communiquer des identifiants de connexion afin que nous puissions l’utiliser pour envoyer vos emails.
L’adresse du serveur SMTP
Le port du serveur SMTP (Souvent: 25 ou 587)
L’identifiant (adresse email) et le mot de passe de connexion. En règle générale, l’identifiant de connexion est une adresse email créée spécifiquement, dont vous pouvez choisir le nom (en fonction du point suivant).
Lors de l’envoi d’un email, 2 cas de figure se présentent:
Le serveur SMTP permet d’envoyer le mail avec l’adresse email de l’agent, même s’il est connecté avec l’adresse fournie au point 3. L’expéditeur alors visible dans l’email sera l’adresse de l’agent et on ne verra pas l’adresse de connexion. Exemple: l’adresse de connexion est administration@maville.be, l’email de l’agent dans la fiche est al.bert@maville.be => l’email est envoyé avec comme expéditeur ce dernier, car le serveur smtp a été configuré pour.
Le serveur SMTP ne permet pas d’envoyer en tant que… Dans ce cas, l’expéditeur visible dans l’email sera l’adresse de connexion. Exemple: l’adresse de connexion est administration@maville.be, l’email de l’agent dans la fiche est al.bert@maville.be => l’email est envoyé avec comme expéditeur administration@maville.be. L’adresse de l’agent sera quand même renseignée en tant que « Répondre à » (grâce à l’option cochée Envoi d’email). C’est-à-dire que si le citoyen répond à l’email, c’est l’adresse de l’agent qui sera utilisée. Il est cependant possible que le citoyen utilise l’adresse d’expédition (en la copiant ou retapant manuellement). Il faudra donc vérifier la boîte de connexion au cas où un mail ou l’autre y a été expédié…
Transfert automatique vers imio (d’un email entrant)#
Imio va fournir une adresse email spécifique destinée à réceptionner les emails entrants qu’on veut injecter dans iA.docs.
Le transfert vers notre adresse peut se faire de 2 façons:
manuellement : l’agent va transférer l’email voulu depuis son ordinateur
automatiquement : il est possible de configurer des boîtes génériques (comme une boîte de contact générale) afin que le transfert soit automatique. Tout mail reçu est alors transféré.
Ce dernier transfert repose sur l’utilisation du X-Forwarded-For ou X-Forwarded-To afin que l’email soit reçu chez Imio comme s’il avait été directement envoyé par l’expéditeur d’origine.
Un transfert automatique “simple” (transfert texte) n’est donc pas valable !
Cette configuration de la boîte est spécifique à chaque serveur de mail !
Configurer le transfert d’emails dans Microsoft 365#
> Configurer le transfert d’emails dans Microsoft 365
Une version détaillée de ces explications se trouve sur le lien ci-dessus.
Connectez-vous à votre compte Microsoft 365 en tant qu’administrateur.
Dans le centre d’administration Microsoft 365, accédez à la page Utilisateurs > Utilisateurs actifs.
Sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez transférer les emails.
Sélectionnez l’onglet courrier
Sélectionnez Gérer le transfert de courrier électronique
Sélectionnez « Transférer tous les emails envoyés à cette boîte mail »
Entrez l’adresse email de destination et engistrez les modifications
Attention
Veuillez à ne pas supprimer le compte de l’utilisateur ou sa licence, sinon le transfert ne fonctionnera plus !
