8. Migrations - Mises à jour#
La migration consiste à passer d’une version à une autre. Durant cette phase, les données actuelles sont adaptées pour fonctionner dans la nouvelle version. Suivant la taille de la base de données, cette opération peut durer entre 1 heure et plusieurs jours.
8.1. Version 3.0 vers 3.1 (Temporaire - soumis à changements)#
Important
🗳️ Un sondage concernant la signature életronique se trouve à l’adresse suivante. Merci de le compléter si vous n’avez pas encore eu l’occasion de le faire.
📈 Les résultats sont disponibles ici
📽️ Vidéo d'un meet concernant l'implémentation de la signature électronique
L’objectif de cette vidéo était de présenter le module de signature électronique et d’obtenir un feedback de la part des pouvoirs locaux concernant son intégration dans iA.Docs.
Fonctionnement et contraintes du processus de signature externe:#
Module de signature externe (Luxtrust, marché de la RW)
Signatures de pdf
Signature seule ou en lot
Une fois qu’un document est à signer, on ne sait pas le modifier dans Luxtrust
On peut refuser un document mais s’il fait partie d’un lot, ce dernier est refusé globalement
On peut inclure plusieurs signataires mais on ne sait pas les ordonner (pour imposer d’abord la validation du DG et ensuite le bourgmestre par exemple)
Intégration dans iA.docs:#
gestion des signataires via un tableau de règles
lecture des courriers en prévisualisation
approbation par chaque signataire (ou représentant)
ajout dans une session de signature
retour des documents signés
Questions / Réponses#
Q: Est-ce que des personnes de l’administration autre que DG/Bourgmestre/Président pourront être signataires ? (DG/Bourgmestre f.f., Échevins, Agents, etc.)
R: Oui, tout signataire désigné dans iA.docs pourra signer.
Q: Peut-on définir d’autres signataires facilement via des intervalles de dates ? Lors de périodes de congés ou d’absence. (Exemple: tableau d’absence dans Délib.)
R: Oui, un tableau de règles à appliquer pour déterminer les signataires contiendra entre autre un intervalle de date
Q: Est-ce que des personnes externes à l’administration peuvent être signataires ?
R: Non, seuls les signataires internes à l’administration pourront signer dans iA.docs.
Q: Pour les liens envoyés par mail contenant les documents à signer, peut-on choisir la fréquence d’envoi ? (journalier, hebdomadaire, etc…)
R: Un mail est à priori envoyé pour chaque session de signature. On ne sait pas encore si on pourra choisir la fréquence d’envoi.
Q: Est-ce que Délib intégrera la signature électronique et si oui, quand ?
R: Oui, à priori en même temps qu’iA.docs.
Q: LuxTrust est-il certifié ?
R: Oui, c’est un société luxembourgeoise qualifiée ESign.
Q: Les documents signés sont également stockés chez luxtrust? Ou, en Europe ?
R: Les documents signés sont conservés le temps de la session. Seul le log d’audit est conservé par LuxTrust. Ils sont par contre enregistrés dans l’application imio.
Q: Chaque signataire recevra-t-il un lien par e-mail pour signer si sa signature est requise dans un lot de document à signer ?
R: Oui, chaque signataire reçoit son propre lien pour signer une session.
Q: Une solution hybride est-elle possible ? Signature électronique et papier pour d’autres docs ?
R: Oui, certains documents pourront être signés électroniquement et d’autres pourront être imprimés pour signature manuelle. Par contre pas pour un même document à signer.
Q: Comment faire pour signer plusieurs courriers d’un coup (par lot) ?
R: Il faut d’abord les approuver dans iA.Docs. Puis, ils sont intégrés dans une session de signature.
Q: LuxTrust peut refuser les documents ?
R: LuxTrust ne refuse pas les documents. Le signataire peut refuser un document, mais ça refuse toute la session. D’où l’étape d’approbation préalable dans iA.docs.
Q: Y a-t-il un nombre maximum de courriers par lot ?
R: La limite n’est pas au niveau du nombre mais du poids total des documents par session (200Mb).
Q: Les comptes LuxTrust sont-ils au nom de nos agents de nos institutions ou au nom d’iMio ?
R: C’est l’adresse email associée au profil de l’utilisateur dans iA.docs qui consitue un profil dans l’outil externe.
Q: Peut-on soumettre des documents directement sur LuxTrust ou sommes-nous obligés de passer par les produits iMio ?
R: Les pouvoirs locaux ayant marqué leur intérêt pour le marché public du SPW peuvent profiter de ce marché mais doivent mettre en oeuvre les choses de leurs côtés (prise de contact, commande, etc.).
Q: Cette solution de signature électronique est-elle éligible pour le projet TOPIII ? (Tax-On-Pylons III)
R: Pas de réponse actuellement
Q: Quel est le timing prévu ?
R: Le projet est prioritaire pour le moment. On devrait commencer les tests en 2025.
Q: Ya-t-il une démo de prévue prochainement ?
R: Après les tests avec les pouvoirs publics participants.
8.2. Version 2.3 vers 3.0#
Les changements apportés par la nouvelle versions sont précisés dans la section Journal des modifications.
Afin de préparer la migration et d’adapter les données correctement, il est nécessaire de nous communiquer à l’avance certains choix de fonctionnalités…
Des vidéos explicatives (extraites d’une présentation effectuée sur le sujet) détaillent les points repris ci-dessous.
📽️ Cette vidéo d'introduction donne des informations générales sur la migration vers la 3.0.
Email entrant:
📽️ Cette vidéo sur la fonctionnalité "email entrant" explique les points repris ci-dessous.
Nous filtrons les emails transférés manuellement vers l’application afin que n’importe qui ne puisse pas ajouter du contenu dans l’outil. Pour ce faire, nous rejetons tout email dont l’adresse email ne correspond pas à un modèle prédéfini (par exemple “*@macommune.be” représente toutes les adresses de “macommune.be”). => Veuillez nous indiquer avant migration qui pourra transférer vers iA.docs…
L’option de l’étape jusqu’à laquelle le mail pourra avancer est configurable dans la section Email entrant. => Veuillez nous indiquer l’option qui vous convient le mieux
L’email de l’agent qui transfère est recherché dans les fonctions occupées internes. Voir l’explication détaillée dans Transfert manuel d’un email par un agent. L’orientation correcte de l’email dépend donc de la “bonne” configuration de cette partie (Gestion du personnel interne).
Email sortant:
📽️ Cette vidéo sur la fonctionnalité "email sortant" explique les points repris ci-dessous.
Pour ne pas utiliser la fonctionnalité d’email sortant, il faut désactiver le type “email” dans la configuration des modes d’envoi (Courrier sortant). => Veuillez nous indiquer si l’aspect Email sortant vous intéresse
Afin que nous réalisions le modèle de signature de l’email, => Nous envoyer à l’avance le modèle actuel que vous utilisez.
Les modèles de contenu d’email peuvent être rédigés via l’onglet “Modèles”, comme expliqué dans la section Gestion des modèles, partie “Email sortant”.
Le nouveau champ “forme d’envoi” peut éventuellement faire double emploi avec le champ “Type de courrier” (suivant son contenu). Durant la migration, nous remplaçons les types de courrier s’ils correspondent à des formes d’envoi et nous désactivons ce champ (sauf s’il contient des types complémentaires).
Nous devons utiliser le serveur de mail de votre administration pour envoyer les emails sortants. => Veuillez nous envoyer avant la migration les accès smtp comme indiqué dans la section Configuration du serveur de mail.
La forme d’envoi peut être affichée dans les modèles de documents bureautiques si nécessaire.
Pour information, l’état optionnel “Pour impression” est remplacé par l’état “validé” intégré par défaut dans le workflow.
Classification (gestion de dossiers / arbre de classement):
📽️ Cette vidéo sur la fonctionnalité "gestion de dossiers" explique les points repris ci-dessous.
La gestion de dossiers et de classement (Gestion de dossiers) peut être désactivée. => Veuillez nous indiquer avant la migration si cet aspect vous intéresse
L’importation éventuelle (après migration) d’arbres de classement ou de dossiers doit être supervisée par nos soins dans un premier temps. => Nous envoyer les fichiers de classement éventuels
Divers:
📽️ Cette vidéo sur des points divers détaille les points repris ci-dessous.
Si le nom de domaine actuel de l’outil est de la forme “…-ged@imio-app.be”, il sera migré vers “…-docs@imio-app.be”. Si vous avez rajouté le nom de domaine dans votre firewall interne, il faudra rajouter également le nouveau.
Si vous n’utilisez pas encore la partie “courrier sortant” dans l’application, le passage à la version 3.0 est une bonne opportunité pour le faire. Veuillez nous le signaler également.
Vérification des groupes N+1. Au début de l’outil, le niveau N+1 était obligatoire. Ce n’est plus le cas depuis la version 2.3. Il est donc possible d’enlever totalement le niveau N+1 ou de le gérer service par service (si un groupe N+1 contient des utilisateurs, il y aura validation dans ce service, sinon cette étape sera passée automatiquement). Revenez vers nous pour modifier éventuellement la configuration.