5.10. Importation de dossiers#

Il est possible d’importer des dossiers dans l’application à partir d’un fichier csv.

attention Veuillez prendre contact avec Imio si vous n’avez jamais effectué cette opération !

Lors de cette opération, il est demandé de faire le lien entre les colonnes du fichier .csv et les attributs caractérisant les dossiers d’iA.Docs:

  • Titre, pour l’intitulé

  • Identifiant unique, qui peut être utilisé comme référence

  • Codes de classement, les codes associés (le premier étant le principal)

  • Service traitant, le service gestionnaire principal du dossier

  • Services en copie, les services pouvant visualiser le dossier

  • Informations, pour des informations complémentaires

  • Archivé, si le dossier est passé physiquement dans les archives

Pour effectuer l’importation, il est nécessaire de se rendre sur l’onglet «Dossiers».

Une fois le lien cliqué, la page suivante apparaît.

apercu_import

L’icône « importer » (située à côté du libellé « Dossiers » du menu de gauche) permet d’effectuer l’opération.

Une fois l’icône cliquée, la page suivante apparaît.

import1

Il suffit alors de sélectionner un fichier sur l’ordinateur, de choisir le séparateur adéquat et d’indiquer si le fichier contient une première ligne d’entête.

import1-file

On clique ensuite sur le bouton « Continuer » afin d’obtenir un deuxième écran de configuration.

import2

On peut considérer 2 types d’import, suivant le contenu du fichier csv:

  • soit un import simple, où une ligne représente une farde OU une chemise

  • soit un import combiné, où une ligne contient les informations d’une farde ET d’une chemise

On considère qu’on est dans un import simple si dans les correspondances sélectionnées, on a le champ Identifiant du parent ou le champ Identifiant.

Pour chaque colonne du fichier csv, une correspondance est proposée avec les principaux attributs d’un élément dossier.

Le premier champ affiché est le service traitant, à utiliser si le fichier à importer concerne un seul service traitant. Si l’information est dans le fichier-même, il faut associer cette colonne au champ « Intitulé exact du service traitant » Il est important de définir la notion de service traitant, car celui-ci définit les droits sur les dossiers. Sans service, aucun droit n’est donné pour gérer le dossier.

Pour un import simple, on utilisera les correspondances suivantes:

  • Identifiant du parent

  • Identifiant (considéré comme celui de la farde sur une ligne chemise)

  • Titre

  • Codes de classement

  • Informations

  • Archivé si la colonne est remplie, l’attribut « archivé » du dossier est coché

Pour un import combiné, les suivantes:

  • Identifiant de la farde

  • Identifiant de la chemise

  • Titre de la farde

  • Titre de la chemise

  • Codes de classement de la farde

  • Codes de classement de la chemise

  • Informations de la farde

  • Informations de la chemise

  • Archivé pour la farde si la colonne est remplie, l’attribut « archivé » est coché

  • Archivé pour la chemise si la colonne est remplie, l’attribut « archivé » est coché

import2-correspondance

Une fois complété, le formulaire peut être validé via le bouton « Importer ».

En cas de succès, le tableau de bord affiche les dossiers importés.

import-reussi

attention Il n’est pas possible actuellement de mettre à jour des dossiers existants.