6. MEP#

Note

Ce document a pour objectif de détailler le déroulement standard de la mise en place iA.Docs.

Cette mise en place se déroule en plusieurs grandes étapes.

6.1. 🚀 Pré-kickoff - Démarrage#

Informations concernant les utilisateurs

Il est nécessaire de nous envoyer leurs coordonnées (email, tél) afin que nous puissions créer des accès aux outils de support.

Informations concernant le scanner

Le scanner doit être branché à un PC. C’est donc de ce PC qu’il faut faire les opérations de scan.

Suivant le fonctionnement voulu, plusieurs personnes devront potentiellement scanner:

  • les courriers entrants avec code-barre (on peut avoir plusieurs services d’indicateurs différents, ayant chacun une visibilité limitée à leurs scans)

  • les courriers sortants avec code-barre

  • les courriers sortants après signature

  • les délibérations signées (si activé dans ia.delib)

Si plusieurs personnes différentes doivent scanner, il peut être judicieux de prévoir un PC à part pour le scanner et non le PC d’un agent. Dans ce cas, un PC est-il disponible ? Ou devez-vous en prévoir un et dans quel délai le sera-t-il ?

Veuillez consulter la page dédiée sur les prérequis nécessaires pour l’installation du scanner. Les prérequis doivent être suivis pour que l’installation soit réalisée.

Informations concernant le logiciel iA.docs

  • Si vous souhaitez générer des courriers sortants dans l’application, il faudra nous fournir un canevas type pour ces documents. Si vous ne disposez pas encore d’un canevas général utilisé par tous les services, il est conseillé de le définir rapidement afin de pouvoir nous le fournir.

  • Afin de préparer au mieux le kickoff, vous pouvez nous indiquer si nous pouvons reprendre les utilisateurs d’iA.delib pour les mettre dans votre instance. Vous aurez ainsi accès directement à votre instance lors de l’atelier.

  • Vous devrez aussi vous acquitter des pré-requis logiciels à installer sur tous les PC.

Informations concernant les délais souhaités

  • Quels seraient les délais souhaités concernant la mise en place d’iA.Docs (Dans les disponibilités du planning de l’équipe iA.Docs)

  • Dans le cadre d’une reprise de données d’un logiciel pré-existant, souhaitez-vous que cette reprise soit faite avant la mise en place de l’outil ?

6.2. 🚀 Formation Kickoff - Atelier#

Le Kickoff (pour les référents et admin) se déroule en nos locaux sous la forme d'un atelier.

Il se passe en deux temps:

  • La matinée est destinée à la présentation générale des fonctionnalités d’iA.Docs.

  • L’après-midi, nous discutons de la configuration de l’outil et des choix de fonctionnement souhaités.

A cette étape, il peut-être intéressant de tester les différentes fonctionnalités sur l'instance de démo afin d’en appréhender l’utilisation.

6.3. 🖨️ Scanner / Kofax#

Le scanner permet de dématérialiser les documents papiers. IL est piloté par le logiciel Kofax Express qui doit être installé sur un poste local.

6.4. 🖋️ Formation encodeurs#

Une fois le scanner reçu et installé, nous pouvons débuter la formation Encodeurs.

Cette formation est destinée aux agents qui seront chargés de numériser concrètement le courrier reçu le matin (souvent des agents du secrétariat).

Elle dure environ 2h durant lesquelles nous nous rendons en vos locaux et détaillons l’utilisation du logiciel de numérisation Kofax Express ainsi que l’encodage du courrier dans iA.Docs.

6.5. ⚙️ Configuration#

Important

⚠️ Cette partie peut être faite parallèlement à la formation encodeurs, il est nécessaire de revenir vers nous avec la configuration qui vous intéresse !

Afin de paramétrer votre application selon vos desideratas, nous avons besoin de récupérer la configuration souhaitée. Cette configuration passe essentiellement par le choix de ces fonctionnalités dans iA.Docs.

On peut distinguer ces différentes fonctionnalités en grandes catégories demandant chacune de la configuration spécifique.

La configuration nécessaire pour ces différentes catégories se trouve dans les dossiers accessibles via les liens suivants:

💡 Vous devrez aussi encoder les informations de contact de votre personnel qui apparaîtront sur les documents bureautiques générés à partir d’iA.Docs.

⚠️ La récupération de ces éléments est nécessaire pour la configuration de votre instance, ils conditionnent l’organisation de la formation agents.

6.6. 👩‍💼 Formation Agents#

La formation Agents est la dernière étape de la mise en place d’iA.Docs. Elle consiste à former l’ensemble des membres du personnel de l’administration au traitement du courrier dans l’application.

Pour ce faire, nous nous rendons de nouveau dans vos locaux et organisons des séances d'environ 2h30 par groupe de 15 personnes.

Le contenu de ces formations dépend des fonctionnalités voulues, raison pour laquelle il nous est indispensable de récupérer votre configuration avant d’organiser celles-ci.

6.7. ✈️ Aller plus loin#

La mise en place est maintenant terminée, vous êtes prêts à utiliser l’application iA.Docs dans votre administration et à voler de vos propres ailes ! 🪽

Néanmoins, il est toujours possible de nous contacter afin de peaufiner la configuration ou pour toute autre demande.

Il existe aussi la possibilité de venir chez nous en atelier. Ces ateliers ont lieu une fois par mois et c’est l’opportunité pour nous de vous détailler des notions plus complexes comme l’utilisation des modèles de documents bureautiques, l’administration de l’instance ou tout autre sujet problématique.

6.8. 📨 Nous contacter#

6.9. Listing exhaustif des étapes#

Partie courrier entrant#

#

Qui

Quoi

Documentation

1

iMio

Création de l’instance iA.Docs du client

-

iMio

Commande du scanner

-

Ricoh, Dyanix

Livraison du scanner, des étiquettes, du kit d’entretien chez le client

-

iMio / Client

Installation du scanner par visio (teamviewer, droits admin)

2

iMio / Client

Présentation des fonctionnalités de l’outil pour les gestionnaires de l’outil

3

iMio

Suppression des éléments de test

4

iMio

Récupération des utilisateurs d’iA.Delib

-

Client

Installation des prérequis (Firefox)

Voir : Prérequis utilisateur

5

Client

Définition des services internes mais pas encore du personnel interne

Voir : Gestion de ses services

6

Client

Attribution des utilisateurs dans les groupes

Voir : Les rôles dans l’application et Gestion des utilisateurs

7

iMio / Client

Formation chez le client des encodeurs courrier entrant (avec le scanner)
Partie courrier sortant#

#

Qui

Quoi

Documentation

11

Client

Envoi d’un modèle type de courrier sortant au format bureautique.

12

Client

Pour les emails sortants: envoi d’un modèle de signature, envoi des informations de connexion au serveur de mail

Voir : Configuration du serveur de mail

13

Client

Attribution des utilisateurs dans les groupes si pas encore fait

Voir : Les rôles dans l’application et Gestion des utilisateurs

14

Client

Modification du personnel interne

Voir : Gestion du personnel interne

-

Client

Installation des prérequis (zopeedit, Libreoffice)

Voir : Prérequis utilisateur

15

iMio

Réalisation des modèles de base en fonction du modèle type reçu

16

Client

Choix d’un mode de fonctionnement pour le courrier sortant (expédition centralisée, retour vers le service, etc.)

17

iMio

Configuration des droits en fonction du choix précédent

18

Client

Duplication du modèle de base pour chaque variante de courrier

Voir : Gestion des modèles
Partie gestion de dossiers, classement#

#

Qui

Quoi

Documentation

20

Client

Choix d’activation ou non de la gestion de dossiers

21

Client

Envoi des fichiers de classification, d’un arbre de classement à importer